2026年剧本杀运营公司档案资料分类管理制度

2026年剧本杀运营公司档案资料分类管理制度第一章总则第一条为规范剧本杀运营公司（以下简称“公司”）档案资料的分类、收集、整理、保管、利用及销毁等全流程管理工作，建立“分类清晰、管理规范、安全可控、便捷利用”的档案管理体系，保障档案资料的真实性、完整性与安全性，为公司运营决策、合规经营、品牌建设提供数据支撑，防范档案丢失、泄露、损毁等风险，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国著作权法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性，制定本制度。第二条本制度所称档案资料，是指公司在经营管理过程中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、电子数据、音频视频、实物等不同形式的记录，涵盖行政、人事、财务、运营、剧本、营销、法务、工程等全业务领域。第三条本制度适用于公司所有部门、各门店及全体员工，覆盖档案资料从形成、分类、收集、整理、保管、利用、移交到销毁的全生命周期管理。第四条档案资料管理工作遵循“统一领导、分级负责、分类归档、安全保密、便捷利用”的核心原则，坚持“谁形成、谁负责，谁管理、谁把关”的工作导向，确保档案资料管理全流程规范有序。第五条核心目标：建立健全档案资料分类管理体系，明确分类标准与操作规范；实现档案资料归档率100%、完整率100%、安全事故发生率为0；保障档案资料便捷查询与有效利用；规范档案资料销毁流程，防范合规风险；保护公司核心档案资产（如剧本版权档案、商业秘密档案等），维护公司合法权益。第六条公司明确档案资料管理的归口管理部门为行政部，负责统筹档案资料的分类规划、制度制定、监督检查及集中保管工作。各部门及门店具体职责如下：（一）行政部：作为核心管理部门，负责制定档案资料分类标准、归档范围及管理流程；配备专职/兼职档案管理员，负责公司级核心档案的集中保管与管理；指导各部门开展档案收集、整理、归档工作；建立档案管理台账与电子检索系统；组织档案资料的鉴定、移交与销毁工作；负责档案库房的日常管理与安全保障；（二）各门店：门店负责人为所在门店档案资料管理第一责任人，安排专人（或兼职）负责门店运营过程中形成的档案资料（如顾客登记记录、门店活动记录、设备维护记录等）的收集、整理、初步归档与保管；按要求向行政部移交需公司集中保管的档案资料；配合行政部开展档案检查与整改工作；（三）剧本部（或内容组）：负责剧本相关档案资料（如剧本原件、改编资料、版权证明、作者授权协议、剧本审核记录等）的收集、整理、初步归档；配合行政部完成剧本档案的分类归档与集中保管；负责剧本档案的版权保护与保密管理；（四）人事部：负责人事相关档案资料（如员工入职资料、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核记录、培训记录、离职资料等）的收集、整理、归档与保管；按规定移交离职员工档案；严格遵守人事档案管理相关法规，保障员工隐私安全；（五）财务部：负责财务相关档案资料（如会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、审计报告、采购合同、费用报销凭证等）的收集、整理、归档与保管；严格遵守会计档案管理规定，保障财务档案合规性；按要求向行政部移交需长期保管的财务档案；（六）营销部：负责营销相关档案资料（如品牌定位规划、推广策划方案、活动执行记录、推广物料、合作协议（媒体、KOL、异业伙伴等）、推广效果监测报告等）的收集、整理、初步归档，并按要求向行政部移交归档；（七）法务部：负责法务相关档案资料（如合同文本、法律意见书、诉讼仲裁资料、合规审核记录、知识产权登记证明、行政处罚/奖励资料等）的收集、整理、归档与保管；协助行政部