档案利用制度要求流程图

PAGE档案利用制度要求流程图一、总则（一）目的为了规范公司档案的利用行为，确保档案信息的安全与合理使用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案利用制度要求流程图。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案查阅、借阅、复制等利用活动中的相关操作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务高效原则以满足公司工作需要为出发点，简化利用手续，提高服务效率，为公司各项业务提供及时、准确的档案支持。二、档案利用申请流程（一）提出申请1.查阅申请公司内部员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、所需档案名称、档号、查阅时间等信息，并提交至所在部门负责人审核。2.借阅申请如需借阅档案，申请人需填写《档案借阅申请表》，除上述查阅申请所需信息外，还应说明借阅期限、归还方式等内容。借阅申请表同样需经所在部门负责人审核。3.复制申请因工作需要复制档案的，申请人填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途、份数等，提交部门负责人审核。（二）部门负责人审核1.部门负责人收到申请后，应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审核。2.如申请符合工作需要，部门负责人应在申请表上签署同意意见，并注明审核日期。3.若申请不符合要求或存在疑问，部门负责人应与申请人沟通，说明原因并要求其补充或修改申请内容。（三）档案管理部门审批1.经部门负责人审核通过的申请，将提交至档案管理部门进行审批。2.档案管理部门收到申请后，首先对申请内容进行完整性和准确性检查。3.然后根据档案的密级、保管期限以及利用规定，对申请进行审批。对于涉及机密、绝密级档案的利用申请，需经公司分管领导审批。4.档案管理部门在申请表上签署审批意见，同意的注明批准文号及批准日期，不同意的说明理由。三、档案查阅流程（一）预约登记1.申请人在获得档案管理部门审批通过后，需与档案管理人员进行查阅预约登记。2.档案管理人员根据档案的存放地点、利用情况等，为申请人安排合适的查阅时间和地点，并在《档案查阅预约登记表》上记录相关信息。（二）查阅准备1.档案管理人员按照预约时间，提前准备好申请人所需的档案，并将其放置在专门的查阅场所。2.查阅场所应具备必要的安全设施和条件，如监控设备、防火防盗设施等，以保障档案信息安全。（三）现场查阅1.申请人凭有效证件在预约时间到达查阅地点，档案管理人员核对申请人身份信息无误后，指引其进入查阅区域。2.查阅过程中，申请人应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。3.如需摘录或复制档案内容，申请人应事先向档案管理人员提出申请，经同意后按照规定的方式进行操作。摘录或复制的内容应与原件一致，并注明出处。（四）查阅记录1.档案管理人员应对申请人的查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称及内容、查阅目的等信息。2.查阅记录应妥善保存，以备后续查询和审计。（五）查阅结束1.查阅结束后，申请人应将查阅的档案材料整理归位，交还给档案管理人员。2.档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后在查阅记录上注明归还情况。四、档案借阅流程（一）借阅准备1.档案管理人员根据审批通过的借阅申请，准备好借阅的档案。2.对借阅档案进行清点、核对，确保档案的完整性和准确性。3.填写《档案借阅交接清单》，详细记录档案名称、册数、页数、密级等信息。（二）借阅交接1.申请人与档案管理人员在规定的借阅地点进行交接。2.双方在《档案借阅交接清单》上签字确认，明确档案交接的时间、内容和责任。（三）借阅期限管理1.档案管理人员应严格按照审批的借阅期限进行管理，在到期前提醒借阅人归还档案。2.如因工作需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提交《档案借阅延期申请表》，经审批后方可延期。（四）归还档案1.借阅人应在借阅期限届满时及时归还档案。2.归还时，档案管理人员对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员在《档案借阅交接清单》上注明归还日期，并将清单归档保存。五、档案复制流程（一）复制准备1.档案管理人员根据审批通过的复制申请，确定需要复制的档案内容和范围。2.选择合适的复制方式，如复印、扫描等，并准备好相应的复制设备和材料。（二）复制操作1.档案管理人员按照规定的复制要求进行操作。2.对于涉及机密、绝密级档案的复制，应严格按照保密规定进行，确保复制过程中的信息安全。3.复制完成后，对复制件进行核对，确保内容准确无误。（三）复制件处理1.对复制件进行编号、登记，注明复制日期、申请人、复制内容等信息。2.根据复制申请的用途，对复制件进行分发或存档。3.对于不需要留存的复制件，应按照档案销毁规定进行妥善处理，防止信息泄露。六、档案利用的安全与保密措施（一）人员管理1.档案利用工作人员应经过专门培训，熟悉档案利用制度和操作规程，具备良好的职业道德和保密意识。2.对涉及档案利用的工作人员进行定期审查和考核，确保其能够胜任工作并严格遵守相关规定。（二）场所管理1.档案查阅、借阅场所应设置专门区域，与其他区域有效隔离，防止无关人员进入。2.场所内应配备必要的安全设备，如门禁系统、监控摄像头、防火防盗设施等，并确保其正常运行。（三）设备管理1.用于档案复制和查阅的设备应定期进行维护和检查，确保其性能良好，防止因设备故障导致档案信息泄露。2.对设备的使用进行严格管理，设置必要的权限和密码，防止未经授权的人员使用。（四）信息管理1.对档案利用过程中涉及的信息进行严格保密，不得向无关人员透露档案内容和利用情况。2.对于电子档案的利用，应采取加密存储、访问控制等技术手段，确保信息安全。3.在档案利用结束后，及时清理相关信息记录，防止信息残留和泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案利用情况进行内部检查，包括申请流程的执行情况、档案利用记录的完整性、安全保密措施的落实情况等。2.对检查中发现的问题及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对档案利用制度的执行情况进行审计，重点检查档案利用的合规性、合理性以及安全性。2.根据审计结果提出改进建议，促进档案利用制度的不断完善。（三）违规处理1.对于违反档案利用制度的行为，如擅自扩大利用范围、泄露档案信息、损坏丢失档案等，应视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