2026年剧本杀运营公司财务印章使用管理制度

2026年剧本杀运营公司财务印章使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务印章使用与管理工作，明确财务印章使用权限、审批流程及保管责任，防范印章滥用、遗失、伪造等风险，保障公司资金安全、财务信息真实完整及经营活动合法合规，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国票据法》等相关法律法规及公司经营管理实际，结合剧本杀行业财务结算特性（含门店分散结算、活动收费票据开具、多渠道资金往来等），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有财务印章全流程管理工作，涵盖财务印章的刻制、启用、保管、使用、审批、交接、停用、注销及档案管理等环节；适用于公司所有财务印章，包括但不限于财务专用章、法人名章（财务用）、发票专用章、合同专用章（财务相关）、现金收讫章、银行付讫章等；适用于公司财务部门、各门店财务对接人员、印章保管人、印章使用人、审批人员及其他涉及财务印章管理的相关部门与员工，各相关方需严格遵照本制度执行。第三条核心定义（一）财务印章。指公司用于开展财务活动、确认财务权责的各类专用印章，是公司财务行为的重要凭证，直接关联公司资金安全与法律责任。（二）印章保管人。指经公司指定，负责财务印章日常保管、存放、使用登记及安全管控的专职人员，需签订《印章保管责任书》。（三）印章使用人。指因工作需要，按流程申请使用财务印章的公司员工，需对印章使用的真实性、合规性负责。（四）审批权限。指公司根据印章类型、使用场景及业务金额，明确的各级人员审批职责，分为常规审批、专项审批、管理层终审三个层级。（五）印章使用场景。包括但不限于：银行账户开立与注销、资金存取与划转、票据开具与背书、财务报表签章、合同协议签章、收费凭证签章、税务申报相关文件签章等。第四条基本原则（一）合法合规原则。严格遵守相关法律法规及财务制度，确保财务印章刻制、使用、管理全流程合法合规。（二）安全保密原则。将印章安全置于首位，强化保管、存放、使用各环节安全管控，严防印章遗失、被盗用、被伪造。（三）权责分离原则。实行“保管与使用分离、审批与操作分离”，关键财务印章（如财务专用章与法人名章）需由不同人员分别保管，形成相互制约。（四）审批管控原则。所有财务印章使用必须履行审批程序，未经审批严禁使用，确保印章使用有据可查、责任可追溯。（五）规范登记原则。建立完整的印章使用登记台账，详细记录使用日期、使用人、使用场景、业务内容、审批人、印章类型等信息，确保全程可追溯。（六）高效适配原则。结合行业财务结算特性，在规范管控的基础上优化审批流程，保障日常财务工作高效推进。（七）动态管控原则。对财务印章的使用状态、保管情况实行动态监控，及时处理印章使用过程中的异常问题，定期开展印章管理复盘。第二章组织架构与职责第五条组织架构公司建立“财务部门牵头统筹、印章保管人专项负责、各部门协同配合、法务部门合规审核、管理层审批决策、内部审计监督”的财务印章使用管理机制，形成分工明确、制约有效的管理体系，确保印章管理工作有序推进。第六条各部门及人员职责（一）财务部门。作为财务印章使用管理牵头部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订及解释，统筹财务印章全流程管理工作；2.提出财务印章刻制、启用、停用、注销的申请，经审批后组织实施；3.确定财务印章保管人，明确保管责任与工作标准；4.建立并管理财务印章使用登记台账及相关档案；5.制定财务印章使用审批流程，监督审批程序的执行；6.定期开展财务印章使用与保管情况检查，排查安全隐患；7.