会议经费使用制度规范

PAGE会议经费使用制度规范一、总则（一）目的为加强公司会议经费的管理，规范会议经费的使用，提高资金使用效益，确保会议活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于工作会议、研讨会、培训会、座谈会等。（三）基本原则1.预算控制原则：会议经费应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排使用，确保经费使用的合理性和可控性。2.勤俭节约原则：倡导勤俭节约的优良作风，合理安排会议经费，杜绝铺张浪费，提高经费使用效益。3.专款专用原则：会议经费应专款专用，不得挪作他用，确保经费用于与会议相关的各项支出。4.合规合法原则：会议经费的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保经费使用的合法性和合规性。二、会议经费预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和会议安排，提前编制会议经费预算。预算编制应详细、准确，包括会议名称、时间、地点、参会人数、会议内容、经费预算明细等。2.会议经费预算应按照费用项目进行分类，主要包括场地租赁、设备租赁、餐饮住宿、交通、资料印刷、会议用品、专家咨询、其他费用等。3.各部门在编制预算时，应充分考虑会议的实际需求和市场价格水平，合理确定各项费用的预算金额。对于金额较大的项目，应进行专项论证和审批。（二）预算审批1.各部门编制的会议经费预算应报本部门负责人审核，经审核同意后报公司财务部门。2.公司财务部门对各部门上报的会议经费预算进行汇总审核，并结合公司年度预算安排，提出审核意见。3.会议经费预算经公司财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。对于预算金额较大或涉及重大事项的会议经费预算，需报公司总经理审批。（三）预算执行1.会议经费预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排使用经费，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整会议经费预算，应提前向公司财务部门提出书面申请，说明调整原因和调整金额。经公司财务部门审核，报公司分管领导和总经理审批后，方可调整预算。3.公司财务部门应定期对会议经费预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保预算执行的严肃性。三、会议经费支出管理（一）场地租赁1.会议场地租赁应根据会议规模、性质和需求，选择合适的场地。场地租赁费用应按照合同约定支付，不得擅自提高或降低标准。2.在签订场地租赁合同前，应仔细审核合同条款，明确租赁期限、租金支付方式、场地使用范围、违约责任等内容，确保合同的合法性和有效性。3.场地租赁费用报销时，应提供租赁合同、发票等相关凭证，并经部门负责人审核签字。（二）设备租赁1.根据会议需要，如需租赁音响、投影仪、灯光等设备，应选择正规的租赁公司，并签订租赁合同。2.设备租赁费用应按照合同约定支付，租赁公司应提供正规发票。设备租赁费用报销时，应提供租赁合同、发票、设备清单等相关凭证，并经部门负责人审核签字。3.在设备租赁过程中，应注意设备的调试和维护，确保设备正常运行，避免因设备故障影响会议的顺利进行。（三）餐饮住宿1.会议期间的餐饮和住宿安排应根据会议标准和参会人员实际需求进行合理安排。餐饮应注重食品安全和营养搭配，住宿应提供舒适、安全的环境。2.餐饮和住宿费用应按照合同约定或公司规定的标准支付，不得超标准安排。餐饮和住宿费用报销时，应提供发票、费用清单等相关凭证，并经部门负责人审核签字。3.对于会议期间提供的礼品或纪念品，应按照公司相关规定进行采购和发放，不得随意提高标准或发放与会议无关的物品。礼品或纪念品费用报销时，应提供发票、物品清单等相关凭证，并经部门负责人审核签字。（四）交通1.会议期间的交通安排应根据会议规模和参会人员分布情况进行合理规划。如需租用车辆，应选择正规的租车公司，并签订租赁合同。2.租车费用应按照合同约定支付，租车公司应提供正规发票。租车费用报销时，应提供租赁合同、发票、车辆使用记录等相关凭证，并经部门负责人审核签字。3.对于参会人员的市内交通费用，应按照公司规定的标准报销。报销时，应提供发票、交通行程记录等相关凭证，并经部门负责人审核签字。（五）资料印刷1.会议资料的印刷应根据会议内容和参会人员数量进行合理安排。资料印刷应保证质量，内容准确、清晰。2.资料印刷费用应按照合同约定支付，印刷公司应提供正规发票。资料印刷费用报销时，应提供合同、发票、印刷清单等相关凭证，并经部门负责人审核签字。3.在资料印刷过程中，应注意节约纸张，避免浪费。对于不需要留存的资料，应及时进行清理和销毁。（六）会议用品1.会议用品包括文具、茶水、水果、鲜花等，应根据会议实际需求进行采购。会议用品采购应选择正规的供应商，并签订采购合同。2.会议用品费用应按照合同约定支付，供应商应提供正规发票。会议用品费用报销时，应提供合同、发票、用品清单等相关凭证，并经部门负责人审核签字。3.在会议用品采购过程中，应注意节约成本，选择性价比高且质量可靠的产品。（七）专家咨询1.如会议需要邀请专家进行咨询或讲座，应提前与专家沟通确定费用标准，并签订咨询服务合同。2.专家咨询费用应按照合同约定支付，专家应提供正规发票。专家咨询费用报销时，应提供合同、发票、专家身份证明等相关凭证，并经部门负责人审核签字。3.在邀请专家过程中，应确保专家资质符合会议需求，专家的咨询意见和建议应具有专业性和权威性。（八）其他费用1.会议期间发生的其他费用，如临时设备维修、场地清洁等，应按照公司相关规定进行报销。报销时，应提供发票、费用明细等相关凭证，并经部门负责人审核签字。2.对于不属于会议经费预算范围内的费用支出，应提前向公司财务部门提出申请，经公司分管领导和总经理审批后，方可列支。四、会议经费报销管理（一）报销流程1.会议结束后，参会人员应及时整理会议期间发生的各项费用凭证，并按照公司财务部门要求填写报销单。2.报销单应详细填写会议名称、时间、地点、参会人员、费用项目、金额等信息，并附上相关凭证。3.报销单经部门负责人审核签字后，报公司财务部门。公司财务部门对报销单及相关凭证进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，公司财务部门按照规定进行报销支付。（二）报销凭证要求1.会议经费报销必须提供真实、合法、有效的凭证。凭证包括发票、收据、合同、清单等。2.发票应符合国家税务部门的规定，发票内容应与实际业务相符，发票上应加盖发票专用章。3.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，收据内容应与实际业务相符。4.合同应明确双方的权利和义务，合同内容应与实际业务相符，合同上应加盖双方单位公章。5.清单应详细列出费用明细，清单内容应与实际业务相符，清单上应加盖提供单位公章或财务专用章。（三）报销时间限制1.会议结束后，参会人员应在规定时间内办理报销手续。一般情况下，报销时间不得超过会议结束后的[X]个工作日。2.对于逾期未办理报销手续的，公司财务部门有权拒绝受理。如因特殊原因需要延期报销的，应提前向公司财务部门说明情况，并经公司财务部门同意。五、会议经费监督检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对会议经费的使用情况进行审计检查，确保经费使用的合规性和效益性。2.审计检查内容包括会议经费预算执行情况、经费支出的真实性和合法性、报销凭证的完整性和合规性等。3.内部审计部门应根据审计检查结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）财务监督1.公司财务部门应加强对会议经费的财务管理，定期对经费使用情况进行统计和分析，及时发现和解决经费管理中存在的问题。2.财务部门应严格按照财务制度和审批流程办理会议经费的报销支付手续，对不符合规定的报销凭证有权拒绝受理。3.财务部门应定期向公司领导汇报会议经费的使用情况，为领导决策提供依据。（三）违规处理1.对于违反本制度规