档案资料管理制度牌子

PAGE档案资料管理制度牌子一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案资料形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案资料的收集、整理、保管和利用等工作，确保档案资料管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案资料应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案资料的真实性和完整性。在档案资料的形成过程中，各部门及员工应严格按照规定的程序和要求进行操作，保证档案资料内容的准确无误。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。对涉及公司/组织机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，确保公司/组织的商业秘密和敏感信息得到妥善保护。4.方便利用原则在确保档案资料安全保密的前提下，应充分考虑档案资料利用的便利性，建立科学合理的档案资料检索和利用体系，提高档案资料的利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案资料管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范化管理。3.建立健全档案资料的保管制度，配备必要的档案保管设备，对档案资料进行妥善保管，定期对档案资料进行检查和维护，确保档案资料的安全完整。4.负责档案资料的信息化建设，建立档案资料数据库，实现档案资料的电子化管理和检索利用，提高档案资料管理的效率和水平。5.按照规定的范围和程序，为公司/组织内部各部门及员工提供档案资料查阅、借阅等服务，做好档案资料利用登记工作，确保档案资料的合理使用。6.负责对公司/组织各部门档案资料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案资料管理业务培训，提高公司/组织档案资料管理整体水平。7.做好档案资料的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案资料，按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案资料的时效性和有效性。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和保管工作，确保本部门档案资料的及时形成和完整归档。2.按照公司/组织档案资料管理制度的要求，定期将本部门形成的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在档案资料的形成过程中严格遵守相关规定，确保档案资料的质量，对不符合要求的档案资料及时进行整改。4.配合档案管理部门做好档案资料的查阅、借阅等工作，按照规定的程序办理相关手续，不得擅自扩大档案资料的查阅、借阅范围。5.加强对本部门员工的档案资料管理意识教育，提高员工对档案资料管理工作重要性的认识，确保档案资料管理工作在本部门得到有效落实。（三）员工职责1.员工应自觉遵守公司/组织档案资料管理制度，在工作中及时形成、收集和整理个人工作中产生的各类档案资料，并按照规定移交至所在部门。2.对涉及公司/组织机密的档案资料，应严格遵守保密规定，不得私自复制、传播或泄露。3.在查阅、借阅档案资料时，应按照规定的程序办理手续，妥善保管档案资料，不得擅自涂改、损坏或丢失。4.积极配合公司/组织档案资料管理工作，对档案管理部门提出的意见和建议应认真听取并及时改进。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政档案类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定等，股东会、董事会、监事会会议记录及决议，行政公文、函件、通知等，人事档案、劳动合同、薪酬福利文件等，行政事务管理文件，如办公设备采购、办公用品管理、车辆管理等文件。2.财务档案类包括会计凭证、账簿、报表，财务预算、决算文件，审计报告、税务资料，资金管理文件，如资金申请、审批、使用记录等，财务制度、流程文件。3.业务档案类根据公司/组织的业务范围不同进行分类，如销售业务档案，包括销售合同、订单、客户资料、市场调研报告等；采购业务档案，包括采购合同、供应商资料、采购订单等；生产业务档案，包括生产计划、工艺文件、质量检验报告等；研发业务档案，包括研发项目立项文件、研究报告、技术资料等。4.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，按照项目类别进行分类，如工程项目档案，包括项目可行性研究报告、项目设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收报告等；科研项目档案，包括项目申报书、研究计划、实验数据、科研成果鉴定文件等。5.合同档案类涵盖公司/组织签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等，按照合同类别和签订时间进行分类管理。6.资质证书档案类包括公司/组织获得的各类资质证书、荣誉证书、许可证等文件，按照证书类别和颁发时间进行分类归档。7.其他档案类除上述各类档案外，公司/组织在经营管理活动中形成的其他具有保存价值的文件资料，如会议纪要、工作汇报、调研报告、培训资料等，按照文件性质和时间顺序进行分类管理。（二）档案资料编号1.档案资料编号采用“分类号+年度+流水号”的形式，确保档案资料编号的唯一性和系统性。2.分类号按照档案资料分类标准进行编制，用大写字母表示各类档案资料的类别，如“A”表示行政档案类，“B”表示财务档案类等。3.年度用四位阿拉伯数字表示，如“2023”表示档案资料形成的年份。4.流水号按照档案资料形成的先后顺序依次编制，用五位阿拉伯数字表示，如“00001”。5.例如，一份行政档案类中2023年形成的第5份文件，其编号为“A202300005”。四、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门及员工应按照档案资料管理制度的规定，及时收集本部门及个人工作中形成的各类档案资料，确保档案资料的完整性和及时性。2.