档案移出制度

档案移出制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案移出管理工作，确保档案的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案移出的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移出工作必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：在档案移出过程中，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。3.规范有序原则：明确档案移出的流程、手续及责任，保证档案移出工作规范、有序进行。4.可追溯原则：对档案移出的全过程进行记录，以便于查询和追溯。二、档案移出的定义与范围（一）定义档案移出是指公司/组织内的档案因各种原因需要转移至外部机构或个人的行为。（二）范围1.对外提供服务：如向客户、合作伙伴等提供档案资料作为服务内容的一部分。2.业务合作：因与外部机构开展业务合作，需将相关档案移交给合作方。3.行政事务：按照政府部门要求或其他行政需要，将档案移交给相关部门。4.其他特殊情况：根据公司/组织决策或特殊需求，将档案移出至特定机构或个人。三、档案移出的流程（一）申请1.提出申请：档案使用部门或个人如需移出档案，应填写《档案移出申请表》，详细说明档案移出的原因、接收方信息、档案内容及数量等。2.审批申请：申请表经部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行初步审查，核实申请的必要性和合规性，如申请符合要求，则提交至公司/组织相关领导审批。（二）审核1.档案管理部门审核：档案管理部门对申请移出的档案进行详细审核，检查档案的完整性、准确性及保密性。确认档案无缺失、涂改等问题，且符合移出要求。2.相关部门会审：对于涉及重要业务或敏感信息的档案移出申请，档案管理部门应组织相关业务部门、法务部门等进行会审。各部门根据职责对档案移出的风险、合规性等进行评估，并提出意见和建议。（三）批准经审核通过的档案移出申请，由公司/组织相关领导进行最终批准。领导在审批过程中，应综合考虑申请的合理性、对公司/组织的影响等因素，做出批准或不予批准的决定。（四）准备1.整理档案：档案管理部门根据批准的申请，对拟移出的档案进行整理。按照档案类别、时间顺序等进行分类、编号，确保档案排列有序，便于查阅和交接。2.制作清单：档案管理部门制作《档案移出清单》，详细记录档案的名称、数量、编号、日期等信息。清单一式两份，一份由档案管理部门留存，一份随档案移交给接收方。3.包装档案：对于需要移出的档案，根据档案的性质和数量，采用适当的包装方式。如纸质档案可装入档案盒或文件袋，并密封；电子档案可存储在移动存储设备中，并进行加密处理。（五）交接1.确定交接时间和地点：档案管理部门与接收方协商确定档案交接的时间和地点。交接地点应选择在安全、便于操作的场所，如公司/组织的会议室或档案管理部门办公室。2.办理交接手续：在规定的交接时间，档案管理部门与接收方共同办理档案交接手续。双方在《档案移出清单》上签字确认，注明交接日期、交接人等信息。接收方应检查档案的包装、数量、清单等是否与申请一致，如有问题应及时提出并协商解决。3.交接记录：档案管理部门对档案交接过程进行记录，包括交接时间、地点、交接双方人员、档案名称及数量等信息。记录可采用书面形式或电子文档形式保存，以备查询。（六）跟踪与反馈1.跟踪档案去向：档案管理部门对已移出的档案进行跟踪，了解档案在接收方的使用情况和保存状态。如发现档案存在丢失、损坏或其他异常情况，应及时与接收方沟通，并采取相应措施。2.接收方反馈：接收方在档案使用完毕后，应及时向档案管理部门反馈档案的使用情况和意见建议。档案管理部门对接收方的反馈进行整理和分析，总结经验教训，不断完善档案移出制度。四、档案移出的审批权限（一）一般档案移出1.涉及一般性业务或行政事务的档案移出申请，由部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人批准。2.档案管理部门负责人批准后，档案管理部门按照规定流程办理档案移出手续。（二）重要档案移出1.对于涉及公司/组织核心业务、机密信息、重大决策等重要档案的移出申请，需经部门负责人、档案管理部门负责人审核后，提交公司/组织分管领导审批。2.分管领导审批通过后，档案管理部门方可办理档案移出手续。在审批过程中，如分管领导认为有必要，可组织相关部门进行会审。（三）特殊档案移出1.涉及公司/组织商业秘密、国家机密等特殊档案的移出申请，必须经公司/组织主要领导审批。2.主要领导审批时，应严格审查档案移出的必要性、安全性及合规性等因素。审批通过后，档案管理部门应按照最高级别的安全保密措施办理档案移出手续。五、档案移出的安全与保密措施（一）安全措施1.运输安全：在档案移出过程中，应采取适当的运输方式，确保档案的安全。对于重要或敏感档案，应安排专人护送，避免档案在运输过程中受到损坏、丢失或泄露。2.存储安全：接收方应具备安全的档案存储环境，确保档案在接收后得到妥善保管。档案管理部门应对接收方的存储条件进行检查和评估，如发现问题应及时提出整改要求。3.备份与恢复：对于重要电子档案，在移出前应进行备份，并确保备份数据的完整性和可恢复性。同时，应制定档案恢复计划，以便在档案出现问题时能够及时进行恢复。（二）保密措施1.签订保密协议：在档案移出前，档案管理部门应与接收方签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。2.限定使用范围：档案管理部门应明确档案的使用范围，要求接收方只能在规定的范围内使用档案，不得擅自扩大使用范围或泄露给第三方。3.监督与检查：档案管理部门应定期对接收方的档案使用情况进行监督和检查，如发现接收方违反保密协议或超出使用范围使用档案，应及时采取措施制止，并追究其违约责任。六、档案移出的责任追究（一）违规责任界定1.在档案移出过程中，如发现申请部门或个人存在以下违规行为，应追究其责任：未经批准擅自移出档案；提供虚假申请材料；未按照规定流程办理档案移出手续；因保管不善导致档案丢失、损坏或泄露；违反保密协议，将档案信息泄露给第三方。2.档案管理部门工作人员如存在以下违规行为，应追究其责任：对档案移出申请审核不严；未按照规定对档案进行整理、包装和交接；未履行跟踪与反馈职责，导致档案出现问题未能及时发现和处理；违反保密规定，泄露档案信息。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的部门或个人，给予警告、批评教育等处理，并要求其限期整改。2.对于违规行为造成一定损失或影响的部门或个人，给予罚款、降职、撤职等处分，并责令其赔偿相应损失。3.对于违规行为严重，构成违法犯罪的部门或个人，依法追究其法律责任。（三）责任追究程序1.发现违规行为后，由档案管理部门或相关部门进行调查核实，收集相关证据。2.根据调查结果，提出责任追究建议，报公司/组织领导审批。3.公司/组织领导批准后，按