组织财务印章管理相关培训，提升印章保管人、使用人的规范意识与风险防控能力；8.协调处理财务印章使用过程中的各类问题，包括印章遗失、被盗用、使用纠纷等；9.负责财务印章的日常维护与保养，确保印章完好可用。（二）印章保管人。主要职责包括：1.严格遵守本制度要求，负责指定财务印章的日常保管、存放，确保印章安全；2.按审批流程核对相关资料，确认审批手续齐全后，方可提供印章使用服务；3.负责印章使用登记台账的实时更新，详细记录每一次印章使用信息，确保记录真实、完整、准确；4.妥善保管印章存放器具（如保险柜），严格控制存放环境的安全性，严禁随意放置印章；5.印章使用过程中全程在场监督，确保印章使用符合审批要求，严禁无审批使用、超范围使用；6.定期对保管的印章进行核查，确认印章完好，发现异常情况（如印章损坏、疑似被伪造）立即向财务部门负责人汇报；7.按规定流程办理印章交接手续，交接时需有监交人在场，详细核对印章信息并签署交接记录；8.严禁私自将印章转借他人、私自使用印章或为不符合审批要求的业务提供印章使用服务；9.配合财务部门、内部审计部门开展印章管理检查工作，提供相关登记台账与档案资料。（三）印章使用人。主要职责包括：1.严格按本制度及业务需求提交印章使用申请，确保申请信息真实、完整，相关业务资料齐全；2.配合印章保管人核对申请资料，按要求补充相关证明材料；3.印章使用过程中遵守操作规范，确保印章使用符合业务实际，严禁伪造业务场景滥用印章；4.在印章使用登记台账上签字确认，对使用行为负责；5.妥善保管使用印章后的业务凭证，及时归档；6.发现印章使用过程中的异常情况，立即向财务部门负责人汇报；7.严禁私自要求印章保管人违规使用印章，严禁私自复制、伪造财务印章。（四）各部门负责人。主要职责包括：1.审核本部门员工提交的财务印章使用申请，确认业务的真实性、合规性；2.引导本部门员工遵守财务印章使用管理制度，规范提交印章使用申请；3.配合财务部门开展印章管理检查工作，督促本部门员工整改违规问题；4.及时向财务部门反馈本部门在印章使用过程中发现的问题与需求。（五）法务部门。主要职责包括：1.审核财务印章刻制、启用、停用、注销等环节的合规性，确保符合相关法律法规要求；2.审核印章使用涉及的合同协议、法律文书等资料，防范法律风险；3.为财务印章管理过程中的法律问题提供咨询支持，指导处理印章相关的法律纠纷；4.参与印章管理专项检查，监督制度执行的合规性。（六）内部审计部门（如无专职审计则由财务部门牵头，管理层指定人员参与）。主要职责包括：1.定期对财务印章使用与管理情况开展审计监督，核查印章使用的合规性、登记台账的真实性；2.排查印章管理过程中的风险点，提出风险防控建议；3.对审计中发现的违规行为，向管理层汇报并提出处理建议；4.监督违规问题的整改落实情况。（七）公司管理层。主要职责包括：1.审批本制度、财务印章刻制、启用、停用、注销申请及重大印章使用事项；2.审批财务印章保管人的任命与变更；3.保障财务印章管理工作所需资源（人员、资金、安全设施等）的投入；4.监督各部门财务印章管理工作的落实情况，协调解决重大管理问题；5.审批印章管理过程中重大违规行为的处理方案。第三章财务印章全流程管理第七条印章刻制与启用管理（一）刻制申请。因业务发展需要新增财务印章时，由财务部门提交《财务印章刻制申请表》，注明印章名称、类型、用途、使用范围等信息，经财务部门负责人审核、法务部门合规审核、管理层审批后，方可开展刻制工作。（二）刻制规范。财务印章必须由具备合法资质的正规刻章机构刻制，刻制信息需符合相关法律法规要求，确保印章的合法性、唯一性；刻制完成后，财务部门需核对印章信息（如公司名称、印章类型、防伪标识等），确认无误后留存刻章机构资质证明及印章备案资料。（三）启用登记。新增财务印章刻制完成后，财务部门需办理启用手续：1.