档案统计制度上墙

档案统计制度上墙一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理工作的规范化、科学化，准确反映档案管理状况，为各项工作提供可靠的档案信息支持，特制定本档案统计制度。本制度旨在确保档案统计数据的真实性、准确性、完整性和及时性，以便更好地服务于公司/组织的决策、运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理活动中的统计工作。涵盖各类纸质档案、电子档案以及特殊载体档案的收集、整理、保管、利用等环节的统计事项。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案统计工作合法合规。2.实事求是原则：如实统计档案管理工作中的各项数据，不得虚报、瞒报、漏报。3.科学准确原则：运用科学的统计方法和手段，保证统计数据的准确性和可靠性。4.及时高效原则：及时收集、整理和报送档案统计信息，提高工作效率，满足管理决策对档案数据的需求。二、档案统计机构与人员职责（一）档案统计机构公司/组织设立档案统计工作领导小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门档案工作联络人为成员。领导小组负责统筹协调档案统计工作，制定统计工作计划，审核统计报表，研究解决统计工作中的重大问题。档案管理部门作为档案统计工作的具体执行机构，负责日常档案统计数据的收集、整理、汇总和分析工作。（二）人员职责1.档案管理部门负责人全面负责档案统计工作的组织、领导和监督，确保统计工作顺利开展。审核档案统计报表，对统计数据的准确性和完整性负责。定期向上级领导汇报档案统计工作情况，为决策提供依据。2.档案统计人员按照制度要求，认真做好各类档案统计数据的收集、记录工作，确保数据来源真实可靠。运用规定的统计方法和软件，对收集的数据进行整理、汇总和分析，及时生成准确的统计报表。负责档案统计资料的归档保管，建立健全统计台账，妥善保存统计原始记录和相关资料。定期对档案统计数据进行分析研究，撰写统计分析报告，为档案管理工作提供参考建议。3.各部门档案工作联络人负责本部门档案统计信息的收集、初审工作，确保本部门档案数据的准确完整。及时向档案管理部门报送本部门档案统计报表及相关资料，配合档案管理部门完成全公司/组织的档案统计工作。协助档案管理部门开展档案统计工作的宣传、培训等活动，提高本部门员工对档案统计工作的认识和重视程度。三、档案统计内容与方法（一）档案数量统计1.分类统计按照档案的形成年度、保管期限、类别等进行分类统计。如年度档案数量统计，统计每年新增档案的数量；保管期限统计，分别统计短期、中期、长期档案的数量；类别统计，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等各类别的数量。对于电子档案，按照存储载体、文件格式、数据量等进行分类统计。2.统计方法每月末，档案管理人员对当月新增档案进行清点、登记，按照分类标准进行汇总统计。每年末，对全年档案数量进行全面盘点，与月度统计数据进行核对，确保年度档案数量统计的准确性。（二）档案整理情况统计1.整理进度统计统计档案整理工作的完成进度，包括已整理档案的数量、占应整理档案总量的比例等。按照档案整理的阶段，如文件收集、分类、编目、装订等，分别统计各阶段的工作完成情况。2.整理质量统计通过定期检查和抽查，统计档案整理工作中存在的问题数量及类型，如文件编号错误、目录信息不全、装订不规范等。对档案整理质量进行评分，计算平均得分，以评估整体整理质量水平。（三）档案保管情况统计1.保管设施统计统计档案库房的面积、层数、存储容量等基本信息。对档案保管所需的设备，如温湿度控制设备、防火防盗设备、防虫防霉设备等进行登记统计，记录设备的型号、数量、使用状况等。2.档案存储统计按照档案的存储方式，如纸质档案的上架存储、电子档案的磁盘阵列存储等，统计各类档案的存储位置、存储数量等信息。根据档案的保管期限和重要程度，统计不同类别档案在库房中的分布情况。3.档案安全统计记录档案保管过程中发生的安全事故次数、事故类型及损失情况。统计档案安全检查的次数、发现的安全隐患数量及整改情况。（四）档案利用情况统计1.