村级档案查阅制度

村级档案查阅制度一、总则（一）目的为加强村级档案管理，规范档案查阅行为，保障档案信息的安全与合理利用，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的查阅活动，包括但不限于党群工作、村务管理、经济发展、民生保障等方面形成的档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规及相关档案管理规定，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务利用原则：以服务本村各项工作和村民需求为出发点，合理提供档案查阅服务，提高档案利用效率。二、档案查阅申请（一）申请主体1.本村村民因个人生产生活需要查阅相关档案的，可提出查阅申请。2.本村各部门、组织或个人因工作需要查阅档案的，应提交查阅申请。3.外单位或个人因工作需要查阅本村档案的，须经本村相关负责人批准，并按照规定办理查阅手续。（二）申请内容查阅申请应明确查阅目的、查阅档案的具体内容或范围、查阅时间等信息。（三）申请方式1.村民查阅档案的申请，可通过现场填写申请表或向村档案室工作人员口头申请的方式提出。2.本村各部门、组织或个人查阅档案的申请，应采用书面形式，加盖部门或组织公章，并由负责人签字确认后提交至村档案室。3.外单位或个人查阅档案的申请，应通过正式函件的形式提交，注明查阅单位或个人的名称、联系方式、查阅目的、查阅档案范围及时间等内容，并加盖公章。三、档案查阅审批（一）审批流程1.对于村民查阅档案的申请，由村档案室工作人员进行初审，符合查阅条件的，报村相关负责人审批。审批通过后，方可安排查阅。2.本村各部门、组织或个人查阅档案的申请，由村档案室负责人进行审核，审核通过后报村分管领导审批。涉及重要档案或敏感信息的，需经村主要领导审批。3.外单位或个人查阅档案的申请，经村档案室负责人审核后，报村主要领导审批。审批同意后，应与查阅单位或个人签订档案查阅利用协议，明确双方的权利义务。（二）审批标准1.查阅目的应符合法律法规及本村档案管理规定，与工作或个人需求相关。2.查阅内容应明确、具体，不得超出合理范围。3.查阅时间应合理安排，避免影响档案正常管理工作。四、档案查阅服务（一）查阅地点村档案室为本村档案查阅的指定地点。档案室应具备必要的查阅设施和环境，确保查阅工作的顺利进行。（二）查阅方式1.现场查阅：查阅人员可在村档案室工作人员的协助下，直接查阅纸质档案或电子档案。2.复制：根据查阅人员的需求，经村档案室工作人员审核同意后，可为其提供档案复制服务。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制内容清晰、完整。3.摘录：查阅人员如需摘录档案内容，应经村档案室工作人员同意，并在规定的范围内进行。摘录内容应准确无误，并注明出处。（三）查阅时间村档案室应根据本村工作实际情况，合理安排查阅时间。一般情况下，查阅时间为工作日的工作时间。如有特殊情况需要在非工作时间查阅档案的，需提前与村档案室工作人员协商，并经批准后方可进行。（四）查阅指导村档案室工作人员应在查阅过程中为查阅人员提供必要的指导和帮助，解答查阅人员的疑问，确保查阅工作的顺利进行。同时，应提醒查阅人员遵守档案查阅的相关规定，爱护档案资料。五、档案查阅登记（一）登记内容档案查阅登记应详细记录查阅申请的受理时间、查阅申请人姓名（或单位名称）、查阅目的、查阅档案内容或范围、查阅时间、查阅方式、查阅人员签字等信息。（二）登记方式档案查阅登记可采用纸质登记薄或电子登记系统进行。登记薄应妥善保管，以备查阅和核对。电子登记系统应具备数据备份和安全防护功能，确保登记信息的安全与完整。六、档案查阅安全与保密（一）安全管理1.查阅人员应遵守村档案室的安全管理制度，不得在查阅室内吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。2.在查阅过程中，查阅人员应爱护档案资料，不得随意涂改、损坏、抽取或丢失档案。如需摘录、复制档案，应按照规定的程序和要求进行操作。3.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还原位，并协助村档案室工作人员整理好查阅现场。（二）保密措施1.村档案室工作人员应对档案查阅过程中涉及的机密信息严格保密，不得向无关人员泄露。2.查阅人员应对查阅过程中知悉的档案内容予以保密，不得擅自传播、公布或用于其他非查阅目的的用途。3.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行管理和查阅，严格限制查阅范围和人员，并采取必要的保密措施。七、档案查阅监督与检查（一）监督机制村档案室应建立档案查阅监督机制，定期对档案查阅工作进行检查和评估。检查内容包括查阅申请审批情况、查阅登记情况、查阅服务质量、档案安全与保密措施落实情况等。（二）违规处理对于违反本制度规定的查阅行为，村档案室应及时制止，并视情节轻重给予相应的处