审核档案管理过程中的合规风险；（八）工程部（或后勤保障部）：负责工程相关档案资料（如门店装修设计方案、施工图纸、验收报告、设备采购合同、设备说明书、维护保养记录等）的收集、整理、初步归档，并按要求向行政部移交归档；（九）其他部门：负责本部门业务开展过程中形成的档案资料的收集、整理、初步归档与保管；按规定向行政部移交需公司集中保管的档案资料；配合行政部开展档案管理相关工作；（十）全体员工：严格遵守本制度规定，及时收集、整理本职工作中形成的档案资料；按要求向本部门档案管理员或行政部移交相关档案；借阅档案需遵守借阅规范，妥善保管借阅档案，及时归还；发现档案资料丢失、泄露、损毁等情况时，立即上报相关部门。第二章档案资料分类标准第七条档案资料分类遵循“大类分级、子类细化、编码唯一、便于检索”的原则，按业务领域划分为八大类，每大类下细分若干子类，各类档案均对应唯一分类编码，确保分类清晰、不重复、不遗漏。第八条一级分类及编码标准（共八大类）：（一）行政类档案（编码：XZ）：指公司行政管理过程中形成的各类档案资料；（二）人事类档案（编码：RS）：指公司人力资源管理过程中形成的各类档案资料；（三）财务类档案（编码：CW）：指公司财务管理过程中形成的各类档案资料；（四）运营类档案（编码：YY）：指公司及各门店运营过程中形成的各类档案资料；（五）剧本类档案（编码：JB）：指公司剧本采购、改编、原创、版权管理过程中形成的各类档案资料（剧本杀行业特色档案）；（六）营销类档案（编码：YX）：指公司品牌建设与市场推广过程中形成的各类档案资料；（七）法务类档案（编码：FW）：指公司法律事务管理过程中形成的各类档案资料；（八）工程类档案（编码：GC）：指公司门店装修、设备安装、工程改造过程中形成的各类档案资料。第九条二级分类及涵盖范围（按一级分类细化）：（一）行政类档案（XZ）：公司资质类（XZ-01）：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业经营许可等资质证书及变更资料；会议纪要类（XZ-02）：股东会、董事会、总经理办公会、部门例会等各类会议的会议通知、会议纪要、决议文件；规章制度类（XZ-03）：公司各项管理制度、流程文件、规范标准及修订、废止记录；公文信函类（XZ-04）：对外发送的函件、请示、报告，接收的各类公文、通知、函件及回复记录；后勤保障类（XZ-05）：办公用品采购与领用记录、固定资产台账、车辆管理记录、档案库房管理记录等；其他行政类（XZ-06）：不属于上述子类的其他行政档案资料。（二）人事类档案（RS）：员工基础档案类（RS-01）：员工入职登记表、身份证复印件、学历学位证书、职业资格证书、背景调查资料等；合同协议类（RS-02）：劳动合同、保密协议、竞业限制协议、培训协议等各类人事相关协议及变更、解除记录；薪酬绩效类（RS-03）：薪酬核算记录、工资发放凭证、绩效考核表、奖惩记录等；培训发展类（RS-04）：培训计划、培训课件、培训签到表、培训评估记录等；离职档案类（RS-05）：离职申请、离职面谈记录、工作交接清单、离职证明等；其他人事类（RS-06）：不属于上述子类的其他人事档案资料。（三）财务类档案（CW）：会计凭证类（CW-01）：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；会计账簿类（CW-02）：总账、明细账、日记账、其他辅助账簿等；财务报表类（CW-03）：月度、季度、年度财务报表及附注、财务分析报告等；税务管理类（CW-04）：税务登记证、纳税申报表、完税凭证、发票管理记录、税务筹划资料等；审计评估类（CW-05）：内部审计报告、外部审计报告、资产评估报告等；财务合同类（CW-06）：采购合同、销售合同、借款合同、担保合同等涉及财务收支的合同协议；其他财务类（CW-07）：不属于上述子类的其他财务档案资料。