档案资料应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.对重要的档案资料，应同时收集相关的背景资料、补充材料等，以丰富档案资料的内容。4.在收集档案资料过程中，应注意对档案资料的真实性和准确性进行审核，发现问题及时进行核实和纠正。（二）整理要求1.档案管理部门负责对收集到的档案资料进行统一整理，并按照档案资料分类标准进行分类。2.对每份档案资料应进行编号、编目，编制档案资料目录，注明档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和管理。3.档案资料应按照一定的顺序进行排列，如按照时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案资料的系统性和逻辑性。4.对破损或褪色的档案资料，应进行修复或复制，保证档案资料的可读性和完整性。5.整理后的档案资料应进行装订，采用统一的装订方式，确保档案资料的整齐、牢固。五、档案资料的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品、除湿设备等，保证档案资料保管环境的适宜性。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案资料，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案资料的保管期限根据其重要程度、性质和作用等因素确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案资料，如公司章程、制度、重要会议记录、重大决策文件、财务审计报告等，应永久保管。3.长期保管在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案资料，保管期限一般为15年至50年，如一般性业务合同、项目中期文件、重要人事档案等。4.短期保管在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案资料，保管期限一般为5年以下，如一般性行政文件、临时性业务资料等。（三）保管措施1.建立健全档案资料保管制度，明确档案资料保管人员的职责，定期对档案资料进行检查和盘点，确保档案资料的安全完整。2.对档案资料的出入库进行严格登记，详细记录档案资料的名称、编号、数量、出入库时间、借阅人等信息，做到账物相符。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。档案库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。4.定期对档案资料进行清查核对，发现档案资料丢失、损坏或霉变等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。5.按照档案资料保管期限的要求，定期对到期档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，按照规定的程序进行销毁处理。六、档案资料的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案资料的，应按照规定的程序办理相关手续，经公司/组织批准后方可查阅。3.涉及公司/组织机密的档案资料，未经公司/组织授权，不得对外提供查阅、借阅。（二）利用程序1.查阅程序查阅人应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后，持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案资料带出指定地点。查阅人查阅档案资料时，应保持档案资料的整洁完整，不得擅自涂改、损坏或抽取档案资料中的内容。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。2.借阅程序借阅人应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、编号、借阅期限等信息。将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后，持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料，并与借阅人签订《档案资料借阅承诺书》，明确借阅人应承担的责任和义务。借阅人应按照承诺书中规定的期限及时归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理延期手续。逾期未归还的，档案管理部门有权督促其归还，并按照规定收取逾期费用。借阅人在借阅期间应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播或泄露档案资料的内容。如因保管不善造成档案资料损坏、丢失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案资料利用登记制度，对档案资料的查阅、借阅情况进行详细记录。2.利用登记记录应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案资料的名称和编号、归还日期等信息。3.定期对档案资料利用登记记录进行整理和统计分析，以便及时掌握档案资料的利用情况，为档案资料管理工作提供参考依据。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案资料鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干和档案管理人员。2.鉴定工作小组负责对到期档案资料进行鉴定，确定档案资料的存毁价值。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案资料是否已失去保存价值。2.对已失去保存价值的档案资料，应予以销毁；对仍有保存价值的档案资料，应继续保管。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案资料进行清理，编制《档案资料销毁清单》，详细列出拟销毁档案资料的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.将《档案资料销毁清单》提交档案资料鉴定工作小组进行审核，经鉴定工作小