档案库房日常巡检制度

PAGE档案库房日常巡检制度一、总则（一）制定目的为了确保档案库房的安全与档案资料的完整，规范档案库房日常巡检工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案库房的日常巡检管理工作。（三）基本原则1.预防为主原则通过定期巡检，及时发现并排除潜在的安全隐患，预防档案损坏、丢失等事故的发生。2.全面覆盖原则对档案库房的各个区域、设施设备、档案资料等进行全面检查，确保无遗漏。3.责任明确原则明确巡检人员的职责，做到责任到人，确保巡检工作的有效执行。二、巡检人员及职责（一）巡检人员构成档案库房日常巡检工作由档案管理部门安排专人负责，必要时可联合安全管理部门、技术保障部门等相关人员共同进行。（二）主要职责1.档案管理部门巡检人员职责负责制定详细的巡检计划，并按照计划实施日常巡检工作。检查档案库房的温湿度、清洁卫生状况，确保档案存储环境符合要求。查看档案存放情况，包括档案排列是否整齐、标识是否清晰、有无破损或霉变等现象。检查库房设施设备的运行状况，如消防设备、通风设备、照明设备、空调设备等，确保其正常运行。记录巡检情况，及时发现问题并报告上级领导，跟进问题处理进度。协助相关部门进行档案库房的安全检查、盘点等工作。2.安全管理部门巡检人员职责检查档案库房的安全防范措施落实情况，如门窗是否完好、门锁是否正常、防盗报警系统是否运行正常等。监督档案库房的消防设施设备是否完好有效，消防通道是否畅通无阻。对档案库房的电气线路进行检查，确保无漏电、短路等安全隐患。协助档案管理部门处理巡检过程中发现的安全问题，提供安全技术支持和指导。3.技术保障部门巡检人员职责检查档案库房的信息技术设备，如服务器、存储设备、网络设备等，确保其运行稳定，数据安全。对档案管理系统进行日常巡检，检查系统运行是否正常，数据备份是否及时、准确。协助档案管理部门解决巡检过程中出现的技术问题，保障档案管理工作的顺利开展。三、巡检内容（一）环境检查1.温湿度每日定时检查档案库房的温度和湿度，记录温湿度数据。档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。如温湿度超出规定范围，应及时采取相应措施进行调节，如开启空调、除湿机或通风设备等。2.清洁卫生每周对档案库房进行一次全面清洁，包括地面、货架、档案盒等的清扫，清除灰尘、杂物等。检查库房内是否有鼠害、虫害迹象，如有发现应及时采取防治措施，防止档案资料受到损坏。3.空气质量定期检查档案库房的空气质量，确保无异味、有害气体等污染。如发现空气质量异常，应及时查找原因并采取通风换气等措施进行改善。（二）档案存放检查1.排列与标识每月检查档案的排列顺序，确保档案按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。检查档案盒上的标识是否清晰、准确，包括档案类别、年度、保管期限、档号等信息。2.破损与霉变每次巡检时，仔细查看档案资料是否有破损、撕裂、褪色等现象，如有发现应及时进行修复或更换。检查档案是否有霉变迹象，如发现档案表面有霉斑，应立即采取消毒、干燥等措施进行处理，并对受影响的档案进行详细记录。3.防虫防鼠检查档案库房内是否放置了防虫、防鼠物品，如驱虫药、鼠夹、鼠药等，确保其放置位置合理，不会对档案造成污染。查看档案资料是否有被虫蛀、鼠咬的痕迹，如有发现应及时采取措施进行处理，并对受损档案进行登记。（三）设施设备检查1.消防设备每日检查消防设施设备的外观是否完好，包括灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统、火灾报警系统等。检查灭火器的压力是否正常，有效期是否届满，如有异常应及时更换或维修。确保消火栓阀门开启灵活，水带、水枪等配件齐全完好，消防通道畅通无阻。每月对火灾报警系统进行一次功能测试，确保其正常运行，能够及时准确地发出报警信号。2.通风设备每周检查通风设备的运行状况，包括通风机、排风扇等，确保其运转正常，通风良好。检查通风管道是否堵塞，如有堵塞应及时清理，保证通风效果。3.照明设备每日检查照明设备是否正常工作，灯泡是否损坏，亮度是否符合要求。确保应急照明设备处于备用状态，在停电时能够自动启动，提供必要的照明。4.空调设备定期检查空调设备的运行情况，包括制冷、制热效果，温度调节是否准确等。清洁空调滤网，确保空调通风良好，运行效率高。检查空调的冷凝水排放是否正常，防止漏水对档案造成损坏。5.电气线路每月对档案库房的电气线路进行一次检查，查看线路是否有老化、破损、漏电等现象。检查插座、开关等电器设备是否正常工作，有无发热、打火等异常情况。严禁在档案库房内私拉乱接电线，严禁使用大功率电器设备。（四）安全防范检查1.门窗与门锁每日检查档案库房的门窗是否完好，关闭是否严密，门锁是否能够正常使用。查看门窗玻璃是否有破损，如有破损应及时更换，确保库房的安全防护性能。2.防盗报警系统每日检查防盗报警系统的运行状态，确保其处于正常工作模式，能够及时准确地探测到异常情况并发出报警信号。定期对防盗报警系统进行测试和维护，保证其可靠性和稳定性。3.监控系统检查监控设备是否正常运行，摄像头是否清晰，录像存储是否正常。