填写《财务印章启用登记表》，详细记录印章名称、刻制日期、启用日期、保管人、存放位置、使用范围等信息；2.组织保管人签订《印章保管责任书》，明确保管责任；3.对启用的印章进行编号登记，建立印章管理档案；4.向相关部门及人员发布印章启用通知，明确启用时间、使用规范及对接人。（四）禁止条款。严禁任何部门或个人未经审批私自刻制财务印章；严禁刻制与公司正式财务印章信息不符的印章；严禁委托无合法资质的机构或个人刻制财务印章。第八条印章保管与存放管理（一）保管分工。实行“专人保管、权责明确”的保管机制：1.财务专用章由财务部门指定专人保管；2.法人名章（财务用）由非财务专用章保管人的其他财务人员保管；3.发票专用章由负责发票管理的财务人员保管；4.其他财务印章按业务分工由相应专职人员保管；关键财务印章（财务专用章、法人名章）必须分开保管，严禁同一人同时保管两枚及以上关键印章。（二）存放规范。1.财务印章需存放于公司指定的安全存放设施（如带密码锁的保险柜）中，存放地点需具备防火、防盗、防潮、防磁等安全条件，严禁随意放置在办公桌、抽屉等易被接触的位置；2.保险柜密码由保管人专人设置与保管，严禁向他人泄露密码；钥匙需随身携带或妥善保管，严禁随意放置或转借他人；3.每日下班前，保管人需检查印章是否妥善存放于保险柜中，确认保险柜锁闭完好；4.节假日期间，需将财务印章移交指定值班人员保管，办理交接手续并记录，确保节假日印章安全。（三）保管核查。保管人每日上班后需核对所保管的印章，确认印章完好、数量准确；财务部门每周开展一次保管情况抽查，每月开展一次全面核查，核查结果记录于《财务印章保管核查表》，确保印章保管安全。（四）保管人变更。因工作调动、离职等原因需变更印章保管人的，需办理印章交接手续：1.由财务部门负责人组织监交，原保管人、新保管人共同参与；2.核对印章信息、使用登记台账、相关档案资料，确认无误后填写《财务印章交接记录表》，注明交接日期、印章名称、数量、存放位置、台账份数等信息；3.原保管人、新保管人、监交人共同签字确认；4.新保管人签订《印章保管责任书》，明确保管责任；5.财务部门及时更新印章管理档案中的保管人信息，并通知相关部门。第九条印章使用与审批管理（一）使用申请。印章使用人需根据业务需求，提前填写《财务印章使用申请表》，注明使用人、部门、印章类型、使用场景、业务内容、业务金额（如有）、相关业务凭证编号等信息，附上完整的业务资料（如合同协议、票据、报表、申请文件等），经部门负责人审核后，提交财务部门审批。（二）审批流程。根据印章类型及业务重要性，实行分级审批：1.常规业务使用（如日常费用报销签章、小额发票开具签章等）：由部门负责人审核、财务部门主管审批后，方可使用；2.重要业务使用（如大额资金划转、银行账户变更、重大合同签章等）：由部门负责人审核、财务部门负责人审批、管理层终审后，方可使用；3.特殊业务使用（如应急资金支付、法律文书签章等）：经财务部门负责人审核、法务部门合规审核、管理层终审后，方可使用；情况紧急的，可先口头请示管理层同意后临时使用，但需在2个工作日内补齐书面审批手续。（三）使用规范。1.印章使用需由保管人全程在场监督，使用人按审批要求在指定业务资料上签章，确保印章清晰、准确，位置规范，严禁在空白凭证、空白合同、空白纸张上加盖财务印章；2.同一业务涉及多枚印章使用的，需按顺序依次办理审批与签章手续，每枚印章的使用均需单独登记；3.门店财务对接人员需使用财务印章的，需按流程提交申请，经审批后到公司总部财务部门办理使用手续，或由财务部门指定专人携带印章到门店现场办理（需有监交人陪同），严禁门店自行保管或使用公司财务印章；4.印章使用完成后，保管人需核对业务资料与审批信息的一致性，确认无误后，在《财务印章使用登记台账》上详细记录相关信息，使用人签字确认。（四）登记要求。