财务档案室管理制度汇编

PAGE财务档案室管理制度汇编一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理。（三）定义财务档案是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料以及与财务相关的其他资料。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责财务档案的统一管理，各分支机构应指定专人负责本单位财务档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.完整准确、安全保密原则。财务档案应全面、准确地反映公司财务活动的真实情况，同时要采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。3.方便利用原则。财务档案的管理应便于查阅和使用，以满足公司内部管理和外部审计、税务等工作的需要。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及相关附表、附注等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务审计报告、资产评估报告、财务合同等与财务相关的资料。（二）编号1.会计凭证编号：按照年度和月份顺序编号，每月从1号开始，如“20XX年X月记字第X号”。2.会计账簿编号：总账编号为“总字第X号”，明细账编号为“明细字第X号”，日记账编号为“日记字第X号”，固定资产卡片按照资产类别和编号顺序编号。3.财务报告编号：按照年度编号，如“20XX年度财字第X号”。4.其他类资料编号：根据资料的性质和时间顺序进行编号，如“银调字第X号”（银行存款余额调节表）、“银对字第X号”（银行对账单）等。三、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部门应定期收集本部门及所属分支机构在财务活动中形成的各类资料，确保资料的完整性。2.会计凭证应在每月结账后及时整理装订，记账凭证应附有原始凭证，并注明附件张数。3.会计账簿应在年度终了后及时打印装订，总账、明细账应按照科目顺序排列，日记账应按日期顺序排列。4.财务报告应在规定的时间内编制完成，并及时报送相关部门和存档。5.其他类资料应在业务办理完毕后及时收集归档，如财务合同应在签订后及时交财务档案室保管。（二）整理1.对收集到的财务档案应进行分类整理，按照上述分类标准进行归类。2.会计凭证应拆除金属物，左上角对齐，用线绳装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等。3.会计账簿应加装封面、封底，用棉线在左侧装订成册，并在封面上注明账簿名称、年度、单位名称等。4.财务报告应加装封面，按照报告种类和时间顺序排列，并在封面上注明报告名称、年度、单位名称等。5.其他类资料应按照资料的性质和时间顺序进行整理，编制目录，注明资料名称、日期、编号等。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告保管期限为：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.其他类资料保管期限根据相关规定执行，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，财务审计报告、资产评估报告等永久保管，财务合同根据合同性质和重要程度确定保管期限。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.财务档案室应保持清洁、干燥通风，温度和湿度应符合国家有关规定。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和使用。2.对电子财务档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.财务档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.严格限制非财务档案管理人员进入财务档案室，确需查阅档案的，应经财务部门负责人批准，并办理登记手续。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅财务档案时，应在财务档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人批准，并由档案管理人员负责复印或摘录。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅财务档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经公司财务部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。2.借阅财务档案时，应与档案管理人员办理借阅登记手续，明确借阅期限和归还日期。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失或其他异常情况，应及时报告并追究借阅人员责任。六、财务档案的移交与销毁（一）移交1.公司所属分支机构的财务档案应定期向公司总部财务档案室移交。移交时，应填写《财务档案移交清单》，注明档案名称、年度、数量、保管期限等，经双方核对无误后签字确认。2.公司因机构调整、合并、分立等原因发生财务档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续，并填写《财务档案移交清单》，确保档案的完整移交。（二）销毁1.财务档案保管期满，需要销毁时，应由财务部门提出销毁意见，会同公司档案管理部门共同审核，编制《财务档案销毁清册》，注明档案名称、年度、编号、保管期限、销毁原因等。2.《财务档案销毁清册》经公司财务部门负责人和公司分管领导批准后，方可进行销毁。销毁时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销，并在销毁清册上签字确认。3.对于涉及未结清债权债务的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。4.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、财务档案管理人员职责（一）档案收集与整理职责1.负责定期收集公司财务活动中形成的各类资料，确保资料的完整性。2.按照规定的分类标准和整理方法，对收集到的财务档案进行分类整理，确保档案的规范性。（二）档案保管职责1.负责财务档案室的日常管理工作，确保档案室的安全、整洁和有序。2.按照保管期限和保管要求，对财务档案进行妥善保管，定期检查档案的保管情况，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.负责电子财务档案的备份和存储管理，定期进行数据检查和维护，确保电子档案的安全可靠。（三）档案查阅与借阅管理职责1.负责审核查阅和借阅财务档案的申请，按照规定的审批程序办理相关手续。2.负责为查阅和借阅人员提供档案查阅和借阅服务，监督查阅和借阅人员的行为，确保档案的安全和完整。3.负责登记查阅和借阅档案的相关信息，及时跟踪档案的归还情况，对逾期未还的档案进行催还。（四）档案移交与销毁管理职责1.负责组织公司所属分支机构财务档案的移交工作，填写《财务档案移交清单》，确保档案的完整移交。2.负责按照规定的程序