单位规范合同管理制度

PAGE单位规范合同管理制度一、总则（一）目的为加强本单位合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护单位合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等活动应严格遵守国家法律法规，符合行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则加强合同风险评估和防控，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、分析和应对，确保单位利益不受损失。4.统一管理原则合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。由单位指定的合同管理部门负责合同的审核、签订、履行、监督等工作，各业务部门负责合同的起草、谈判、执行等具体事宜。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门设立专门的合同管理部门，负责本单位合同的统一管理工作。合同管理部门应配备具有专业法律知识和合同管理经验的人员，确保合同管理工作的顺利开展。（二）合同管理部门职责1.制定和完善合同管理制度，明确合同管理流程和要求。2.负责合同文本的审核，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，提出修改意见和建议。3.参与合同的谈判和签订工作，对合同签订过程进行指导和监督，确保合同签订符合法律法规和单位利益。4.负责合同的编号、登记、归档等工作，建立合同管理台账，及时掌握合同签订、履行情况。5.监督合同的履行，定期检查合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。6.负责合同纠纷的处理，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼活动，维护单位合法权益。7.组织开展合同管理培训和宣传工作，提高单位员工的合同法律意识和风险防范能力。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同由业务部门负责起草，起草人应根据合同内容和要求，收集相关资料，进行充分的市场调研和分析，确保合同条款具有可行性和操作性。2.合同起草应使用规范的合同文本格式，明确合同双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。3.合同中涉及的专业术语、技术标准、质量要求等应符合国家法律法规和行业标准的规定，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（二）合同审核1.合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见。2.合同审核主要包括以下内容：合同主体资格审查：审查合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保合同对方具有签订和履行合同的能力。合同条款审查：审查合同条款是否合法、完整、准确，是否符合单位利益和风险防范要求。重点审查合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。合同风险审查：对合同履行过程中可能出现的风险进行评估和分析，提出风险防范措施和建议。合同文本格式审查：审查合同文本格式是否规范，是否符合国家法律法规和行业标准的要求。（三）合同审批1.合同审核通过后，应提交单位领导进行审批。审批流程按照单位内部的审批制度执行，一般合同由部门负责人、分管领导审批，重大合同或涉及金额较大的合同需经单位主要领导审批。2.单位领导应根据合同审核意见和单位实际情况，对合同进行审批。审批通过的合同，由单位领导签署同意意见；审批不通过的合同，应及时返回合同管理部门，并说明理由，由业务部门根据审批意见进行修改后重新提交审核和审批。（四）合同签订1.合同经单位领导审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用单位统一的合同专用章，并严格按照合同签订流程进行操作。2.签订合同前，业务部门应确保合同对方当事人已在合同上签字或盖章，并对合同签字盖章的真实性、有效性进行核实。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行编号、登记和归档，并将合同原件妥善保管。合同管理部门应建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应及时组织合同交底会议，向相关人员传达合同内容和要求，明确各部门在合同履行过程中的职责和义务。2.合同交底会议应包括以下内容：合同主要条款介绍：详细介绍合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，确保参会人员对合同内容有清晰的了解。各部门职责分工：明确各部门在合同履行过程中的职责和义务，如业务部门负责合同的执行和跟踪，财务部门负责资金收付和核算，质量部门负责产品质量监督等。合同履行计划：制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段和时间节点，确保合同履行工作有序进行。风险防范措施：分析合同履行过程中可能出现的风险，并提出相应的风险防范措施和建议。（二）合同执行1.各部门应按照合同约定和合同交底会议要求，认真履行合同义务，确保合同顺利执行。在合同履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款，应及时与合同对方当事人沟通协商，并按照合同变更程序进行处理。2.业务部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。合同履行台账应定期更新，并及时向合同管理部门报送。3.财务部门应按照合同约定和财务管理制度，及时办理合同款项的收付手续，并做好财务核算工作。在办理合同款项收付时，应严格审核相关凭证和手续，确保款项收付的真实性、合法性和准确性。（三）合同监督1.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。监督检查的内容包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况、违约责任承担情况等。2.合同管理部门在监督检查过程中，如发现合同履行存在问题或风险，应及时向业务部门发出整改通知，并跟踪整改情况。业务部门应按照整改通知要求，及时采取措施进行整改，确保合同顺利履行。