《财务印章使用登记台账》需包含以下核心信息：使用日期、使用人、部门、印章类型、使用场景、业务内容、业务金额、相关凭证编号、审批人、保管人、备注（如异常情况说明）等；台账记录需清晰、准确、完整，严禁涂改、遗漏；电子台账与纸质台账同步更新，电子台账存储于公司指定服务器，纸质台账由保管人妥善保管。（五）特殊情况处理。1.异地使用印章：因业务需要在异地使用财务印章的，需提交专项使用申请，经财务部门负责人审核、管理层审批后，由两名及以上公司员工（其中一名为财务人员）共同携带印章前往异地，使用过程全程监督，使用完成后立即返回公司，办理印章归还与登记手续；2.应急使用印章：发生突发事件（如紧急资金救援、重大合同紧急签章等）需应急使用印章的，可先口头请示财务部门负责人及管理层同意，由保管人监督使用，使用人需在使用后2个工作日内补齐《财务印章使用申请表》及相关审批手续，保管人在台账中注明“应急使用”及补手续情况。第十条印章停用与注销管理（一）停用情形。出现以下情况时，财务部门需及时办理财务印章停用手续：1.印章因磨损、变形、信息变更（如公司名称变更）等原因无法正常使用的；2.公司业务调整，相关财务印章不再需要使用的；3.印章保管人离职、调动，未完成交接前临时停用的；4.发现印章存在安全隐患（如疑似被伪造、存在被盗用风险）的。（二）停用流程。1.财务部门提交《财务印章停用申请表》，注明印章名称、停用原因、停用日期等信息，经财务部门负责人审核、管理层审批后，启动停用程序；2.通知相关部门及人员印章停用信息，避免误用；3.由保管人将停用印章移交财务部门指定人员保管，办理交接手续，填写《财务印章停用交接记录表》；4.对停用印章进行封存处理，封存标识需清晰注明印章名称、停用日期，封存后存放于安全设施中。（三）注销流程。停用印章需永久注销的，财务部门提交《财务印章注销申请表》，经财务部门负责人审核、法务部门合规审核、管理层审批后，按以下规范处理：1.由财务部门、法务部门、内部审计部门共同监督，对注销印章进行销毁处理（如熔毁、粉碎等），确保印章无法再使用；2.销毁过程详细记录于《财务印章注销销毁记录表》，注明销毁日期、地点、参与人员、销毁方式等信息，参与人员共同签字确认；3.向相关部门（如税务、银行）报备印章注销信息，更新相关备案资料；4.将印章注销相关资料（申请表、销毁记录表、报备凭证等）纳入印章管理档案留存。（四）档案留存。停用、注销印章的相关资料（申请表、交接记录、销毁记录、报备凭证等）需完整留存，保管期限至少为5年，确保可追溯。第十一条印章遗失与损坏处理（一）遗失处理。1.印章保管人发现财务印章遗失后，需立即向财务部门负责人及管理层汇报，同时采取应急措施（如通知相关银行、税务部门暂停相关业务、发布印章遗失声明等），防范资金风险与法律风险；2.财务部门组织核查遗失原因，明确责任；3.按相关法律法规要求，向公安机关报案（如需），并办理印章遗失备案手续；4.根据核查结果，提交《财务印章遗失处理及重新刻制申请表》，经管理层审批后，重新刻制印章并办理启用手续；5.对遗失印章的相关情况、处理过程、责任追究结果等进行详细记录，纳入印章管理档案。（二）损坏处理。1.印章因意外损坏无法正常使用的，保管人需立即向财务部门负责人汇报，提交《财务印章损坏情况说明》；2.财务部门核查损坏原因，确认无法修复的，按印章停用、注销流程处理；3.如需重新刻制，按刻制流程办理；4.对损坏印章的处理过程进行记录，纳入印章管理档案。第四章印章档案与监督检查第十二条印章档案管理（一）档案内容。财务印章管理档案需完整留存以下资料：《财务印章刻制申请表》《财务印章启用登记表》《印章保管责任书》《财务印章使用登记台账》《财务印章保管核查表》《财务印章交接记录表》《财务印章停用申请表》《财务印章注销申请表》《财务印章注销销毁记录表》、印章遗失/损坏处理记录、刻章机构资质证明、印章备案资料、相关审批文件、培训记录、检查记录等。