（四）运营类档案（YY）：门店运营类（YY-01）：门店日常运营记录、顾客登记记录、预约记录、服务评价记录、门店卫生检查记录等；活动运营类（YY-02）：门店主题活动策划方案、执行记录、参与人员名单、活动总结报告等；设备运营类（YY-03）：门店设备（空调、音响、灯光、打印机等）采购合同、说明书、维护保养记录、维修记录等；客服管理类（YY-04）：顾客投诉、咨询记录及处理结果反馈记录、会员管理资料等；其他运营类（YY-05）：不属于上述子类的其他运营档案资料。（五）剧本类档案（JB）：剧本基础资料类（JB-01）：剧本原件（纸质版/电子版）、剧本简介、人物设定、剧情大纲等；版权管理类（JB-02）：剧本版权登记证书、著作权授权协议、作者身份证明、版权转让协议等；剧本审核类（JB-03）：剧本采购审核表、改编审核记录、内容合规审核记录等；剧本使用类（JB-04）：剧本使用登记记录、损坏/丢失赔偿记录、更新迭代记录等；其他剧本类（JB-05）：不属于上述子类的其他剧本档案资料。（六）营销类档案（YX）：品牌规划类（YX-01）：品牌定位规划方案、品牌视觉识别系统（VI）规范、品牌传播口号等；推广策划类（YX-02）：年度/季度推广计划、营销活动策划方案、推广物料（海报、视频脚本、文案等）；合作推广类（YX-03）：与媒体、KOL、异业伙伴等签订的合作协议、推广执行记录、费用结算资料等；效果监测类（YX-04）：推广效果监测报告、用户调研数据、品牌知名度提升分析报告等；其他营销类（YX-05）：不属于上述子类的其他营销档案资料。（七）法务类档案（FW）：合同管理类（FW-01）：各类业务合同的原件、审核记录、变更协议、终止协议等；诉讼仲裁类（FW-02）：起诉状、答辩状、证据材料、判决书、仲裁裁决书等诉讼/仲裁相关资料；知识产权类（FW-03）：商标注册证、专利证书、著作权登记证书及相关维权资料；合规管理类（FW-04）：合规审核记录、法律风险评估报告、行政处罚/奖励资料、安全生产相关资料等；其他法务类（FW-05）：不属于上述子类的其他法务档案资料。（八）工程类档案（GC）：装修设计类（GC-01）：门店装修设计方案、效果图、施工图纸等；工程施工类（GC-02）：施工合同、施工日志、材料采购记录、隐蔽工程验收记录等；验收结算类（GC-03）：工程竣工验收报告、结算报告、审计报告等；维修改造类（GC-04）：门店维修改造方案、施工记录、验收记录等；其他工程类（GC-05）：不属于上述子类的其他工程档案资料。第十条档案编码规则：档案编码由“一级分类编码-二级分类编码-年份-顺序号”组成，示例：行政类会议纪要档案，2026年第5份，编码为“XZ-02-2026-005”；电子档案在编码后添加“-DZ”标识，示例：“XZ-02-2026-005-DZ”。第三章档案资料收集与整理第一节收集管理第十一条收集责任：各部门及门店档案管理员（或兼职人员）为档案资料收集第一责任人，负责及时收集本部门/门店在业务开展过程中形成的各类档案资料，确保收集及时、完整、无遗漏。第十二条收集范围：凡涉及公司经营管理、业务开展、权益保障的各类资料均需纳入收集范围，包括但不限于：上级单位下发的公文、公司对外发送的各类文件、会议纪要、规章制度、合同协议、资质证书、会计凭证、员工档案、剧本资料、推广物料、工程图纸、验收报告、顾客记录、设备资料等。第十三条收集时限：（一）日常性档案资料（如会议纪要、公文函件、门店运营记录等）：形成后3个工作日内完成收集；（二）周期性档案资料（如月度财务报表、月度推广效果报告等）：周期结束后5个工作日内完成收集；（三）专项档案资料（如剧本采购资料、工程验收资料、营销活动资料等）：专项工作结束后10个工作日内完成收集；（四）临时性档案资料（如突发事项处理记录、应急处置资料等）：事项处理完毕后3个工作日内完成收集。