税收征管档案室管理制度

PAGE税收征管档案室管理制度一、总则（一）目的为加强税收征管档案室的管理，确保税收征管档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及税收征管业务的相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织税收征管档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：税收征管档案室对各类税收征管档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家法律法规和税收征管业务的相关规定，确保档案管理合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，为档案的查阅、借阅提供便利，提高档案的利用效率。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置税收征管档案室设档案主管一名，负责档案室的全面管理工作；设档案管理员若干名，负责档案的具体收集、整理、保管、查阅、借阅等工作。（二）档案主管职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定和完善税收征管档案室的各项规章制度。2.负责税收征管档案室的整体规划和建设，合理配置档案管理设备和设施。3.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。4.监督指导档案管理员的工作，定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。5.负责档案的鉴定、销毁等工作的审核，确保档案管理工作符合规定要求。6.协调与其他部门的关系，为档案的收集、整理、利用等工作创造良好条件。（三）档案管理员职责1.负责税收征管档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的完整、准确和规范。2.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。3.负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定的程序办理查阅、借阅手续，确保档案的安全。4.协助档案主管做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案资料。5.负责档案管理设备和设施的日常维护和管理，确保设备设施正常运行。6.完成档案主管交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围税收征管档案的收集范围包括：税务登记资料、纳税申报资料、税款征收资料、税务检查资料、发票管理资料、税收优惠资料、税务行政复议和诉讼资料等与税收征管业务相关的各类文件、报表、凭证、记录等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时将本部门产生的税收征管档案资料整理后移交档案室。2.移交的档案资料应齐全、完整、真实，符合档案整理的规范要求。3.档案管理员应定期对各部门移交的档案资料进行核对，发现问题及时通知相关部门补充或更正。（三）整理方法1.分类：按照税收征管业务的类别，将档案分为税务登记类、纳税申报类、税款征收类、税务检查类、发票管理类、税收优惠类、税务行政复议和诉讼类等。2.编号：对每一类档案按照形成时间、顺序等进行编号，确保档案编号的唯一性和系统性。3.装订：将零散的档案资料按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查找和利用。四、档案的保管（一）保管期限税收征管档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限按照国家有关规定和税收征管业务的实际需要确定。（二）保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等适宜档案保管的条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行清点和检查，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和可用。（三）库房管理1.档案室库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。2.库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案管理人员进入库房应遵守库房管理制度，不得随意更改档案的存放位置和状态。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅税收征管档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.档案管理员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁档案资料，如需摘录或复制档案内容，应经档案主管同意，并在规定的范围内进行。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅税收征管档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经本公司/组织主管领导签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、转让他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁档案资料。4.借阅人员归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案主管应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，结合税收征管业务的实际需要，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经档案主管审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行。2.销毁档案时，应严格执行保密制度，确保销毁过程的安全。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案无法恢复。4.在档案销毁过程中，应填写《档案销毁记录》，注明销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，由销毁人员和监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设1.建立税收征管档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.档案信息化管理系统应具备完善的安全防护措施，确保档案信息的安全。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高档案信息化管理水平。（二）电子档案管理1.电子档案应按照纸质档案的整理要求进行分类、编号、编目等，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.将电子档案存储在安全可靠的