如何规范公章管理制度

PAGE如何规范公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司事务需要使用公章的情况。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。2.使用人：指因工作需要申请使用公章的公司员工。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章的刻制须经公司法定代表人批准，由行政部门统一办理。2.刻制公章时，应选择具有资质的正规印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。3.新刻制的公章应在公安机关备案，并留存印模。（二）启用1.新公章启用前，行政部门应将启用日期、使用范围等信息以书面形式通知各部门。2.启用后的公章应妥善保管，原公章同时废止。（三）废止1.公章因磨损、遗失、被盗或其他原因需要废止时，使用部门应及时向行政部门报告。2.行政部门在确认公章废止后，应将废止原因、日期等信息记录在案，并按规定进行销毁。3.废止的公章应在公安机关备案，并留存印模。三、公章的保管（一）保管部门1.公司公章由行政部门指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管。2.保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理制度，确保公章安全。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并加锁保管。2.公章保管人不得将公章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带公章外出。3.公章保管人应定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、公章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和程序使用公章，严禁违规使用。2.使用公章应确保文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、介绍信、合同等文件上加盖公章。3.使用公章应履行审批手续，未经批准不得擅自使用。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人签署的文件、信函、合同、协议等。3.合同专用章：用于公司签订的各类合同、协议等。4.财务专用章：用于公司的财务收支、银行结算等业务。（三）使用程序1.申请：使用人应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息，并签字确认。2.审批：《公章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核用章事由，确保用章合理、合法。3.用章：经审批同意后，使用人方可到公章保管人处用章。用章时，保管人应认真核对用章文件与申请表内容是否一致，无误后方可用章，并在申请表上登记用章情况。4.登记：公章保管人应建立《公章使用登记簿》，详细记录每次用章的时间、事由、文件名称、用章人等信息，以备查阅。（四）特殊情况处理1.紧急情况下需要使用公章时，使用人可通过电话、邮件等方式向审批人说明情况，经审批人同意后，可先使用公章，但事后应及时补办审批手续。2.因工作需要在异地使用公章时，使用人应提前向行政部门申请，经批准后，可委托当地分支机构或相关人员代为用章，但应确保用章过程的安全、规范。五、监督与检查（一）监督部门公司设立公章管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章的保管情况，是否符合安全要求。2.公章的使用情况，是否按照规定的程序和范围使用。3.《公章使用申请表》和《公章使用登记簿》的记录情况，是否真实、完整。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对公章管理制度的执行情况进行检查，一般每季度检查一次。2.不定期抽查：监督小组可根据工作需要，不定期对公章使用情况进行抽查。（四）问题处理1.监督小组在检查过程中发现问题时，应及时向相关部门或人员提出整改意见，并要求限期整改。2.对违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，情节严重的将依法追究法律责任。六、附则（一）解释权