（二）归档规范。财务部门负责印章档案的日常整理与归档，实行电子化与纸质化双重管理；日常管理资料每月归档一次，刻制、启用、停用、注销等专项资料及时归档；电子档案存储于公司指定服务器，设置访问权限，确保信息安全；纸质档案存入专用档案柜，分类编号，明确保管责任人，确保检索便捷。（三）保管与查阅。1.档案保管期限：常规印章管理档案保管期限至少为5年，涉及重大业务、法律纠纷的印章档案需永久保管；2.查阅权限：各部门因工作需要查阅印章档案的，需提交《档案查阅申请》，经财务部门负责人审批后，在专人陪同下查阅，严禁私自复制、摘抄或篡改档案资料；3.外部查阅：外部单位（如税务、银行、司法机关）需查阅印章档案的，需提供合法证明文件，经管理层审批后，在财务部门、法务部门人员陪同下查阅。第十三条监督检查机制（一）日常监督。1.财务部门负责人每日对印章使用登记台账进行抽查，核查登记信息的完整性、准确性，检查审批手续是否齐全；2.印章保管人每日对印章保管情况进行自查，确保印章安全；3.财务部门主管每周对印章使用与保管情况开展现场检查，排查安全隐患。（二）专项检查。内部审计部门每季度组织一次财务印章管理专项检查，联合财务部门、法务部门开展，重点核查以下内容：1.印章刻制、启用、停用、注销流程的合规性；2.印章保管的安全性，是否符合存放规范；3.印章使用审批流程的执行情况，是否存在无审批使用、超范围使用等违规行为；4.印章使用登记台账的真实性、完整性；5.印章档案管理的规范性；6.印章保管人、使用人的责任履行情况。专项检查完成后，形成《财务印章管理专项检查报告》，上报管理层，明确存在的问题、整改建议及责任人员。（三）违规预警。对监督检查中发现的违规行为或安全隐患，财务部门需立即下达《整改通知书》，明确整改责任、整改时限，跟踪整改落实情况；对可能引发重大资金风险或法律风险的，立即启动应急措施，上报管理层。（四）举报机制。建立财务印章违规使用举报机制，鼓励员工对无审批使用、滥用、盗用、伪造财务印章等违规行为进行举报；财务部门、内部审计部门对举报线索及时核查，严肃处理违规人员，并为举报人保密；对举报属实的，给予举报人适当奖励。第五章培训考核与奖惩第十四条培训管理（一）培训内容。包括本制度、财务印章使用规范、审批流程、安全保管要求、风险防控要点、相关法律法规（如《会计法》《票据法》）、应急处理流程（如印章遗失、被盗用处理）等，结合实际案例开展实操培训。（二）培训频率与方式。1.新员工入职培训：涉及财务工作的新员工必须参加财务印章管理专项培训，考核合格后方可上岗；2.专项培训：印章保管人、使用人上岗前需参加专项培训，签订《印章管理规范承诺书》；3.定期培训：每季度开展一次全员财务印章管理规范培训，强化全员规范意识；4.应急培训：每年组织一次印章遗失、被盗用等应急场景处置演练，提升应急响应能力。培训方式采用线下讲解、案例分析、实操演练、线上课程等多种形式。第十五条考核机制将财务印章管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核，核心考核指标包括：1.印章保管人考核：印章保管安全性、使用登记准确性、审批流程执行严格性、应急处理及时性、档案管理规范性；2.印章使用人考核：申请资料真实性、审批流程遵守情况、无违规使用记录；3.财务部门考核：印章管理流程合规性、监督检查到位率、问题整改跟踪率；4.各部门考核：本部门员工印章使用规范执行率、违规使用发生率。第十六条奖惩措施（一）奖励。对在财务印章管理工作中表现突出的部门及个人，给予表彰和物质奖励：1.年度优秀印章保管人：严格遵守保管规范，全年无印章安全隐患、无违规使用记录，台账记录完整准确的，奖励XX元；2.