软件报备制度规范要求

PAGE软件报备制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司软件管理，规范软件报备流程，确保公司软件资产的安全、有效使用，保障公司业务的正常开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件使用、开发、采购、分发等相关活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：软件报备活动必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保公司运营活动合法合规。2.完整性原则：涵盖公司所有软件相关信息，包括软件名称、版本、来源、用途、使用人员等，保证报备信息全面准确。3.及时性原则：在软件投入使用、变更或其他相关事件发生后，应及时进行报备，确保信息的时效性。4.保密性原则：对于涉及公司商业机密、敏感信息的软件，在报备过程中要严格做好保密措施，防止信息泄露。二、报备范围（一）自行开发软件公司内部各部门或团队自主开发的各类软件，包括但不限于办公软件、业务系统、数据分析工具等。（二）外购软件通过购买方式获取的软件产品，如操作系统、办公软件套件、专业软件应用等。（三）合作开发软件与外部合作伙伴共同开发的软件项目，双方根据合作协议明确各自的权利和义务，并按照本制度进行报备。（四）开源软件使用开源协议的软件，在引入公司使用时需按照规定报备开源软件的相关信息及使用情况。（五）软件升级及变更已报备软件的版本升级、功能变更、配置调整等情况，均需及时报备。三、报备流程（一）需求提出1.对于自行开发软件，由业务部门根据工作需求提出软件开发申请，详细说明软件功能、性能要求、应用场景、预计使用人员及时间等信息。2.外购软件需求由使用部门或相关业务负责人发起，明确所需软件的名称、功能、预算等内容，经部门负责人审核后提交。3.合作开发软件需求由合作项目负责人提出，同时提供合作协议草案及双方职责分工等信息。4.开源软件引入需求由技术部门或相关使用部门提出，说明引入开源软件的目的、对现有系统的影响及潜在风险评估等。（二）初步审核1.需求提交后，由公司软件管理委员会（以下简称“管委会”）进行初步审核。管委会成员包括技术总监、财务总监、法务总监等相关人员。2.技术总监负责审核软件技术可行性、与现有系统的兼容性等技术方面内容；财务总监审核预算合理性；法务总监审查是否符合法律法规要求及潜在法律风险。3.管委会根据审核情况，对不符合要求的需求提出修改意见或驳回申请，并反馈给需求提出部门。（三）详细设计1.通过初步审核的软件项目，由需求提出部门或相关负责团队进行详细设计。2.详细设计应包括软件架构设计、功能模块设计、数据库设计、接口设计、安全设计等内容，并形成详细的设计文档。3.设计文档需提交管委会再次审核，确保设计方案符合公司整体技术架构、安全要求及业务目标。（四）报备准备1.在软件进入开发、采购或实施阶段前，由项目负责人负责准备报备资料。2.报备资料应包括但不限于：软件基本信息（名称、版本、开发商/供应商等）、功能说明、技术架构文档、安全评估报告、使用计划、预算明细、法律合规性说明等。3.对于开源软件，还需提供开源协议文本、开源代码使用情况说明等资料。（五）正式报备1.项目负责人将准备齐全的报备资料提交至公司软件管理部门。2.软件管理部门对报备资料进行形式审查，检查资料完整性、准确性及规范性。3.审查通过后，软件管理部门将报备信息录入公司软件管理系统，并按照规定流程进行流转审批。（六）审批流程1.软件报备审批流程分为部门审批和管委会终审两个环节。2.部门审批环节：由软件使用部门负责人、技术部门负责人、安全部门负责人等对报备信息进行审核，重点关注软件功能与业务需求匹配度、技术实现可行性、安全风险等方面。各部门审核通过后签字确认。3.管委会终审环节：管委会成员对经过部门审批的报备信息进行最终审核，综合考虑公司战略规划、资源配置、合规风险等因素，做出终审决定。4.