体制内办公室制度规范

PAGE体制内办公室制度规范一、总则（一）目的为加强本单位办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序、高效开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本单位办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，加强沟通协作，提高整体工作效率。3.规范有序原则：明确工作标准和流程，实现工作的规范化、制度化。4.服务至上原则：以服务单位整体工作为宗旨，提供优质、高效的服务。二、工作职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。3.审核重要文件和文稿，提出修改意见和建议。4.负责办公室人员的工作安排、考核和培训，提高团队整体素质。5.完成领导交办的其他工作任务。（二）文秘工作职责1.负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。2.起草、审核各类公文、报告、总结等文稿，保证文稿质量。3.组织筹备各类会议，做好会议记录、纪要整理等工作。4.负责单位印章的管理和使用，严格按照规定程序用印。5.协助做好信息宣传工作，及时收集、整理和报送单位工作动态。（三）档案管理工作职责1.制定档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程。2.负责各类档案的分类、编号、装订和上架，确保档案存放有序。3.做好档案的数字化管理工作，提高档案查询和利用效率。4.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作，确保档案安全。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（四）办公用品管理工作职责1.制定办公用品采购计划，根据实际需求合理采购办公用品。2.负责办公用品的验收、入库、保管和发放工作，建立办公用品台账。3.定期对办公用品进行盘点，掌握库存情况，避免浪费和积压。4.做好办公用品的报废处理工作，按照规定程序进行审批和核销。5.负责办公设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。（五）后勤保障工作职责1.负责办公区域的环境卫生管理，定期组织清扫和消毒。2.做好办公设备、设施的维修和保养工作，及时处理故障和损坏。3.保障办公用水、用电、通讯等正常供应，协调解决相关问题。4.负责单位车辆的调度和管理，确保车辆安全、正常使用。5.协助做好会议、活动等后勤保障工作，提供必要的物资和服务支持。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文办公室专人负责接收外来文件，进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。对收文进行初步审核，检查文件是否完整、清晰，是否符合签收要求。将收文及时呈送办公室主任批阅，根据主任批示进行传阅或办理。2.发文各部门需发文时，填写发文审批表，注明发文事由、文件内容、主送单位、抄送单位等信息，经部门负责人签字后交办公室。办公室文秘对发文进行审核，重点审核文件内容是否准确、规范，格式是否符合要求，是否需要会签等。审核通过后，由办公室主任签发，文秘负责编号、打印、盖章，并按照规定进行分发。3.文件传阅根据文件内容和领导批示，确定传阅范围和顺序。传阅文件时，由专人负责传递，确保文件不丢失、不延误。传阅人员在文件传阅单上签字，注明传阅时间，以示负责。4.文件归档文件办理完毕后，文秘及时将文件整理归档。按照文件类别、时间顺序进行分类，编制档案目录，便于查询和利用。将归档文件存入档案室，妥善保管。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息。起草会议通知，经领导审核后发送给参会人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备，确保会议正常进行。2.会议记录安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。记录过程中要准确、完整，使用规范的记录格式和语言。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要初稿。3.会议纪要文秘对会议纪要初稿进行审核，确保内容准确、条理清晰。将审核后的会议纪要呈送领导审阅，根据领导意见进行修改完善。印发会议纪要，发送给参会人员和相关部门，并做好存档工作。（三）办公用品采购流程1.需求申报使用部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量、预计使用时间等信息。将申请表提交给部门负责人审核签字。2.采购审批办公室汇总各部门办公用品需求申请表，进行初步审核。根据审核结果，制定办公用品采购计划，报办公室主任审批。3.采购实施根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.验收入库办公用品到货后，由办公室专人负责验收，检查物品的规格、数量、质量等是否符合合同要求。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，将办公用品存入仓库。5.发放领用使用部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到仓库领取。仓库管理人员根据领用申请表发放办公用品，并做好登记工作。（四）档案借阅流程1.借阅申请因工作需要借阅档案的人员，填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、文号、借阅目的、借阅时间等信息。将申请表提交给所在部门负责人审核签字。2.审批办公室档案管理人员收到借阅申请表后，进行审核。根据档案的密级和借阅规定，报办公室主任审批。3.借阅登记经审批同意后，档案管理人员办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、文号、借阅时间、归还时间等信息。将档案交给借阅人，并告知借阅注意事项。4.归还借阅人应在规定时间内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。办理归还登记手续，注销借阅记录。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守单位考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。2.请假需提前填写请假申请表，按照规定程序审批。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作。3.办公室负责对工作人员的考勤情况进行记录和统计，定期公布考勤结果。（二）工作纪律1.遵守工作时间，坚守工作岗位，不得擅自离岗、串岗。2.认真履行工作职责，严格按照工作流程和标准开展工作，确保工作质量。3.保守单位机密，不得泄露工作中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私。4.严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天购物等。（三）廉洁纪律1.严格遵守廉洁自律各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁接受供应商、服务对象等的贿赂、回扣、礼品等。3.在办公用品采购、项目招标等工作中，要坚持公平、公正、公开原则，不得违规操作。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率等方面。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队协作能力等方面。3.工作纪律：包括考勤情况、遵守工作纪律和廉洁纪律等方面。（二）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由办公室组织实施。2.日常考核：办公室对工作人员的日常工作表现进行记录和评价，作为考核的参考依据。3.民主测评：组织同事之间进行民主测评，对被考核人员的工作表现进行评价。（三）奖惩措施1.奖励对工作表现优秀、成绩突出的工作人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。在职务晋升、职称评定等方面，同等条件下优