企业档案管理制度不健全

PAGE企业档案管理制度不健全一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、声像等。2.档案管理：指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责统筹协调。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：确保档案的全面、系统，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。3.集中管理公司各类档案，进行分类、整理、编目、上架等工作。4.开展档案的鉴定、统计、销毁等工作。5.提供档案查阅、借阅服务，开发利用档案信息资源。6.指导和监督各部门的档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交应归档的档案。4.配合综合管理部门做好档案的鉴定、统计、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成各类文件。2.公司股东会、董事会、监事会等会议文件。3.公司各项规章制度、工作计划、总结、报告等。4.公司业务活动中形成的合同、协议、订单、报表等。5.公司财务文件，包括会计凭证、账簿、报表等。6.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等资料。7.公司技术档案，包括研发项目资料、技术图纸、工艺文件等。8.公司固定资产档案，包括购置合同、发票、验收报告等。9.公司对外宣传资料、广告策划、活动记录等。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类文件，确保档案的完整性。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类整理。3.会计档案按照会计年度类别进行分类整理。4.人事档案按照员工类别档案内容进行分类整理。5.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应分类上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，定期进行备份，备份数据应异地存放。3.声像档案应按照载体类型分别存放，注明录制时间、内容等信息。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，股东会、董事会、监事会等重要会议文件，公司规章制度等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括公司业务活动中的重要合同、协议，财务报表等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件、资料等。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和价值，对档案进行科学鉴定。2.确保鉴定结果准确、客观，避免误判。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、各相关部门档案管理人员及专业人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的价值进行评估。2.对保管期限已满且无保存价值的档案，填写档案销毁审批表。（四）销毁程序1.档案销毁审批表经公司领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全、彻底。3.对销毁的档案应进行登记，记录销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。4.档案销毁记录应长期保存。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。3.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，办理借阅手续。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。（二）复制与摘录1.如需复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，由综合管理部门指定人员进行复制。2.复制的档案应加盖“复制章”，注明复制日期、份数等信息。3.如需摘录档案内容，应填写档案摘录申请表，经批准后，在综合管理部门人员的监督下进行摘录。（三）档案信息开发利用1.综合管理部门应积极开发利用档案信息资源，为公司决策、业务开展等提供支持。2.定期对档案进行分析研究，编写档案信息资料，为公司领导和各部门提供参考。3.利用档案举办展览、讲座等活动，宣传公司历史和文化。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.制定档案信息化建设目标，逐步实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.编制档案信息化建设规划，明确建设任务、步骤和保障措施。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储、编目和检索。3.加强电子档案元数据管理，确保元数据的准确性和完整性。（三）档案管理系统应用1.选用适合公司档案管理需求的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、利用等功能。2.对档案管理系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定运行。3.加强档案管理人员的系统操作培训，提高系统应用水平。（四）信息安全与保密1.建立健全档案信息化安