第十四条收集要求：收集的档案资料需真实、完整、清晰，无涂改、损毁、缺页等情况；电子档案需确保格式规范、内容完整、可正常读取；涉及签字、盖章的资料需确保签字齐全、盖章清晰。第二节整理规范第十五条整理责任：各部门及门店档案管理员（或兼职人员）负责对收集的档案资料进行初步整理，行政部档案管理员负责对公司级集中保管的档案资料进行最终整理与规范。第十六条整理流程：（一）分类排序：按本制度第二章规定的分类标准对档案资料进行分类，同一子类的档案资料按形成时间先后顺序排序；（二）编号标识：按档案编码规则为每份档案编制唯一编码，在档案资料首页右上角标注编码；电子档案需按编码规则命名并建立分类文件夹；（三）装订成册：纸质档案资料需去除金属装订物，按顺序整理整齐，采用左侧装订方式装订成册；装订前需检查页面是否完整，缺页的需及时补充，破损的需进行修补；（四）编制目录：每册纸质档案需编制档案目录，目录内容包括档案编码、档案名称、形成时间、页数、保管期限等；电子档案需建立电子目录，便于检索查询；（五）封装归档：装订成册的纸质档案需装入档案盒，档案盒外标注档案大类、子类、编码、形成年份、保管期限等信息；电子档案需存储至指定服务器或存储设备，做好备份。第十七条特殊档案整理：（一）剧本类档案：纸质剧本原件需单独装订，标注剧本名称、作者、版权归属、使用门店等信息；电子剧本需加密存储，设置访问权限；版权证明、授权协议等资料与剧本原件一并归档；（二）音频视频档案：需存储为通用格式，标注档案名称、形成时间、形成地点、内容简介等信息；定期检查存储设备，确保音频视频文件可正常播放；（三）实物档案（如奖杯、证书、合同原件等）：需单独存放于专用实物档案柜，标注档案名称、形成时间、相关业务领域等信息，建立实物档案台账；（四）保密档案：需在档案首页标注“保密”字样，单独分类存放，设置严格的访问权限。第四章档案资料保管与利用第一节保管管理第十八条保管场所要求：（一）公司设立专门的档案库房，由行政部档案管理员负责日常管理；档案库房需具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温、防泄密等“八防”措施，配备灭火器、除湿机、温湿度计、防虫药剂等设备；（二）档案库房温湿度需控制在标准范围（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），档案管理员每日记录温湿度，及时调整设备运行状态；（三）各门店存放的临时档案需设置专用档案柜，存放区域需干燥、通风、安全，远离热源、污染源及易燃易爆物品；（四）电子档案需存储至公司专用服务器，配备防火墙、杀毒软件等安全防护设备，定期进行数据备份（至少每月备份1次），备份数据需异地存放，确保数据安全。第十九条保管期限：根据档案资料的价值的重要程度，将档案保管期限划分为永久保管、长期保管（15-50年）、短期保管（1-15年）三类，具体保管期限标准如下：（一）永久保管档案：公司资质证书、章程、股东会/董事会决议、重大合同协议、核心知识产权档案、剧本版权档案、永久保存的会计档案（如年度财务报表、审计报告等）、重要人事档案等；（二）长期保管档案：一般业务合同协议、月度/季度财务报表、营销推广方案、工程档案、运营记录、员工在职档案等，保管期限为15-50年；（三）短期保管档案：日常办公文件、临时活动记录、门店日常运营台账、普通员工离职档案（保管期限5年）、短期合同协议等，保管期限为1-15年。第二十条保管日常管理：（一）档案管理员需建立《档案管理台账》，详细记录档案编码、名称、类别、形成时间、保管期限、存放位置、借阅情况等信息，确保档案可追溯；（二）档案管理员每月对档案库房进行1次全面检查，检查档案是否完好、存放是否规范、温湿度是否达标、安全设备是否正常运行，发现问题及时整改；（三）电子档案管理员需定期检查电子档案存储设备，更新杀毒软件，防范病毒感染与数据泄露；每季度对电子档案进行1次完整性检查，确保文件可正常读取；（四）严禁任何人擅自涂改、抽取、损毁、丢弃档案资料；严禁在档案库房内吸烟、存放易燃易爆物品、饮食或开展其他与档案管理无关的活动。