房屋租赁与收款内控制度

PAGE房屋租赁与收款内控制度一、总则（一）目的为加强公司房屋租赁业务管理，规范租赁流程，确保租赁款项及时、足额收回，防范经营风险，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有房屋租赁业务及相关收款活动。（三）基本原则1.合法性原则：房屋租赁业务及收款活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.规范性原则：明确各环节操作流程，确保租赁业务及收款工作有序进行。3.风险防范原则：识别、评估和控制租赁业务及收款过程中的风险。4.监督制衡原则：建立健全内部监督机制，各部门相互协作、相互制约。二、房屋租赁业务流程控制（一）租赁需求评估1.市场调研定期收集房地产市场信息，包括租金水平、空置率、需求趋势等。分析市场动态，为房屋租赁定价及策略调整提供依据。2.需求分析各部门根据业务发展需求，提出房屋租赁申请。综合考虑公司实际需求、成本效益等因素，评估租赁必要性。（二）房源选择与洽谈1.房源寻找通过多种渠道寻找合适房源，如房产中介、网络平台、自有房源等。对房源进行实地考察，了解房屋状况、周边环境等。2.洽谈签约与房东进行洽谈，明确租赁条款，包括租金、租赁期限、押金、维修责任等。审核租赁合同条款，确保合同合法合规、明确双方权利义务。签订租赁合同，并由专人负责合同管理。（三）租赁房屋交付1.房屋验收在租赁房屋交付前，组织相关人员进行验收。检查房屋设施设备是否完好，如有问题及时与房东协商解决。2.交付手续办理房屋交付手续，双方签字确认交付清单。将房屋钥匙、相关资料等移交给租户。（四）租金定价与调整1.定价原则根据市场行情、房屋状况、租赁期限等因素合理确定租金价格。确保租金价格具有竞争力，同时保证公司收益。2.价格调整定期评估租金水平，根据市场变化及房屋实际情况适时调整租金。提前通知租户租金调整事宜，并按照合同约定执行。（五）租赁期间管理1.租户沟通建立与租户的沟通机制，及时了解租户需求和问题。定期回访租户，维护良好的租赁关系。2.房屋维护制定房屋维护计划，定期对房屋进行检查和维护。及时处理租户提出的维修问题，确保房屋正常使用。3.费用管理按照合同约定，及时向租户收取租金、水电费、物业费等相关费用。对费用收取情况进行记录和核对，确保账目清晰。（六）租赁期满管理1.期满通知在租赁期满前[X]天，通知租户办理续租或退房手续。2.续租处理如租户有意续租，重新洽谈租赁条款，签订续租合同。3.退房交接租户退房时，组织相关人员进行房屋验收。检查房屋设施设备是否完好，如有损坏按照合同约定扣除相应押金。办理退房手续，退还剩余押金及相关费用。三、收款流程控制（一）收款方式1.租金收取可采用银行转账、现金、支票等方式收取租金。鼓励租户采用银行转账方式付款，确保收款安全、便捷。2.其他费用收取水电费、物业费等其他费用可通过代收代付方式收取。明确费用标准及缴费方式，及时通知租户缴费。（二）收款记录与核对1.收款记录设立专门的收款台账，详细记录每笔收款的日期、金额、租户名称、收款方式等信息。收款人员在收款后及时登记台账，确保记录准确、完整。2.核对工作定期对收款台账与财务账目进行核对，确保账账相符。如有差异，及时查明原因并进行调整。（三）催款管理1.催款通知对于逾期未付款的租户，及时发出催款通知。催款通知应明确逾期金额、逾期期限、催款原因等信息。2.催款措施根据租户逾期情况，采取不同的催款措施，如电话催款、书面催款、上门催款等。对于长期拖欠租金的租户，按照合同约定采取进一步措施，如解除租赁合同、追究法律责任等。（四）收款风险防范1.风险评估定期对收款风险进行评估，识别潜在风险因素。如租户经营状况变化、信用风险等。2.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。如要求租户提供担保、增加租金支付频率等。四、内部控制监督与检查（一）内部审计1.审计计划制定年度内部审计计划，对房屋租赁与收款业务进行定期审计。2.审计内容审查租赁业务流程的合规性、合理性。检查收款记录的准确性、完整性。评估内部控制制度的执行情况。3.审计报告内部审计部门出具审计报告，提出审计意见和建议。相关部门根据审计报告进行整改落实。（二）日常监督1.部门自查房屋租赁部门和财务部门定期进行自查，发现问题及时整改。2.监督检查公司管理层定期对房屋租赁与收款业务进行监督检查。对发现问题的部门和个人进行问责。五、信息沟通与共享（一）内部沟通1.建立沟通机制明确各部门在房屋租赁与收款业务中的职责和沟通渠道。定期召开业务协调会议，及时解决工作中存在的问题。2.信息共享房屋租赁部门及时向财务部门提供租户信息、租金变动情况等。财务部门向房屋租赁部门反馈收款情况、财务分析等信息。（二）外部沟通1.与房东沟通保持与房东的良好沟通，及时了解房屋产权情况、租赁政策变化等。2.与租户沟通建立与租户沟通平台。及时处理租户投