利用人次统计统计档案查阅、借阅、复制等利用服务的人次，区分内部利用和外部利用的情况。按照利用目的进行分类统计，如为决策提供依据、解决工作问题、开展研究等不同目的的利用人次。2.利用档案数量统计统计被利用档案的数量，包括查阅的文件数量、借阅的档案卷数、复制的档案页数等。按照档案类别统计利用档案的数量分布，分析各类档案的利用频率。3.利用效果反馈统计通过问卷调查、用户反馈等方式，收集利用者对档案利用服务的满意度评价，统计满意、基本满意、不满意的比例。对档案利用后产生的实际效果进行跟踪统计，如为工作带来的效益提升、解决问题的数量等。（五）统计方法1.数据收集档案管理人员通过日常工作记录、档案管理系统录入、实地盘点等方式收集档案统计所需的数据。各部门档案工作联络人负责及时向档案管理部门报送本部门相关的档案统计信息。2.数据整理对收集到的数据进行审核，剔除重复、错误的数据，确保数据的准确性。按照统计内容的分类标准，对数据进行分类汇总，形成便于分析的表格形式。3.数据分析运用统计学方法，如平均数、百分比、增长率等，对整理后的数据进行分析，揭示档案管理工作的现状、趋势和存在的问题。通过绘制图表、撰写分析报告等方式，直观地展示数据分析结果，为档案管理决策提供支持。四、档案统计报表与报送（一）统计报表种类1.档案数量月报表：每月定期报送，反映当月各类档案的新增数量、累计数量等情况。2.档案整理进度季报表：每季度报送，统计档案整理工作在不同阶段的完成进度和质量情况。3.档案保管情况年报表：每年报送，涵盖档案库房设施、档案存储、安全管理等方面的年度统计信息。4.档案利用情况半年报表：每半年报送，统计档案利用人次、利用档案数量、利用效果反馈等情况。5.档案统计综合年报表：每年报送，汇总全年各类档案统计数据，全面反映公司/组织档案管理工作的整体状况。（二）报表格式与内容各类档案统计报表应包含报表名称、报表编号、统计期间、填报单位、报表内容等基本要素。报表内容应根据统计内容的要求，详细列出各项统计指标及其数据。例如，档案数量月报表应包括档案类别、本月新增数量、本月累计数量、上月累计数量等栏目；档案利用情况半年报表应包括利用目的、利用人次、利用档案数量、满意度等内容。（三）报送流程1.档案统计人员按照规定的时间和格式，完成各类档案统计报表的编制工作。2.将编制好的报表提交给档案管理部门负责人进行审核。3.审核通过后，由档案管理部门负责人签字盖章，并按照规定的报送渠道和时间要求，将报表报送至上级主管部门、公司/组织内部相关部门以及其他需要报送的单位。4.对于重要的统计报表，应同时报送电子文档，确保数据的可查询和可分析性。五、档案统计资料管理（一）档案统计资料的归档1.档案统计人员应及时将各类档案统计报表、统计分析报告、原始记录等资料进行整理归档。2.归档资料应按照年度、类别进行分类存放，便于查找和利用。3.建立档案统计资料归档目录，详细记录每份资料的名称、编号、归档时间等信息。（二）档案统计资料的保管期限档案统计资料的保管期限应根据其重要程度和使用价值确定。一般来说，年度统计报表、综合统计报表等重要资料应长期保管；月度、季度报表等可根据实际情况确定保管期限，一般不少于3年。（三）档案统计资料的查阅与利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案统计资料的，应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案统计资料时，应在指定地点进行，不得擅自将资料带出或复制。如需复制，应按照规定办理相关手续。3.外部单位因工作需要查阅档案统计资料的，应按照国家有关规定和公司/组织的相关要求，办理查阅审批手续，并严格遵守查阅纪律。六、档案统计工作监督与考核（一）监督机制1.公司/组织档案管理部门定期对各部门档案统计工作进行检查，确保统计数据的真实性、准确性和完整性。2.设立档案统计工作举报电话和邮箱，接受员工和社会公众对档案统计工作中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并依法依规处理。3.档案管理部门负责人对档案统计人员的工作进行日常监督，发现问题及时纠正，确保统计工作按照制度要求规范开展。（二）考核办法1.制定档案统计工作考核指标体系，包括统计数据准确性、报表报送及时性、统计分析质量等