第二节利用管理第二十一条利用原则：档案资料利用需遵循“按需利用、严格审批、保密为先”的原则，确保档案资料安全，不泄露公司商业秘密与核心信息。第二十二条利用范围：公司内部员工因工作需要可申请利用相关档案资料；外部单位（如政府部门、司法机关、合作单位等）需利用档案资料的，需提供有效证明文件并经公司管理层审批同意。第二十三条利用流程：（一）内部借阅：1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编码、借阅用途、借阅期限，经部门负责人签字审批；2.保密档案需额外经行政部负责人及分管副总经理审批；3.档案管理员审核申请表无误后，调取档案资料，与借阅人共同核对档案完整性，办理借阅登记手续；4.借阅人领取档案后，需妥善保管，不得转借他人、涂改、损毁或用于非工作用途；5.借阅期限一般不超过7个工作日，确需延长的，需提前1个工作日向档案管理员申请，经审批后可延长，延长期限不超过7个工作日；6.借阅人需按时归还档案，档案管理员核对档案完整性后，办理归还登记手续；（二）内部查阅：查阅人需在档案库房指定区域查阅档案，不得将档案带出库房；查阅时需保持档案整洁，不得勾画、批注；查阅完毕后，档案管理员核对档案无误后，办理查阅登记手续；（三）外部利用：外部单位申请利用档案时，需提交加盖单位公章的申请函、经办人身份证明及相关证明文件；行政部审核后报公司管理层审批；审批同意后，由档案管理员提供档案复印件（加盖公司公章），原件一般不对外提供；档案管理员需记录外部利用情况，留存相关申请资料。第二十四条利用规范：（一）借阅的档案资料需妥善保管，避免潮湿、污染、破损；电子档案借阅需严格遵守保密规定，不得拷贝、传播或用于非工作用途；（二）严禁擅自复制、摘抄保密档案资料；确需复制的，需经行政部负责人审批，复制后需妥善保管复制件，使用完毕后及时销毁；（三）档案管理员需建立《档案利用登记台账》，详细记录利用人、利用档案信息、利用用途、利用时间、归还时间等信息，确保利用过程可追溯。第五章档案资料移交与销毁第一节移交管理第二十五条移交场景：（一）部门移交：各部门形成的需公司集中保管的档案资料，需在初步整理完毕后10个工作日内移交至行政部；（二）门店移交：各门店形成的需公司长期保管的档案资料（如门店装修档案、重要合同协议等），需每半年向行政部移交1次；（三）人员移交：档案管理员离职、调岗时，需将负责的档案资料、管理台账、电子档案等全部移交给接任人员，办理移交手续，确保档案管理工作连续；（四）外部移交：根据法律法规要求或政府部门、司法机关指令，需向外部移交档案资料的，按相关规定办理移交手续。第二十六条移交流程：（一）移交人整理需移交的档案资料，编制《档案移交清单》，清单内容包括档案编码、名称、类别、数量、形成时间、保管期限等；（二）移交人与接收人共同核对档案资料的完整性、准确性，核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认；（三）行政部接收档案后，及时更新《档案管理台账》，将档案资料按分类标准归档存放；（四）《档案移交清单》一式两份，移交人与接收人各留存一份，作为档案移交的凭证。第二节销毁管理第二十七条销毁条件：档案资料达到规定保管期限，且经鉴定无继续保存价值的，可按规定流程销毁；涉及公司商业秘密、核心权益的档案资料，即使达到保管期限，需经公司管理层审批后再决定是否销毁。