建筑企业采购制度规范

PAGE建筑企业采购制度规范一、总则（一）目的为加强建筑企业采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障工程质量和进度，降低采购成本，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本建筑企业及所属各部门、项目部在工程建设、日常运营等活动中的各类物资采购、服务采购等行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现企业利益最大化。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保公正选择供应商。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合工程及运营要求。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构企业设立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责对重大采购项目进行决策，审议采购战略、政策、计划等，监督采购工作的执行情况。（二）采购管理部门1.职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。建立和维护供应商管理体系，评估供应商绩效。负责采购预算的编制、执行和控制。协调与其他部门在采购工作中的关系，处理采购过程中的问题和纠纷。2.人员配备采购管理部门应配备具有专业知识和丰富经验的采购管理人员，包括采购经理、采购专员等。采购人员应具备良好的沟通协调能力、谈判能力、市场分析能力和廉洁自律意识。（三）需求部门1.职责根据工程建设、日常运营等需求，提出物资采购和服务采购申请。参与采购过程中的技术规格制定、供应商选择、验收等工作。对采购物资和服务的质量、使用效果等进行反馈和评价。2.人员配备需求部门应指定专人负责采购申请的提交和相关采购工作的配合，该人员应熟悉本部门业务需求，能够准确提供采购信息。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付审核和账务处理。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和监督。2.人员配备财务部门应安排专业的财务人员负责采购相关财务工作，确保财务数据的准确性和合规性。（五）审计部门1.职责对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况。审查采购合同的合法性、合规性和完整性。对采购项目的效益进行评价，提出审计意见和建议。2.人员配备审计部门应配备具有审计专业知识和经验的审计人员，定期对采购工作进行审计检查。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工程进度、业务需求等，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购预算审核1.采购管理部门收到采购申请后，对采购项目进行初步评估，判断是否在采购预算范围内。2.将采购申请及相关资料提交至财务部门，财务部门对采购预算进行审核，如超出预算，需经采购决策委员会审批。（三）供应商选择1.供应商信息收集采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、供应商推荐、行业展会、网络平台等，建立供应商信息库。2.供应商筛选与评估根据采购项目要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商。采购管理部门会同需求部门、技术部门等对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。可采用实地考察、问卷调查、样品检验、业绩评价等方式对供应商进行全面评估，并填写供应商评估表。3.供应商选择确定根据评估结果，采购管理部门确定拟选择的供应商名单，并报采购决策委员会审批。对于重大采购项目，采购决策委员会可组织相关人员进行集体评审，最终确定供应商。（四）采购谈判1.采购管理部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本构成、市场行情等信息，争取有利的采购条件。3.谈判结果形成采购谈判记录，经双方签字确认后作为采购合同的附件。（五）采购合同签订1.根据采购谈判结果，采购管理部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利义务。2.采购合同经采购管理部门负责人审核、法律部门审查、财务部门会签后，报企业法定代表人或授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（六）采购执行1.采购管理部门根据采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等。2.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，并在规定时间内将货物送达指定地点或完成服务。3.采购管理部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决可能出现的问题。（七）验收1.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格型号等进行检验。2.对于重要物资或关键服务，可邀请专业机构或专家进行验收。验收合格后，验收人员填写验收报告，并签字确认。3.如发现采购物资或服务存在质量问题或不符合合同要求，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门负责与供应商协商解决，直至达到验收标准。（八）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。3.采购付款应严格遵守企业资金管理制度，确保资金支付安全、合规。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门会同各需求部门，根据企业年度经营计划、工程建设进度等，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等内容，并按照采购类别、项目类别等进行分类汇总。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、工程变更等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行与控制1.采购管理部门严格按照采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照企业预算调整程序进行审批。3.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在问题，确保预算执行的有效性。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括企业资质、生产能力、质量保证体系、信誉状况等。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购管理部门对申请材料进行审核，并实地考察供应商情况。3.经审核和考察合格的供应商，纳入供应商信息库，作为企业采购的潜在供应商。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价周期可根据实际情况确定，一般为每年一次。2.评价内容包括供应商的产品质量表现、交货期执行情况、售后服务水平、价格合理性、合作配合度等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施，维护企业合法权益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门会同相关部门，对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时机。与供应商签订价格调整条款，或采用套期保值等金融工具，降低市场价格风险。2.质量风险应对严格供应商选择和评估，确保供应商具备良好的质量保证能力。加强采购物资的检验和验收，增加检验频次和严格度，防止不合格物资进入企业。要求供应商提供质量担保和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商追究责任。3.供应商风险应对建立供应商备份机制，避免因单一供应商出现问题影响采购活动。加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系，降低供应商违约风险。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格合同起草、审核、签订等环节，确保合同条款合法、合规、完整。定期对合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。5.资金风险应对合理安排采购资金，确保资金支付与采购进度相匹配。加强资金预算管理，严格控制采购资金支出，防范资金短缺风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险状况进行监控和分析。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购管理部门应采取相应的风险应对措施。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购管理部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.信息收集渠道包括网络平台、行业协会、供应商提供、市场调研等。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策、供应商管理、采购成本控制