安全生产上文件档案制度

PAGE安全生产上文件档案制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产文件档案管理，确保安全生产文件档案的完整性、准确性和系统性，便于查阅、使用和保存，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各生产经营单位在安全生产活动中形成的各类文件档案的管理。（三）定义1.安全生产文件：指在安全生产管理过程中产生的各类文件，包括法律法规、标准规范、规章制度、操作规程、安全技术措施、应急预案、安全检查记录、培训记录、事故报告等。2.安全生产档案：指对安全生产文件进行整理、分类、归档后形成的具有保存价值的资料集合。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司设立安全生产文件档案管理领导小组，负责全面领导和统筹协调公司安全生产文件档案管理工作；各部门、各生产经营单位负责本部门、本单位安全生产文件档案的收集、整理、归档和保管工作。2.完整准确、系统规范原则。确保安全生产文件档案的内容完整、准确无误，符合法律法规和行业标准要求，按照统一的分类标准和编号规则进行整理和归档，保证文件档案的系统性和规范性。3.及时归档、便于查阅原则。安全生产文件形成后，应及时进行整理和归档，确保文件档案的时效性；同时，要建立便捷的查阅机制，方便员工查阅和使用安全生产文件档案。二、文件档案管理职责（一）安全生产文件档案管理领导小组职责1.贯彻执行国家有关安全生产文件档案管理的法律法规和方针政策，制定公司安全生产文件档案管理制度和工作规划。2.指导、监督和检查公司各部门、各生产经营单位安全生产文件档案管理工作，协调解决文件档案管理工作中存在的问题。3.负责公司安全生产重要文件档案的审核、批准和保管工作，定期对公司安全生产文件档案进行清理和鉴定，确保文件档案的质量和安全。（二）各部门、各生产经营单位职责1.负责本部门、本单位安全生产文件的收集、整理、分类和初步审核工作，确保文件的完整性和准确性。2.按照公司安全生产文件档案管理制度的要求，及时将本部门、本单位整理好的安全生产文件档案移交公司档案室归档保存。3.负责建立本部门、本单位安全生产文件档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续，确保文件档案的安全。4.定期对本部门、本单位安全生产文件档案进行清理和盘点，发现问题及时报告并采取措施进行处理。（三）档案室职责1.负责公司安全生产文件档案的集中统一管理，制定档案室管理制度和操作规程，确保文件档案的安全保管和有效利用。2.按照国家有关档案管理的标准和规范，对公司各部门、各生产经营单位移交的安全生产文件档案进行整理、分类、编号、装订和上架归档，建立健全文件档案检索体系，方便查阅和利用。3.负责安全生产文件档案的日常维护和管理工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等，定期对文件档案进行检查和清理，确保文件档案的完好无损。4.按照规定为公司各部门、各生产经营单位提供安全生产文件档案查阅、借阅服务，做好查阅、借阅登记和跟踪管理工作，确保文件档案的安全归还。5.负责组织开展公司安全生产文件档案信息化建设工作，建立安全生产文件档案数据库，实现文件档案的数字化管理和远程查阅，提高文件档案管理工作效率和水平。三、文件管理（一）文件的分类1.法律法规类：收集国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件等。2.标准规范类：整理安全生产相关的国家标准、行业标准、地方标准等。3.规章制度类：包括公司安全生产责任制、安全生产管理制度、安全操作规程等。4.安全技术措施类：如安全设施设计方案、安全技术交底资料、安全防护措施等。5.应急预案类：公司综合应急预案、专项应急预案和现场处置方案等。6.安全检查记录类：安全检查表、隐患排查治理记录、安全评估报告等。7.培训记录类：员工安全培训计划、培训教材、培训考核记录等。8.事故报告类：事故调查报告、事故处理决定、事故整改措施落实情况等。9.其他类：与安全生产相关的其他文件资料，如安全会议纪要、安全宣传资料等。（二）文件的收集与整理1.各部门、各生产经营单位应指定专人负责安全生产文件的收集工作，确保文件收集的及时性和完整性。对上级主管部门下发的安全生产文件，应及时签收、登记，并传达至相关人员。2.安全生产文件形成后，承办部门或人员应及时进行整理，对文件的格式、内容进行审核，确保文件的准确性和规范性。整理后的文件应按照分类标准进行分类，同一类文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.文件整理过程中，应去除无关的附件、重复的文件，对破损或褪色的文件进行修复或复制，确保文件的可读性和完整性。（三）文件的审核与批准1.各部门、各生产经营单位整理好的安全生产文件，应提交本部门负责人进行审核。审核内容包括文件的合法性、准确性、完整性和适用性等。2.经部门负责人审核通过的文件，应报公司安全生产管理部门进行复审。公司安全生产管理部门应组织相关人员对文件进行会审，提出复审意见。3.复审通过的文件，按照公司文件审批流程提交公司领导进行批准。批准后的文件方可正式生效，并按照规定进行印发和归档。（四）文件的印发与发放1.经批准的安全生产文件，由公司办公室负责印发。印发时应按照规定的格式和份数进行打印，并加盖公司公章。2.文件印发后，由办公室负责将文件发放至相关部门和人员。发放时应填写文件发放登记表，注明文件名称、发放部门、发放日期、签收人等信息。3.对于重要的安全生产文件，应组织相关人员进行集中学习和培训，确保文件内容传达至每一位员工。（五）文件的修订与废止1.随着国家法律法规、行业标准的更新以及公司安全生产管理工作的需要，安全生产文件应及时进行修订。