国企档案制度宣贯讲话

PAGE国企档案制度宣贯讲话一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。所属各单位应明确档案管理机构或人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司综合管理部门的业务指导。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。任何单位和个人不得擅自篡改、伪造档案。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和检索利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。二、档案管理机构及职责（一）公司综合管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划和组织协调，指导所属各单位档案管理工作。3.集中管理公司重要档案，包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等各类档案。4.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和维护，实现档案信息资源的共享。6.加强档案管理人员队伍建设，组织开展档案业务培训和考核工作。（二）所属各单位档案管理机构或人员1.贯彻执行公司档案管理制度，负责本单位档案工作的具体组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.按照公司统一要求，对本单位档案进行分类、编号、编目等整理工作，并定期向公司综合管理部门移交应归档的档案。4.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持。5.负责本单位档案的安全保密工作，落实档案安全防护措施。6.配合公司综合管理部门做好档案业务培训、考核等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、纪检监察、宣传工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类涵盖公司行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计法务、物资采购、招投标管理等工作中产生的各类文件。3.经营管理类主要有市场营销、企业战略规划、投资管理、合同管理、客户关系管理等方面的档案资料。4.生产技术类涉及公司生产运营、技术研发、质量管理、设备管理、安全环保等领域形成的数据、图纸、报告等文件。5.其他类包括公司重大活动、外事往来、资质荣誉、职工培训等方面的相关档案。（二）收集要求1.各部门和单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集齐全。2.对形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，做到字迹清晰、签署完备、格式规范。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等一级类目，再根据具体情况设置二级及以下类目。例如，行政管理类可细分为公文管理、人力资源管理、财务管理等二级类目。2.编号对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息。编号应遵循科学性、系统性和实用性原则，便于档案的管理和检索。3.编目编制档案目录索引，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和利用档案。同时，对重要档案应编写卷内文件目录，详细记录每份文件的题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订时，应拆除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐牢固。对于幅面过大的图纸等档案，应折叠成A4规格并进行装订。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查档案内容、准确判定档案价值、合理确定保管期限的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的档案管理人员和档案专家。鉴定工作小组负责对公司各类档案进行定期鉴定。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、公司发展规划、重大决策文件、重要会议记录、资产产权证明、重要合同协议等。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般性会议文件、年度工作计划与总结、一般业务合同等，列为30年保管；对于在较短时间内需要查考利用的档案，如短期的统计报表、一般性通知等，列为10年保管。（四）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对保管期满的档案进行初步审查，剔除已无保存价值的文件，并提出初步鉴定意见。2.小组审议档案鉴定工作小组对初步审查意见进行审议，结合档案的实际利用情况和公司发展需要，对档案的保管期限进行最终确定。3.结果公示将鉴定结果在公司内部进行公示，征求各部门和单位的意见，确保鉴定结果的公正性和合理性。4.审批备案经公示无异议后，鉴定结果报公司领导审批，并报上级主管部门备案。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐有序，便于查找和利用。2.档案装具应坚固耐用，能够有效保护档案实体安全。（三）档案保管要求1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。3.定期对档案进行清点核对，做到账实相符。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。4.加强对档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用工作应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用过程合法合规。2.服务大局原则围绕公司中心工作，积极主动地为公司各项业务活动提供档案信息支持，充分发挥档案的服务保障作用。3.方便快捷原则优化档案利用流程和服务方式，提高档案利用效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用范围1.公司内部各部门和单位因工作需要查阅、借阅档案的。2.公司员工因个人学习、工作等原因需要查阅与本人相关档案的。3.外单位因工作需要，经公司批准查阅、借阅档案的。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复制件。查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对所借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用审批1.公司内部查阅、借阅档案的，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅、借阅档案的，应经公司综合管理部门负责人审核，并报公司分管领导批准。（五）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门和单位提供便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司各类纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子图像或文本信息，建立数字化档案数据库。2.系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等业务流程的信息化管理。系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析、安全保密等功能模块。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求进行档案数据的录入、维护和管理。2.严格遵守档案信息化系统的使用规定，规范操作流程，确保系统的正常运行。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，及时处理系统运行中出现的问题，保证系统的稳定性和可靠性。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高档案管理人员和利用者的保密意识，明确保密责任。2.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限定查阅和借阅范围，采取加密存储、专人保管等措施，防止失密、泄密事件发生。3.档案管理人员在工作中应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案机密信息。对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房、设备设施等的安全管理，确保档案实体安全。防止火灾、水灾、盗窃、破坏等安全事故的发生。2