成本部资料档案管理制度

PAGE成本部资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强成本部资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高成本管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司成本部所有资料档案的管理，包括但不限于成本预算、成本核算、成本分析、成本控制等方面的文件、数据、报表等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：成本部资料档案由专人负责集中管理，确保资料档案的完整性和一致性。2.分类分级管理原则：根据资料档案的性质、用途和重要程度进行分类分级管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：加强资料档案的安全保密措施，防止资料档案的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑资料档案的利用效率，方便成本部员工查阅和使用。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.成本预算类：包括年度成本预算、季度成本预算、月度成本预算等文件。2.成本核算类：包括成本核算方法、成本核算报表、成本核算凭证等文件。3.成本分析类：包括成本分析报告、成本分析图表、成本分析数据等文件。4.成本控制类：包括成本控制制度、成本控制措施、成本控制指标等文件。5.合同协议类：包括与成本相关的采购合同、销售合同、租赁合同等协议文件。6.其他类：包括成本部的工作计划、工作总结、会议纪要等文件。（二）编号1.资料档案编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式，如“CBY2023001”，其中“CBY”表示成本预算类，“2023”表示年份，“001”表示流水号。2.成本核算类编号为“CBS2023001”，成本分析类编号为“CBA2023001”，成本控制类编号为“CBC2023001”，合同协议类编号为“CBH2023001”，其他类编号为“CBO2023001”。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.成本部各岗位员工应及时将工作中产生的资料档案提交给资料档案管理人员，确保资料档案的及时收集。2.对于外部单位发送的与成本相关的文件、资料等，由资料档案管理人员负责签收，并及时进行登记和整理。（二）整理1.资料档案管理人员收到资料档案后，应按照分类分级的原则进行整理，确保资料档案的有序存放。2.对于纸质资料档案，应进行编号、装订、编目等处理，建立纸质资料档案目录清单。3.对于电子资料档案，应进行分类存储，建立电子资料档案索引目录，并定期进行备份，确保数据的安全性。四、资料档案的归档与保管（一）归档1.资料档案整理完成后，应及时进行归档，按照编号顺序将资料档案存放在指定的档案柜或存储设备中。2.归档时应填写档案归档登记表，注明资料档案的名称、编号、日期、来源等信息。（二）保管1.成本部应设立专门的资料档案保管场所，确保资料档案的安全存放。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期进行检查和维护。3.对于纸质资料档案，应按照档案保管期限进行分类存放，定期进行清理和销毁。4.对于电子资料档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，以防止数据丢失。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.成本部员工因工作需要查阅资料档案时，应填写资料档案查阅申请表，注明查阅的资料档案名称、编号、查阅目的等信息。2.资料档案管理人员收到查阅申请表后，应进行审核，对于符合查阅条件的，应及时提供资料档案，并做好查阅记录。3.查阅资料档案时，应在指定的场所进行，不得擅自将资料档案带出保管场所。（二）借阅1.因工作需要借阅资料档案时，应填写资料档案借阅申请表，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.资料档案管理人员收到借阅申请表后，应进行审核，对于符合借阅条件的，应与借阅人签订资料档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅资料档案时，应按照借阅协议的规定按时归还，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人应妥善保管借阅的资料档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏或丢失。六、资料档案的保密与安全（一）保密1.成本部员工应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司成本信息的资料档案予以保密。2.未经公司授权，不得将资料档案泄露给外部单位或个人。3.在查阅和借阅资料档案时，应注意保密，不得在无关人员面前谈论资料档案的内容。（二）安全1.资料档案管理人员应加强对资料档案保管场所的安全管理，确保资料档案的安全存放。2.定期对资料档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。3.对于因自然灾害、设备故障等原因导致资料档案损坏或丢失的，应及时采取措施进行抢救和恢复，并向上级领导报告。七、资料档案的销毁（一）销毁条件1.资料档案已超过保管期限，且确无保存价值的。2.因公司业务调整、机构变更等原因，导致资料档案不再使用的。3.资料档案存在严重质量问题或安全隐患，无法继续使用的。（二）销毁程序1.资料档案管理人员应定期对资料档案进行清理，提出销毁意见，并填写资料档案销毁申请表。2.申请表应注明销毁的资料档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并报成本部负责人审核。3.成本部负责人审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，由资料档案管理人员组织销毁。4.销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。销毁完成后，应填写资料档案销毁登记表，注明销毁的资料档案名称、编号、数量、销毁日期等信息。八、资料档案管理的监督与考核（一）监督1.公司内部审计部门应定期对成本部资料档案管理工作进行监督检查，确保资料档案管理工作符合本制度的要求。2.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核1.公司应将成本部资料档案管理工作纳入绩效考核体系，对资料档案