修订文件时，应按照文件制定程序进行，确保修订后的文件符合法律法规和公司实际情况。2.当安全生产文件不再适用或已被新的文件替代时，应及时进行废止。废止文件时，应在文件上加盖“废止”章，并在公司文件档案管理系统中进行标注。3.文件修订或废止后，应及时将修订后的文件印发至相关部门和人员，并对废止文件进行妥善保管，以备查阅。四、档案管理（一）档案的归档1.各部门、各生产经营单位应在每年年底前，将本年度整理好的安全生产文件档案移交公司档案室归档。移交时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、年度等信息。2.档案室收到移交的安全生产文件档案后，应按照档案分类标准进行整理、分类、编号、装订和上架归档。归档后的档案应建立档案目录索引，方便查阅和检索。3.对于电子文件档案，应按照电子档案管理要求进行存储和备份，确保电子文件的完整性和可读性。同时，应建立电子文件索引目录，与纸质档案目录相对应，便于查找和利用。（二）档案的保管1.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理。3.对档案应进行分类存放，按照档案类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和管理。同时，应建立档案标识牌，注明档案名称、类别、年度等信息。4.对重要的安全生产档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份或异地存储等方式，确保档案的安全性和完整性。（三）档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案名称、查阅原因、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案室查阅。2.档案室工作人员应按照档案查阅申请表的要求，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损坏等行为。3.因工作需要借阅安全生产档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅原因、借阅时间等信息，经所在部门负责人和公司安全生产管理部门负责人批准后，方可到档案室借阅。4.档案室工作人员应按照档案借阅申请表的要求，为借阅人员提供档案借阅服务，并做好借阅登记工作。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应办理延期手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或泄露档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。（四）档案的鉴定与销毁1.档案室应定期对安全生产档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应由公司安全生产文件档案管理领导小组组织相关人员进行。2.对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司安全生产文件档案管理领导小组批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程中应安排专人负责监督，并填写档案销毁记录，注明销毁时间、地点、方式、监销人等信息。4.对经过鉴定仍需继续保存的档案，应重新确定保管期限，并进行妥善保管。五、信息化管理（一）建立安全生产文件档案数据库1.公司应建立安全生产文件档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化处理，实现文件档案的集中存储和管理。2.安全生产文件档案数据库应具备文件上传、下载、查询、统计、打印等功能，方便员工查阅和使用安全生产文件档案。3.数据库应设置用户权限管理功能，根据员工的工作职责和权限，限制对文件档案的访问范围，确保文件档案的安全性。（二）电子文件的管理1.各部门、各生产经营单位应按照公司电子文件管理规定，对安全生产电子文件进行规范管理。电子文件应采用统一的格式和命名规则，确保文件的规范性和可读性。2.电子文件形成后，承办部门或人员应及时将文件存储至公司指定的电子文件存储服务器，并按照档案分类标准进行分类存放。同时，应建立电子文件索引目录，与纸质档案目录相对应，便于查找和利用。3.档案室应定期对电子文件进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份或异地存储等方式，确保电子文件的安全性和完整性。同时，应建立电子文件备份管理制度，定期对备份文件进行检查和恢复测试，确保备份文件的可用性。（三）信息化安全管理1.公司应加强安全生产文件档案信息化系统的安全管理，建立健全信息化安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全措施，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。同时，应加强对信息化系统操作人员的安全培训，提高操作人员的安全意识和操作技能。3.对涉及安全生产重要信息的文件档案，应进行加密存储和传输，确保信息的安全性。同时，应建立信息化安全审计机制，对信息化系统的操作行为进行审计和记录，以便及时发现和处理违规行为。六、监督与考核（一）监督检查1.公司安全生产文件档案管理领导小组应定期对公司各部门、各生产经营单位安全生产文件档案管理工作进行监督检查，检查内容包括文件档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门、各生产经营单位应积极配合公司安全生产文件档案管理领导小组的监督检查工作，如实提供相关文件档案资料，不得隐瞒或拒绝检查。（二）考核评价1.将安全生产文件档案管理工作纳