请客报备制度规范

PAGE请客报备制度规范一、总则1.目的为了加强公司内部管理，规范员工请客行为，确保公司资源合理使用，维护公司正常工作秩序，特制定本制度规范。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则（1）合规性原则：请客行为必须符合国家法律法规以及公司的各项规章制度。（2）合理性原则：请客应基于合理的目的，避免不必要的宴请，确保资源使用合理。（3）审批原则：所有请客行为均需提前进行报备并获得相应审批。二、请客报备的适用场景1.商务宴请因业务往来需要，招待客户、合作伙伴等进行商务洽谈、合作签约等活动而举办的宴请。2.节日庆祝宴请在重要节日，如春节、中秋节等，为增进员工之间感情，促进团队凝聚力而组织的内部聚餐。3.员工生日宴请为庆祝员工生日，部门内或公司统一组织的小型聚餐活动。4.特殊贡献宴请对为公司做出突出贡献的员工进行表彰和感谢而举办的宴请。三、请客报备流程1.发起报备（1）请客人员需提前[X]个工作日填写《请客报备申请表》，详细说明请客事由、时间、地点、预计参与人数、预算金额等信息。（2）申请表需由请客人员所在部门负责人签字确认，表明对此次请客事项的知晓和初步审核意见。2.部门审核（1）部门负责人收到申请表后，应在[X]个工作日内进行审核。（2）审核内容包括请客事由是否合理、预算是否符合公司规定、时间是否与工作安排冲突等。（3）如审核通过，部门负责人在申请表上签字批准；如审核不通过，应注明原因并反馈给请客人员，请客人员需根据意见进行调整后重新提交申请。3.财务审核（1）申请表经部门负责人批准后，提交至财务部门。（2）财务人员在[X]个工作日内对预算金额进行审核，确认是否符合公司财务制度和相关费用标准。（3）如预算合理，财务人员在申请表上签字；如预算超支或不符合规定，财务人员应与请客人员沟通，要求其调整预算或重新说明费用合理性，直至审核通过。4.高层审批（1）对于预算金额超过[X]元或涉及重要客户、重大合作项目的请客，需提交公司高层领导进行审批。（2）高层领导应在[X]个工作日内做出审批决定，并在申请表上签字。5.备案存档（1）申请表经各级审核批准后，由行政部门进行备案存档，作为公司费用管理和请客行为规范的重要依据。（2）行政部门应建立请客报备档案，记录每次请客的详细信息，并定期进行整理和统计分析。四、请客预算标准1.商务宴请根据宴请对象的级别和重要性，以及预计接待规格，制定不同的预算标准。（1）接待一般客户，人均预算控制在[X]元以内。（2）接待重要客户或合作伙伴，人均预算可根据实际情况适当提高，但不得超过[X]元。2.节日庆祝宴请公司统一组织的节日聚餐，人均预算为[X]元。3.员工生日宴请部门内组织的员工生日聚餐，人均预算为[X]元。4.特殊贡献宴请根据贡献大小和公司实际情况，由公司高层领导确定预算标准，一般人均预算不超过[X]元。五、请客地点选择1.商务宴请优先选择公司附近或交通便利、环境适宜的餐厅，以方便商务活动的开展。（1）对于重要客户或合作伙伴，可选择具有一定档次和知名度的商务宴请场所。（2）具体地点由请客人员根据实际情况提出建议，经部门负责人和财务审核后确定。2.节日庆祝宴请可根据公司实际情况，选择合适的餐厅或活动场地。（1）如在公司内部举办，需提前做好场地布置和餐饮安排。（2）如在外部餐厅举办，应选择环境舒适、价格合理的场所。3.员工生日宴请可由部门自行决定在公司内部或周边合适的餐厅举办，以营造轻松愉快的氛围。4.特殊贡献宴请由公司统一安排，选择能够体现公司重视和感谢之情的宴请地点，确保宴请规格与贡献相匹配。六、请客费用报销1.报销凭证请客人员应在宴请结束后[X]个工作日内，将合法有效的发票、收据等报销凭证整理齐全，并填写《费用报销单》。报销凭证应包括：发票原件、消费清单、《请客报备申请表》审批件等。2.报销流程（1）请客人员将填写完整的《费用报销单》及报销凭证提交至所在部门负责人。（2）部门负责人对报销内容进行审核，确认无误后签字批准。（3）报销单及凭证提交至财务部门，财务人员按照公司财务制度进行审核和报销。（4）如报销金额与预算相符且审批手续齐全，财务部门在[X]个工作日内完成报销支付；如存在问题，财务人员应及时与请客人员沟通，要求其补充或更正相关信息。七、监督与违规处理1.监督机制（1）行政部门负责对请客报备制度的执行情况进行日常监督检查，定期对请客报备档案进行抽查，核实请客行为是否符合规定。（2）财务部门负责对请客费用的报销情况进行审核监督，确保费用支出合理合规。（3）公司鼓励全体员工对违反请客报备制度的行为进行监督举报，对于举报属实的给予一定奖励。2.违规处理（1）对于未按规定进行请客报备的行为，一经发现，责令请客人员立即补办报备手续，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（2）如请客行为违反法律法规或公司规章制度，给公司造成损失的，请客人员应承担相应的赔偿责任。（3）对于虚报、冒领请客费用等违规行为，除追回违规款项外，将给予请客人员严肃的纪律处分，情节严重的将依法追究法律责任。八