检测单位档案室制度规范

PAGE检测单位档案室制度规范一、总则（一）目的为加强检测单位档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本检测单位档案室的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室负责对本单位各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映检测工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集和整理与检测工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为检测工作和单位发展提供有效服务。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置档案室设档案主管一名，负责档案室的全面管理工作；档案管理员若干名，具体负责档案的日常收集、整理、归档、保管、借阅等工作。（二）档案主管职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度。2.负责档案室的整体规划和建设，合理配置档案管理设施设备。3.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.指导、监督和检查各部门的档案工作，确保档案收集齐全、整理规范。5.负责档案的鉴定、销毁等工作的审核和审批。6.组织开发和利用档案信息资源，为单位各项工作提供支持。（三）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等日常工作，确保档案整理规范、有序。2.按照档案管理制度的要求，及时将各类档案归档入库，做好档案的保管工作，确保档案安全。3.建立档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查阅和利用。4.办理档案的借阅、归还手续，对借阅情况进行登记，跟踪档案去向。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和保管状况，发现问题及时报告并处理。6.协助档案主管开展档案鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.检测业务档案：包括检测合同、委托书、原始记录、检测报告、样品管理记录等。2.行政管理档案：如单位文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。3.设备管理档案：设备购置合同、设备验收报告、设备维护记录、设备校准证书等。4.资质管理档案：资质证书、计量认证文件、实验室认可文件等。5.其他与检测工作相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.档案收集过程中，应注意保持档案的原始性和完整性，不得随意涂改、损坏档案。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为检测业务档案、行政管理档案、设备管理档案、资质管理档案等大类，再根据具体情况进行细分。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸张破损、规格不一的档案进行修复和装订，保持档案的整齐美观。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案整理完毕后，应及时归档入库。归档时，档案管理员应按照档案分类方案和编号规则，将档案准确放入相应的档案柜中。2.归档的档案应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案交接清楚。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。定期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜的保管条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.保持档案室的清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（四）档案保管期限的变更与鉴定1.档案保管期限确定后，一般不得随意变更。如因特殊情况需要变更保管期限的，应按照规定的程序进行鉴定和审批。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案主管组织档案管理人员及相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出存毁意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报单位领导审批后进行销毁。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围本单位内部人员因工作需要，可借阅与其工作相关的档案。外单位人员因特殊原因需要查阅档案的，须经本单位主管领导批准，并办理相关借阅手续。（二）借阅手续1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.档案管理员对借阅申请进行审核，经档案主管批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人需在档案借阅登记簿上签字，领取档案，并按照规定的借阅期限归还档案。（三）借阅期限一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限的借阅人应提前办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。2.如需复印档案，应经档案管理员同意，并在指定地点进行复印，复印件应注明用途，与原件核对无误后加盖档案室印章。3.借阅人归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（五）档案利用1.鼓励档案的开发利用，档案管理人员应积极为单位各项工作提供档案信息服务。2.利用档案编写资料、汇编文件、举办展览等，应按照规定的程序进行审批，并确保档案信息的安全和保密。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案管理信息系统，提高档案管理工作的效率和水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）档案信息录入1.对已整理归档的档案，应按照档案管理信息系统的要求，及时进行信息录入，确保档案信息的准确、完整。2.档案信息录入应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等基本信息，以及档案的数字化副本。（三）系统管理与维护1.安排专人负责档案管理信息系统的日常管理和维护，确保系统的正常运行。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，做好系统安全防护工作，防止数据泄露和被篡改。3.根据档案管理工作的需要，及时对系统进行功能优化和升级，提高系统的实用性和便捷性。（四）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步归档，实行双套制管理。电子档案的存储应符合国家有关电子文件管理的规定，采用安全可靠的存储介质和存储方式。2.建立电子档案的分类、编号、著录等管理制度，确保电子档案的管理规范有序。3.加强对电子档案的利用管理，严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案被非法获取和使用。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，向上级主管部门报送档案统计报表，为单位档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.单位内部机构调