区直机关档案管理制度

PAGE区直机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强区直机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合区直机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区直机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。区直机关档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案应如实反映机关工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则。加强档案安全防护，确保档案信息的安全，严格遵守保密规定。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置区直机关设立专门的档案管理部门，负责本机关档案的集中统一管理。档案管理部门可根据工作需要配备相应的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本机关各种门类和载体的档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案的鉴定、统计、编研等工作，推进档案信息化建设，提高档案管理水平。4.为机关各项工作提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，充分发挥档案的作用。5.对所属单位的档案工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训和交流活动。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案查阅、借阅等工作，提供相关档案利用服务。4.配合档案管理部门做好本部门档案的鉴定、统计等工作，及时反馈档案管理工作中存在的问题。三、文件材料的收集与整理（一）收集范围区直机关各部门应按照国家有关规定和本机关工作实际，收集反映本机关职能活动、业务工作和历史沿革等方面的文件材料，包括但不限于以下类别：1.上级机关文件材料，如上级机关颁发的与本机关工作相关的决定、命令、指示、通知等。2.本机关文件材料，如本机关形成的各类公文、会议文件、工作计划、总结、统计报表、合同协议、人事档案等。3.下级机关报送的文件材料，如下级机关的请示、报告、统计报表等。4.其他相关文件材料，如与本机关工作有密切关系的各类资料、声像档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料收集的及时性和完整性。2.对重要文件材料应及时收集，不得遗漏。对于涉及多个部门的文件材料，主办部门应主动协调相关部门共同收集。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现电子文件与纸质文件同步整理。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，对文件材料进行分类。一般可分为党群工作、行政管理、业务工作等类别，每类再根据实际情况进一步细分。2.编号。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目。编制文件材料目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目，确保目录信息准确、完整。4.装订。对纸质文件材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.专门档案应根据其形成特点和管理要求，确定具体的归档期限。3.电子档案应与纸质档案同步归档。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.归档文件材料应按照分类方案进行排列，编目准确，装订规范。3.电子档案应存储在符合安全要求的载体上，并进行备份，同时应确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）移交程序1.各部门兼职档案员在完成本部门文件材料整理和归档后，应及时填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门接收档案后，应在档案移交清单上签字确认，并将档案妥善保管。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃２４℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案装具应符合国家标准，具有足够的强度和稳定性。2.档案装具应根据档案的类别、规格等进行合理配置，便于档案的存放和查找。3.档案装具应定期进行检查和维护，确保其完好无损。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量与账目一致。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期对电子档案进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和本机关档案保管期限表，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护机关历史真实面貌和长远利用的角度出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值和保管期限。2.分析比较法。通过对同类档案的分析比较，判断档案的保存价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案：凡是反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是反映本机关一般工作活动，在一定时期内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限一般分为30年、10年。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁时间等内容，并由档案鉴定小组负责人签字确认。3.档案销毁清册报经机关负责人审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围本机关工作人员因工作需要，可查阅本机关保管的档案。外单位查阅本机关档案，应按照有关规定办理审批手续。（二）查阅要求1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定场所。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.提供档案原件查阅。2.根据查阅人员的需求，提供档案复印件、摘录件等。3.利用档案信息资源，开展档案编研工作，为机关工作提供参考依据。（四）审批程序1.本机关工作人员查阅档案，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅本机关档案，应提前向档案管理部门提交查阅申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经档案管理部门负责人审核，报机关分管领导审批。八、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的收进、移出、保管数量等。2.档案利用情况统计，如查阅人次、查阅档案数量等。3.档案设施设备统计，如档案库房面积、档案装具数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，实现档案统计数据的自动化管理。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。九、档案信息化建设（一）建设目标推进档案管理信息化，实现档案信息资源的数字化存储、网络化传输和智能化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化。对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设。开发或选用适合本机关的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设。建立档案信息资源共享平台，实现与其他机关、单位之间的档案信息共享和交换。（