如何规范医院采购制度

PAGE如何规范医院采购制度医院采购制度规范一、总则1.目的为加强医院采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障医院医疗业务的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院内部所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物品和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受医院内部和社会的监督。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购到质优价廉的商品和服务。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性和资金使用效益的最大化。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议医院采购工作的重大政策、制度和规划。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门职责：负责制定和执行采购管理制度和流程。组织实施各类采购活动，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订、采购项目验收等。建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。收集、整理采购相关信息，进行采购数据分析和报告。3.需求部门职责：根据医院业务需求，提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术评估、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。4.财务部门职责：参与采购预算的编制和审核，负责采购资金的预算安排和支付管理。对采购项目的资金使用情况进行监督和审计，确保资金使用合规、合理。协助采购部门进行采购成本核算和分析，提供财务数据支持。5.审计部门职责：对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况和采购程序的合规性。对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据医院年度工作计划和业务发展需求，在每年[具体时间]前提出下一年度的采购预算申请。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等详细信息，并附采购必要性说明。采购部门对各需求部门的采购预算申请进行汇总、审核和平衡，结合医院财务状况和资金安排，编制医院年度采购预算草案。2.预算审批采购预算草案经采购管理委员会审议后，报医院领导审批。医院领导根据医院发展战略和实际情况，对采购预算进行调整和确定，形成医院年度采购预算。3.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和报告。四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并由部门负责人签字确认。《采购申请表》应提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初审，审核通过后进入采购流程。2.采购需求调研采购部门根据采购申请，组织相关人员进行采购需求调研，了解市场上同类产品或服务的价格、质量、性能等情况。采购部门可以通过查阅资料、咨询专家、实地考察供应商等方式进行调研，为制定采购文件提供参考依据。3.采购文件编制采购部门根据采购需求调研结果，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。采购文件编制完成后，应提交采购管理委员会审核，审核通过后方可发布。4.供应商选择与邀请采购部门根据采购文件的要求，通过多种渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与投标或谈判。采购部门应建立供应商数据库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量等进行评估和筛选，选择具有良好信誉和实力的供应商参与采购活动。采购部门可以通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式确定供应商。5.投标与响应供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，在规定的时间内提交至采购部门。采购部门对供应商的投标文件或响应文件进行受理和登记，组织相关人员进行评审。6.评审与确定采购部门组织采购管理委员会成员、需求部门代表、技术专家等组成评审小组，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组根据评标标准，对供应商的技术方案、商务报价、售后服务等进行综合评价，确定中标候选人或成交供应商。采购部门将评审结果报采购管理委员会审批，审批通过后向中标候选人或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。7.合同签订采购部门与中标候选人或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，应提交财务部门备案。8.采购项目验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购物品或服务进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检查，确保采购物品或服务符合要求。验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，并签字确认。验收不合格的，应及时与供应商协商解决，直至达到验收标准。五、采购合同管理1.合同签订采购合同必须采用书面形式，由采购部门与供应商双方签字（盖章）确认。采购合同应明确合同双方的名称、地址、联系方式，采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规和医院制度要求。2.合同履行采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供采购物品或服务。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。合同变更应按照规定的程序进行审批，确保变更后的合同合法有效。4.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，应按照合同约定和相关法律法规的规定办理终止手续。合同终止后，双方应进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。5.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、招投标文件、谈判记录、验收报告等资料，确保合同档案的完整性和可追溯性。六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。采购部门可以通过建立风险预警机制、开展风险评估等方式，及时发现潜在的风险。2.风险评估采购部门对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，为制定风险应对措施提供依据。3.风险应对根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。对于市场风险，可以通过加强市场调研、优化采购计划等方式进行应对；对于质量风险，可以加强供应商管理、严格验收标准等方式进行防范；对于价格风险，可以采用招标、谈判等方式进行控制；对于合同风险，可以加强合同管理、规范合同签订等方式进行防范；对于廉政风险，可以加强廉政教育、建立监督机制等方式进行预防。4.风险监控采购部门应建立风险监控机制，对风险应对措施的执行情况进行跟踪和监控。风险监控可以定期或不定期进行，及时发现风险应对措施执行过程中出现的问题，并及时调整和完善风险应对措施。七、采购监督与考核1.内部监督审计部门应定期对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况和采购程序的合规性。审计部门可以通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地考察供应商等方式进行审计监督。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见和建议，督促采购部门进行整改。2.外部监督医院应接受社会监督，及时处理群众举报和投诉。医院可以通过设立举报信箱、公布举报电话等方式，鼓励社会各界对采购活动进行监督。对于外部监督发现的问题，医院应认真调查处理，并及时向社会公布处理