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同管理部门应及时向单位领导汇报，并提出相应的解决方案和建议。单位领导应根据汇报情况，及时做出决策，采取有效措施加以解决。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化或合同双方协商一致，需要变更合同条款的，应按照以下程序进行：业务部门提出变更申请：业务部门应根据合同履行情况和实际需要，填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容和要求。合同管理部门审核：合同管理部门收到合同变更申请表后，应按照合同审核程序对变更内容进行审核，重点审查变更条款的合法性、合理性和对单位利益的影响。修改合同文本：经合同管理部门审核通过后，业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改，并重新提交合同管理部门进行审核。合同审批：合同文本修改后，应按照合同审批程序提交单位领导进行审批。审批通过的合同变更申请，由单位领导签署同意意见；审批不通过的合同变更申请，应及时返回业务部门，并说明理由，由业务部门根据审批意见进行修改后重新提交审核和审批。签订变更协议：合同变更申请经单位领导审批通过后，业务部门应与合同对方当事人签订合同变更协议，并按照合同签订程序进行操作。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更后，业务部门应及时将合同变更协议副本提交合同管理部门进行编号、登记和归档，并对合同履行台账进行更新。合同管理部门应建立合同变更管理台账，对合同变更情况进行详细记录。（二）合同解除1.合同履行过程中，如因不可抗力、合同目的无法实现、合同双方协商一致等原因，需要解除合同的，应按照以下程序进行：业务部门提出解除申请：业务部门应根据合同履行情况和实际需要，填写合同解除申请表，详细说明解除的原因、时间和要求。合同管理部门审核：合同管理部门收到合同解除申请表后，应按照合同审核程序对解除原因进行审核，重点审查解除合同是否符合法律法规和单位利益。通知合同对方当事人：经合同管理部门审核通过后，业务部门应及时通知合同对方当事人解除合同的决定，并要求对方在规定的时间内回复是否同意解除合同。协商解除事宜：如合同对方当事人同意解除合同，业务部门应与对方协商解除合同的具体事宜，包括合同解除的时间、方式、款项结算、违约责任承担等。协商达成一致意见后，应签订合同解除协议，并按照合同签订程序进行操作。合同解除协议应作为解除合同的依据，与原合同具有同等法律效力。办理相关手续：合同解除后，业务部门应及时办理相关手续，如退还合同标的物、结算款项、清理债权债务等。财务部门应按照合同解除协议和财务管理制度，及时办理款项收付手续，并做好财务核算工作。合同管理部门应建立合同解除管理台账，对合同解除情况进行详细记录。2.因不可抗力或合同目的无法实现等法定原因解除合同的，业务部门应及时收集相关证据，并按照法律法规的要求履行通知、证明等义务。合同解除后，业务部门应按照法律法规的规定和合同约定，妥善处理善后事宜，避免给单位造成损失。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的风险评估和审查，确保合同条款合法、完整、准确，避免因合同条款漏洞或歧义引发纠纷。2.严格按照合同约定和履行程序履行合同义务，加强合同履行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.加强与合同对方当事人的沟通和协调，及时了解对方的需求和意见，保持良好的合作关系，避免因沟通不畅或误解引发纠纷。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。合同管理部门应立即介入纠纷处理工作，组织相关人员进行分析和研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的具体情况和性质，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。在选择纠纷解决方式时，应充分考虑单位利益、纠纷解决成本、解决时间等因素，确保纠纷得到妥善解决。3.如选择协商解决纠纷，业务部门应与合同对方当事人进行友好协商，争取达成一致意见，解决纠纷。协商过程中，应注意保留相关证据和记录，以备后续可能的需要。4.如协商不成，可选择调解解决纠纷。调解可由合同管理部门组织，也可委托第三方调解机构进行。调解过程中，应遵循自愿、合法、公正的原则，充分听取双方意见，促使双方达成调解协议。5.如调解不成，可选择仲裁或诉讼解决纠纷。选择仲裁解决纠纷的，应按照合同约定或双方达成的仲裁协议，向约定的仲裁机构申请仲裁。选择诉讼解决纠纷的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合，提供充分的证据和资料，维护单位合法权益。6.合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果向合同管理部门报告，并将相关资料整理归档。合同管理部门应建立合同纠纷管理台账，对合同纠纷的发生、处理情况进行详细记录。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行编号、登记和归档。合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。2.合同档案应包括合同文本、合同变更协议、合同解除协议、合同交底会议记录、合同履行台账、合同纠纷处理记录等相关资料。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类整理，建立合同档案目录，便于查找和管理。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编号、编目等处理，电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和单位实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年。保管期限届满后，应按照档案管理规定进行鉴定和销毁。3.严格限制合同档案的查阅和借阅，未经单位领导批准，任何人不得擅自查阅或借阅合同档案。因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经单位领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应在规定的时间内归还合同档案，并不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。（四）档案销