对于重大软件项目或涉及关键业务的软件报备，必要时可组织专题会议进行讨论和决策。（七）报备记录与存档1.软件管理部门负责对每次软件报备过程进行记录，包括报备时间、报备人、审核意见、审批结果等信息。2.报备资料及相关记录应进行妥善存档，保存期限根据公司档案管理规定执行，以便后续查询、审计及追溯。四、软件使用管理（一）授权管理1.根据软件报备审批结果，由软件管理部门负责对软件使用进行授权。2.对于自行开发软件，明确使用人员范围及相应权限，如功能使用权限、数据访问权限等；外购软件根据购买合同及公司实际需求，授予使用人员合法的使用许可。3.软件使用授权应采用书面或电子形式记录，并定期进行核对和更新，确保授权的准确性和有效性。（二）使用培训1.对于新引入的软件，软件管理部门或相关负责团队应组织使用人员进行培训。2.培训内容包括软件功能介绍、操作流程、注意事项、安全要求等，以帮助使用人员熟悉软件并正确使用。3.培训可采用集中授课、在线学习、操作演示等多种方式进行，确保使用人员能够熟练掌握软件使用技能。（三）日常维护1.使用部门负责对所使用软件进行日常维护，及时反馈软件运行中出现的问题。2.技术部门根据反馈情况，对软件进行故障排除、性能优化、安全防护等维护工作，确保软件稳定运行。3.对于因业务发展或技术进步需要对软件进行升级或变更的情况，应按照本制度规定的报备流程进行操作。（四）安全管理1.所有软件使用过程中应严格遵守公司安全管理制度，保障软件及相关数据的安全。2.对于涉及敏感信息的软件，应采取加密、访问控制、数据备份等安全措施，防止信息泄露、篡改或丢失。3.定期对软件安全状况进行评估和检查，及时发现并整改安全隐患。五、软件变更管理（一）变更申请1.当软件需要进行变更时，由软件使用部门或相关负责人员提出变更申请，详细说明变更内容、变更原因、预计影响范围等。2.变更申请需提交至软件管理部门，并附上变更方案及相关技术文档。（二）变更审核1.软件管理部门收到变更申请后，组织技术、安全、业务等相关人员进行审核。2.审核内容包括变更的必要性、技术可行性、对现有业务及系统的影响、安全风险等方面。3.根据审核结果，决定是否批准变更申请。如变更申请涉及重大事项，需提交管委会审议。（三）变更实施1.经批准的变更申请由技术部门负责组织实施。2.变更实施过程中应严格按照变更方案进行操作，做好测试、备份等工作，确保变更顺利进行且不影响软件正常使用。3.变更实施完成后，需进行全面测试和验证，确认变更效果符合预期。（四）变更报备1.变更实施完成并通过测试验证后，由项目负责人及时向软件管理部门提交变更报备资料。2.变更报备资料应包括变更说明、测试报告、变更前后对比情况等内容。3.软件管理部门对变更报备资料进行审核，审核通过后更新软件管理系统中的相关信息。六、软件废弃管理（一）废弃申请1.当软件不再使用或已达到废弃条件时，由使用部门或相关负责人提出废弃申请，说明废弃原因及软件现状。2.废弃申请需提交至软件管理部门。（二）废弃审核1.软件管理部门收到废弃申请后，会同技术、财务、法务等部门进行审核。2.审核内容包括软件资产状况、未结清费用情况、法律合规性等方面。3.根据审核结果，决定是否批准废弃申请。（三）废弃处理1.经批准的废弃软件，由技术部门负责按照公司数据销毁及资产处置规定进行处理。2.对于涉及敏感信息的软件，应确保数据彻底销毁，防止信息泄露。3.废弃软件处理过程应进行记录，并提交软件管理部门存档。七、监督与检查（一）定期检查1.软件管理部门定期对公司软件使用情况进行检查，检查内容包括软件报备情况、使用授权情况、日常维护情况、安全管理情况等。2.检查可采用资料查阅、现场查看、系统查询等方式进行，形成检查报告并反馈给相关部门。（二）专项审计1.根据公司内部审计计划或特定需求，对软件项目进行专项审计。2.审计内容包括软件项目的立项、开发、采购、使用、变更、废弃等全流程合规性及效益情况。3.审计结果应形成审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应处罚。2.处罚措施