确保监控系统覆盖档案库房的各个区域，能够实时监控库房内的情况。定期查看监控录像，发现问题及时处理，并做好记录。（五）信息技术设备检查1.服务器与存储设备每日检查服务器和存储设备的运行状态，查看系统日志，确保无异常报警信息。检查服务器的CPU、内存、硬盘等硬件资源使用情况，如有性能瓶颈应及时进行优化。确保存储设备的数据备份正常，备份数据完整、可恢复。2.网络设备定期检查网络设备的运行情况，包括路由器、交换机等，查看网络连接是否正常，有无丢包、拥塞等现象。检查网络设备的配置是否正确，端口状态是否正常，如有异常应及时调整。3.档案管理系统每日登录档案管理系统，检查系统是否能够正常访问，各项功能是否正常运行。查看系统中的数据是否准确、完整，有无数据丢失或错误等情况。定期对档案管理系统进行数据备份，确保数据安全。四、巡检频率（一）日常巡检档案管理部门巡检人员每日对档案库房进行一次全面巡检，详细记录巡检情况。（二）定期巡检1.安全管理部门、技术保障部门巡检人员每周对档案库房进行一次联合巡检，重点检查安全防范措施和信息技术设备的运行情况。2.档案管理部门负责人每月对档案库房进行一次抽查巡检，对巡检工作进行监督和指导。（三）专项巡检1.在特殊时期或重要活动期间，如节假日、档案整理高峰期、档案移交期间等，增加巡检频率，每日进行多次巡检，确保档案库房的安全和稳定。2.根据档案库房的实际情况或上级要求，适时开展专项巡检，如针对消防设施设备、电气线路等进行专项检查。五、巡检记录与报告（一）巡检记录1.巡检人员应使用专门的巡检记录表，详细记录每次巡检的时间、内容、发现的问题及处理情况等信息。2.巡检记录应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改。如发现记录有误，应在错误处划横线，并在旁边注明正确内容，同时签名确认。（二）问题报告1.巡检人员在巡检过程中发现问题后，应立即报告档案管理部门负责人。对于一般性问题，能够当场解决的应及时处理，并记录处理情况；对于无法当场解决的问题，应填写问题报告表，详细描述问题的性质、影响范围、可能原因等，并提出初步的解决方案和建议。2.档案管理部门负责人接到问题报告后，应及时组织相关人员进行分析和研究，制定具体的处理措施，并跟踪问题处理进度，直至问题得到彻底解决。3.对于重大安全隐患或涉及多个部门的问题，档案管理部门负责人应及时向上级领导汇报，协调相关部门共同解决。（三）巡检报告1.档案管理部门应定期对巡检工作进行总结分析，每月撰写一份巡检报告，向上级领导汇报档案库房的安全状况、巡检工作开展情况、发现的问题及处理结果等。2.巡检报告应内容详实、数据准确，分析问题客观深入，提出的改进措施具有针对性和可操作性。3.巡检报告应归档保存，作为档案库房管理工作的重要参考资料。六、问题处理与跟踪（一）问题分类1.一般问题指对档案库房的正常运行和档案资料安全影响较小的问题，如温湿度轻微异常、照明设备灯泡损坏等。2.重要问题指可能对档案资料造成一定损害或影响档案库房安全的问题，如档案有轻微破损、通风设备故障等。3.重大问题指严重威胁档案资料安全或档案库房正常运行的问题，如火灾报警系统故障、电气线路短路等。（二）处理流程1.对于一般问题，巡检人员应在发现问题后及时进行处理，并记录处理情况。如无法当场处理，应报告档案管理部门负责人，由负责人安排人员尽快解决。2.对于重要问题，档案管理部门负责人应组织相关人员进行评估，制定详细的处理方案，并安排专人负责实施。处理过程中应密切关注问题进展情况，及时调整处理措施。3.对于重大问题，档案管理部门负责人应立即向上级领导汇报，并启动应急预案。在上级领导的指导下，组织相关部门和专业人员进行紧急处理，确保档案资料的安全和档案库房的正常运行。同时，对问题进行深入调查分析，查明原因，总结经验教训，采取有效措施防止类似问题再次发生。（三）跟踪机制1.建立问题跟踪台账，对每个问题的处理过程进行详细记录，包括问题提出时间、处理措施、责任人、处理进度、完成时间等信息。2.档案管理部门负责人应定期对问题跟踪台账进行检查，督促责任人按时完成问题处理工作。对于处理进度缓慢或未按要求处理的问题，应及时进行协调和督促。3.问题处理完成后，档案管理部门应组织相关人员对处理结果进行验收，确保问题得到彻底解决。验收合格后，在问题跟踪台账上注明验收情况，并将相关资料归档保存。七、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织巡检人员进行业务培训，提高巡检人员的专业知识和技能水平。培训内容包括档案库房管理知识、设施设备操作与维护、安全防范知识、信息技术应用等方面。2.邀请相关领域的专家或专业技术人员进行授课，通过案例分析、现场演示、实际操作等方式，增强培训效果。3.鼓励巡检人员自主学习，不断更新知识结构，提高自身综合素质。同时，组织巡检人员参加行业内的培训交流活动，学习借鉴先进的管理经验和技术方法。（二）考核1.建立巡检人员考核制度，对巡检人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括巡检工作的执行情况、问题发现与处理能力、工作责任心、团队协作精神等方面。2.考核方式