就业局人事档案管理制度

PAGE就业局人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强就业局人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于就业局全体在职员工及离退休人员的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：全面收集员工在各个时期形成的各类文件材料，保证档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保人事档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、保管、利用等工作，保证档案管理的规范化。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理就业局的人事档案，负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、转递等工作。3.负责档案信息的开发利用，为局内各项工作提供人事档案资料服务。4.对各部门的人事档案管理工作进行监督、检查和指导。（二）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，熟悉人事档案管理业务。2.负责档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、装订、编目等工作，保证档案的质量。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极开展档案信息的开发利用工作，为领导决策和各项工作提供准确、及时的档案资料。5.负责档案管理设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。（三）各部门职责1.负责本部门员工档案材料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案管理的相关工作。三、档案内容（一）履历材料1.员工个人履历表。2.员工参加工作以来的任职文件、任免审批表等。（二）自传材料员工撰写并经组织审定的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.员工年度考核登记表、考核评语及结果。2.干部考察工作中形成的考察材料。3.员工的政治历史问题审查结论及处理决定等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告。2.参加各类培训的结业证书、培训登记表等。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及相关审批材料。2.政治历史情况的审查材料。（六）党团材料1.党员、团员的组织关系介绍信、转正申请书等。2.党团组织的奖励、处分材料。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资介绍信等。2.任免审批表、调动介绍信等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（八）其他可供组织参考的材料1.员工获得的各类荣誉证书、奖励证书复印件。2.员工的科研成果、著作、论文等材料。3.员工的健康体检表、工伤证明等。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门员工档案材料的收集工作，按照档案内容的要求，及时将形成的各类文件材料收集齐全。2.员工工作调动、职务变动、学历晋升、奖惩等情况发生后，相关部门应在规定时间内将有关材料移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门移交的档案材料进行检查，对不符合要求的材料及时退回补充。（二）整理1.档案管理人员按照档案材料的形成时间、内容类别等进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录，便于查找和利用。3.将整理好的档案材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、姓名、部门等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、空调、除湿机、消防器材等，确保档案保管环境安全、整洁、适宜。2.档案库房应与办公区域分开，实行专人管理，无关人员不得进入。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制。4.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.查阅档案时，查阅人应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。3.查阅档案时，只能查阅与本人工作相关的档案内容，不得查阅他人档案。4.查阅档案时，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和局领导签字同意后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容，并按时归还档案。4.借阅人归还档案时应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。七、档案转递（一）转递条件员工因工作调动、辞职、退休等原因离开就业局时，应及时办理档案转递手续。（二）转递程序1.员工所在部门填写《人事档案转递通知单》，经档案管理部门审核后，开具《人事档案转递介绍信》。2.档案管理人员按照转递通知单的要求，将档案材料整理齐全，密封后通过机要交通或专人送取的方式转递至接收单位。3.转递档案时，应填写《人事档案转递登记表》，详细记录档案转递的时间、地点、接收单位等信息。4.接收单位收到档案后，应在回执上签字盖章，并及时将回执寄回就业局档案管理部门。八、档案信息化管理（一）建立人事档案信息系统利用现代信息技术，建立人事档案信息系统，实现档案信息的电子化管理。（二）录入与维护1.档案管理人员将档案材料中的相关信息录入人事档案信息系统，确保信息的准确、完整。2.定期对人事档案信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）信息利用通过人事档案信息系统，方便快捷地查询、统计、分析档案信息，为局内各项工作提供决策支持。九、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密规定，对人事档案信息予以保密。2.凡涉及人事档案内容的讨论、查阅、借阅等活动，均应在规定的范围内进行，不得擅自扩大范围。3.未经批准，任何人不得擅自复制、拍摄、传播人事档案内容。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房24小时有人值班。2.定期对档案管理设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，最大限度地减少损失。十、档案统计与分析（一）统计1.建立人事档案统计制度，定期对档案的数量、类别、利用情况等进行统计。2.档案管理人员应认真填写档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。（二）分析1.根据档案统计数据，对人事档案管理工作进行分析，总结经验教训，发现存在的问题。2.针对分析结果，提出改进措施和建议，不断提高人事档案管理工作的水平。十一、档案管理人员培训与考核（一）培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，学习国家有关档案工作的法律法规、方针政策和档案管理业务知识。2.鼓励档案管理人