第二十八条销毁流程：（一）鉴定审核：行政部每年度组织各部门开展档案鉴定工作，对达到保管期限的档案进行审核，编制《档案销毁申请表》，注明档案编码、名称、类别、数量、保管期限、销毁原因等；（二）审批流程：《档案销毁申请表》需经各部门负责人、行政部负责人、法务部负责人审核后，报公司管理层审批；重大档案资料的销毁需经总经理办公会审议通过；（三）销毁实施：审批通过后，由行政部组织实施销毁工作，指定2名及以上专人负责监销；销毁前需再次核对档案资料，确保销毁档案与审批清单一致；纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用彻底删除、格式化存储设备等方式销毁，确保无法恢复；（四）销毁记录：销毁工作完成后，监销人需在《档案销毁申请表》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式、监销人等信息；行政部留存《档案销毁申请表》及相关鉴定资料，归档保存期限不低于5年。第二十九条禁止性规定：严禁任何人擅自销毁档案资料；严禁将需销毁的档案资料随意丢弃、出售或转交他人；销毁过程中需严格遵守保密规定，防范档案信息泄露。第六章安全与合规管理第三十条安全管理要求：（一）保密管理：档案管理员需严格遵守公司保密规定，对涉及商业秘密、核心技术、剧本版权、员工隐私等的档案资料，设置严格的访问权限；严禁向无关人员泄露档案内容；（二）防火防盗：档案库房需配备合格的消防器材，定期检查消防设备有效性；安装防盗门窗、监控设备，确保档案库房安全；非档案管理人员进入档案库房需经档案管理员同意并登记；（三）数据安全：电子档案存储设备需设置密码保护，定期更换密码；建立数据备份机制，确保电子档案数据丢失后可及时恢复；严禁将电子档案存储至私人设备或外部云存储平台；（四）应急处置：行政部牵头制定《档案安全应急处置预案》，明确火灾、水灾、盗窃、数据泄露等突发事件的处置流程、责任人员、应急措施等；每年至少组织一次应急演练，提升应急处置能力；发生档案安全事故时，需立即启动预案，及时处置，避免损失扩大，并上报公司管理层。第三十一条合规管理要求：（一）严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国著作权法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，确保档案管理工作合规；（二）人事档案管理需严格遵守《企业职工档案管理工作规定》，保障员工隐私，规范档案收集、保管、移交、销毁流程；（三）会计档案管理需严格遵守《会计档案管理办法》，确保会计档案的真实性、完整性、合规性，保管期限符合规定要求；（四）剧本版权档案管理需严格遵守《中华人民共和国著作权法》，妥善保管版权证明、授权协议等资料，防范版权侵权风险。第七章监督检查与责任追究第三十二条监督检查机制：公司建立档案资料分类管理监督检查机制，由行政部牵头，联合法务部、人力资源部，每季度开展一次专项检查，每年开展一次全面检查；检查内容包括：档案分类准确性、收集及时性、整理规范性、保管安全性、利用合规性、移交及时性、销毁规范性、记录档案完整性等；对重大节假日、档案管理人员变动后，增加专项检查频次。第三十三条问题处理：监督检查过程中发现的问题，行政部需及时向相关部门及责任人反馈，明确整改要求与整改时限；对整改不力或拒不整改的，按本制度责任追究相关规定处理；检查完成后形成《档案资料管理监督检查报告》，报送公司管理层，并跟踪督促整改落实。第三十四条举报机制：公司鼓励员工对档案资料管理过程中的违规行为（如擅自涂改、损毁、丢弃档案资料、泄露档案信息、未按规定归档或销毁档案、违规借阅或复制档案等）进行举报，举报渠道（如举报邮箱、举报电话）向全体员工公示。行政部联合法务部对举报信息进行调查核实，对举报属实的，给予举报人500-2000元现金奖励；对举报信息严格保密，保护举报人合法权益。第三十五条责任追究：公司建立档案资料分类管理责任追究机制，对严格遵守本制度、档案管理成效显著、及时发现重大安全隐患的部门及个人，给予表彰奖励（如绩效加分、物质奖励、评优优先等）；对违反本制度规定，未履行或未正确履行职责，导致档案资料丢失、泄露、损毁、归档不及时或引发合