社区文明创建档案制度

PAGE社区文明创建档案制度一、总则（一）目的为加强社区文明创建档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，为社区文明创建工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有与文明创建相关的档案管理工作，包括但不限于创建活动记录、文件资料、图片影像、居民反馈等。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区文明创建档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映社区文明创建工作的实际情况，数据准确、表述清晰。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社区文明创建档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.指导和监督各部门的档案管理工作，提供档案业务培训和咨询服务。（二）各部门职责1.负责本部门文明创建档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案资料报送档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责,严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的借阅、查阅登记工作，严格按照规定办理借阅手续，确保档案的安全。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。5.积极参与档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集（一）收集范围1.上级部门下发的与社区文明创建相关的文件、通知、指示等。2.社区制定的文明创建工作计划、方案、总结、报告等。3.文明创建活动的组织实施过程中形成的文件、资料、记录，如活动通知、活动方案、活动照片、活动视频、活动总结等。4.社区居民参与文明创建活动的相关材料，如居民意见建议、志愿服务记录、好人好事事迹等。5.文明创建工作中涉及的各类统计报表、数据资料等。6.其他与社区文明创建工作相关的有保存价值的文件、资料、图片、影像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保备份的完整性。4.档案收集人员应定期对收集到的档案资料进行整理和核对，发现问题及时与相关部门沟通解决。（三）收集时间1.对于上级部门下发的文件、通知等，应在收到后及时收集归档。2.社区内部形成的文明创建工作计划、方案、总结等，应在工作完成后一个月内收集归档。3.文明创建活动结束后，活动组织部门应在活动结束后两周内将活动相关资料收集整理后报送档案管理部门。4.其他临时性的档案资料，应在形成后及时收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.按照文明创建工作的内容和性质，将档案分为综合管理类、宣传教育类、环境整治类、志愿服务类、文化活动类、未成年人教育类、居民素质提升类等类别。2.每一大类下可根据具体情况进一步细分小类，如综合管理类可分为工作计划、工作总结、会议记录、规章制度等；宣传教育类可分为宣传资料、活动记录、宣传栏照片等。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类筛选，剔除重复、无效的资料。2.按照分类标准对档案资料进行排序，同一类别的档案按照时间顺序排列。3.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。4.将整理好的档案资料装入档案盒或文件夹，并在盒脊或文件夹上标注档案类别、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应做到分类清晰、排列有序、编目准确，便于查找和利用。2.档案资料应保持整洁、完好无损，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行整理，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案归档（一）归档流程1.档案整理人员将整理好的档案资料提交给档案管理部门。2.档案管理部门对提交的档案资料进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门将档案资料按照归档要求进行装订、编目，并填写档案盒或文件夹封面的相关信息。4.将归档后的档案资料存入档案库房，并按照档案存放位置进行上架排列。（二）归档时间1.每月末对当月收集整理的档案资料进行集中归档。2.对于年度性的档案资料，应在次年一季度内完成归档工作。（三）归档要求1.归档的档案资料应齐全、完整，符合归档范围和整理要求。2.档案的装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。3.档案盒或文件夹应标注清晰、准确，便于识别和查找。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，确保档案的备份安全。2.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找。3.电子档案应按照电子文件管理的相关规定进行存储和管理，定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.社区文明创建档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括社区文明创建工作中的重要文件、资料、记录等，如上级部门的重要指示、社区文明创建工作的规划和总结、重大活动的相关资料等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括社区文明创建工作中的一般性文件、资料、记录等，如年度工作计划、工作总结、会议记录、活动方案等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括社区文明创建工作中的临时性文件、资料、记录等，如临时性活动的通知、方案、总结等。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。2.对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案保管的安全保密规定，防止档案的丢失、损坏和泄密。七、档案利用（一）利用范围1.社区内部各部门因工作需要查阅文明创建档案资料。2.上级部门或其他单位因工作需要查阅本社区文明创建档案资料。3.社区居民因个人需要查阅与自身相关的文明创建档案资料。（二）利用方式1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅内部档案的，由档案管理部门安排专人陪同查阅；查阅外部档案的，由档案管理部门负责人指定专人负责接待查阅。2.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应做好档案查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案资料，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性。（三）利用要求1.查阅档案人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。2.未经档案管理部门负责人批准，不得将档案资料提供给无关人员查阅或使用。3.档案管理人员应严格遵守档案利用的安全保密规定，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案管理部门负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，注明档案的编号、名称、保管期限、鉴定意见等信息。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人审核、社区主要领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专