规范性文件管理工作制度

PAGE规范性文件管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司文件的合法性、规范性和有效性，提高公司管理水平，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部制定、发布、修订、废止以及适用规范性文件的各项活动。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定必须符合国家法律法规和政策要求，不得与上位法相抵触。2.规范性原则：文件内容应明确、具体、逻辑严谨，语言表达规范，格式统一。3.有效性原则：文件应具有可操作性，能够切实解决公司实际问题，促进公司管理效能提升。4.及时更新原则：根据法律法规、政策变化以及公司实际情况，及时对规范性文件进行修订和废止。二、规范性文件的定义与分类（一）定义规范性文件是指公司在履行职能过程中制定的，具有普遍约束力、能够反复适用并公开发布的各类文件。（二）分类1.公司管理制度类：包括各项管理规定、办法、细则等，用于规范公司内部各项业务流程和管理活动。2.工作流程类：明确各项工作的操作步骤、程序和要求，确保工作有序进行。3.岗位职责类：规定各岗位的工作职责、权限和任职要求，为员工履行职责提供依据。三、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司各职能部门负责根据本部门职责范围，提出规范性文件制定计划和草案。2.涉及多个部门的规范性文件，由相关部门联合起草，或指定牵头部门负责起草。（二）制定程序1.立项各部门根据工作需要，每年年底前向公司办公室提交下一年度规范性文件制定计划，内容包括文件名称、制定目的、主要内容、起草负责人等。公司办公室对各部门提交的计划进行汇总、审核，结合公司年度工作重点和实际情况，编制公司年度规范性文件制定计划，报公司领导批准后实施。2.起草起草部门应成立起草小组，明确分工，开展调研，收集相关资料，确保文件内容符合法律法规和公司实际。起草过程中应广泛征求意见，涉及员工切身利益的文件，应征求员工代表意见。文件草案应结构合理、内容完整、表述准确，语言简洁明了，易于理解和执行。3.审核文件草案起草完成后，由起草部门负责人审核签字后，提交公司办公室。公司办公室对文件草案进行合法性审查，重点审查文件是否符合法律法规规定，是否与公司现有规范性文件相协调。对于涉及重大事项、专业性较强的文件，公司办公室可组织相关专家或法律顾问进行论证。审核通过后的文件草案，由公司办公室送相关领导审阅。4.签发经公司领导审阅同意的文件草案，由公司法定代表人或其授权的负责人签发。以公司名义发布的规范性文件，应加盖公司公章。（三）文件编号规范性文件应进行统一编号，编号格式为：[公司简称][年份][序号]，例如：[XX公司][20XX][0X]。四、规范性文件的发布（一）发布渠道1.公司内部网站是规范性文件发布的主要渠道，文件发布后应在网站首页设置明显的提示标识，方便员工查阅。2.对于涉及员工手册、规章制度汇编等成册的规范性文件，可由公司办公室统一印制，发放至各部门和员工手中。（二）发布时间规范性文件经签发后，应及时发布，确保员工能够及时了解和执行。一般情况下，文件发布后应在[X]个工作日内通过内部网站发布，并在[X]个工作日内完成印制和发放工作。五、规范性文件的备案（一）备案范围公司制定的规范性文件应按照规定向相关部门备案。备案范围包括：1.涉及重大事项、关系员工切身利益的规范性文件。2.以公司名义发布的规范性文件。（二）备案程序1.公司办公室负责规范性文件的备案工作，在文件发布后[X]个工作日内，将文件纸质版和电子版报送至相关备案部门。2.备案部门收到备案文件后，应进行审核登记。对于不符合备案要求的文件，应及时通知公司办公室补充完善或重新报送。六、规范性文件的解读（一）解读主体规范性文件的解读工作由起草部门负责，必要时可邀请公司办公室或其他相关部门协助。（二）解读内容解读内容应包括文件出台的背景、目的、主要内容、适用范围、执行要求等，确保员工能够准确理解文件精神。（三）解读方式1.文件发布时，应同步发布解读材料，解读材料可采用文字说明、图表解释等形式，与文件一同在公司内部网站发布。2.对于涉及重要政策或员工关注度较高的规范性文件，起草部门应组织专题解读会议，向员工进行详细解读。七、规范性文件的修订与废止（一）修订情形1.国家法律法规、政策发生变化，导致公司规范性文件与之不符的。2.公司经营管理情况发生重大变化，原文件规定已不适应实际工作需要的。3.规范性文件在执行过程中发现存在问题，需要进行修订完善的。（二）修订程序规范性文件的修订程序与制定程序相同，包括立项、起草、审核、签发、发布和备案等环节。（三）废止情形1.国家法律法规、政策明令禁止或废止的相关规定。2.公司规范性文件所依据的上位法已废止或修订，导致本文件失去效力的。3.规范性文件所规范的事项已不存在或已不再适用的。（四）废止程序1.由相关部门提出规范性文件废止建议，说明废止理由和依据。2.将废止建议提交公司办公室审核，审核通过后报公司领导批准。3.公司办公室发布规范性文件废止通知，在公司内部网站公示，并及时清理相关文件资料。八、规范性文件的清理（一）清理周期公司每[X]年对规范性文件进行一次全面清理。（二）清理内容1.对现行规范性文件进行逐一审查，确定其是否继续有效、需要修订或废止。2.检查规范性文件之间是否存在矛盾、重复或不一致的情况，如有应及时进行调整。（三）清理结果清理工作结束后，公司办公室应编制规范性文件清理报告，明确继续有效、修订和废止的文件清单，并报公司领导批准后发布。九、规范性文件的存档与查阅（一）存档公司办公室负责规范性文件的存档工作，并建立规范性文件电子和纸质档案。档案应按照文件类别、年份、编号等进行分类整理，并妥善保管。（二）查阅1.公司员工因工作需要查阅规范性文件的，应填写《规范性文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司办公室查阅。2.外部单位因工作需要查阅公司规范性文件的，应出具单位介绍信，并经公司办公室负责人批准后，方可查阅。查阅过程中应遵守公司相关规定，不得擅自复制、传播文件内容。十、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室负责对规范性文件的制定、发布、修订、废止等工作进行日常监督检查，确保各项工作符合本制度要求。2.定期对规范性文件的执行情况进行检查，及时发现和纠正执行过程中存在的问题。（二）考核评价1.将规范性文件管理工作纳入公司各部门绩效考核体系进行考核评价，考核内容包括文件制定质