档案局各项规章制度汇编

PAGE档案局各项规章制度汇编一、总则（一）目的为加强档案局的规范化管理，提高工作效率，确保档案工作的科学性、系统性和完整性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，特制定本规章制度汇编。（二）适用范围本汇编适用于档案局全体工作人员，包括档案管理人员、业务科室人员以及其他涉及档案工作的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作合法合规。2.安全保密原则：强化档案安全意识，保障档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、存储和利用，提高档案管理水平。4.服务至上原则：以服务为宗旨，充分发挥档案的作用，为社会各界提供优质、高效的档案服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.各类机关、团体、企事业单位及其他社会组织形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等档案材料。2.本局在履行职能过程中形成的各类文件、会议记录、工作成果、统计报表等档案。3.涉及本局重大活动、重要事件的相关档案，包括照片、录像、实物等。4.社会各界捐赠或移交的对国家和社会具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，符合档案整理的要求。3.对于重要档案材料，应在形成后及时收集，防止散失。4.接收社会捐赠或移交的档案，应办理相关手续，进行认真审核和登记。（三）收集程序1.各科室在文件材料形成或办理完毕后，应按照档案管理的要求进行分类整理，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案材料进行核对、清点，对不符合要求的档案材料，应及时退回原科室进行补充或修正。3.对接收的档案材料进行登记，建立档案收集台账，记录档案的名称、来源、数量、接收时间等信息。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和信息检索。（二）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等因素进行分类。2.一般分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。3.文书档案可根据年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。（三）整理方法1.文书档案的整理：按照分类方案，对文件材料进行装订、编页、排列、编号、编目等操作，并编制档案目录。2.科技档案的整理：根据项目或专业特点，对科技文件材料进行分类、组卷、编目等，建立科技档案案卷目录。3.会计档案的整理：按照会计档案管理办法的规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，并编制会计档案目录。4.声像档案的整理：对照片、录像等声像材料进行分类、编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并制作声像档案目录。5.实物档案的整理：对具有保存价值的实物进行登记、编号，注明实物名称、来源、日期等信息，并制作实物档案目录。（四）整理要求1.整理档案应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.档案整理人员应熟悉档案整理的业务知识，确保整理质量。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案材料。四、档案保管制度（一）保管场所1.根据档案的数量和种类，设置专门的档案库房，确保档案有安全、适宜的保管环境。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。3.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）档案存储1.按照档案的分类和编号，对档案进行上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别存放，避免相互影响。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。2.库房管理人员应定期对库房进行检查，包括温湿度、消防设施、档案状况等，发现问题及时处理。3.严格控制库房的出入，非库房管理人员未经批准不得进入库房。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（四）档案安全保护1.加强档案安全意识教育，提高全体工作人员的安全防范能力。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够迅速采取有效的应对措施。3.对档案进行定期的安全检查和维护，及时发现并消除安全隐患。4.严格遵守档案借阅、利用等制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案利用制度（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和本局的相关规定。2.服务社会原则：积极为社会各界提供档案利用服务，充分发挥档案的价值。3.保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本局档案，须按照规定办理相关手续。3.社会公众因特殊原因需要查阅、利用本局档案，经批准后可按规定查阅相关档案。（三）利用程序1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位查阅、借阅本局档案，应提前向本局提出申请，说明查阅、借阅的目的、内容和范围等，经本局领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.社会公众查阅、利用本局档案，应向本局提交书面申请，说明查阅、利用的理由和范围等，经本局审核同意后，按照指定的时间和地点查阅相关档案。4.档案利用人员应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。（四）利用要求1.档案利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点。3.如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复制。4.档案利用人员对在利用过程中知悉的档案信息负有保密义务，不得泄露给无关人员。六、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本局档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务科室负责人及相关专业人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，综合判断档案的保存价值。2.对保管期限已满且无继续保存价值的档案，可进行销毁鉴定。3.对涉及本局重要历史事件、重大决策、核心业务等具有长远历史价值和现实意义的档案，应延长保管期限。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定销毁的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一鉴定，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。4.将档案销毁清册报本局领导审批。（五）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。2.销毁档案应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.将档案销毁清册及相关审批文件归档保存。七、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为档案信息资源的开发利用提供有力支持。（二）信息化建设规划1.根据本局档案管理的实际需求，制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.按照规划逐步推进档案信息化建设，确保信息化建设与档案管理工作的协调发展。（三）数字化档案管理1.对馆藏档案进行数字化扫描，建立数字化档案数据库。2.数字化档案应符合相关标准和规范，确保图像清晰、数据准确、存储安全。3.对数字化档案进行分类、著录、标引等处理，建立完善的检索体系，方便档案的查询和利用。（四）信息化系统管理1.建立档案信息化管理系统的运行维护制度，确保系统的稳定运行。2.定期对信息化系统进行安全检查和维护，及时发现并处理系统故障和安全隐患。3.加强对档案信息化系统用户的管理，设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。（五）数据备份与恢复1.建立档案数据备份制度，定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复预案，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体形式等基本情况。3.档案信息化建设的相关数据，如数字化档案数量、系统运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作的各项数据进行记录。2.采用定期统计与不定期统计相结合的方式，确保统计数据的及时、准确。3.运用计算机软件等工具进行统计数据的汇总和分析。（三）统计报表1.按照国家有关档案统计报表制度的要求，定期向上级档案管理部门报送档案统计报表。2.结合本局实际情况，编制内部档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（四）统计分析1.对档案统计数据进行深入分析，总结档案管理工作的经验和存在的问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施，不断提高档案管理水平。九、档案人员岗位职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责本局档案管理工作的全面领导和组织协调。2.制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。3.指导和监督档案管理人员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。4.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的沟通协调，争取支持和指导。5.组织开展档案业务培训和学习交流活动，提高档案人员的业务素质。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等具体业务工作。2.按照档案管理的规范和标准，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案整理质量。3.做好档案库房的管理工作，维护档案保管环境，确保档案安全。4.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时更新档案数据，提供档案利用服务。5.编制档案统计报表，对档案管理工作进行统计分析，为领导决策提供数据支持。6.参与档案鉴定和销毁工作，负责档案销毁的监销等工作。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（三）业务科