律师规范案件归档制度

PAGE律师规范案件归档制度一、总则（一）目的为加强律师事务所案件档案管理，规范档案整理、归档工作流程，确保案件档案的完整性、准确性和安全性，提高律师事务所的管理水平和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》、《律师业务档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本律师事务所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本律师事务所全体律师及辅助人员在承办各类案件过程中形成的档案材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则案件档案由律师事务所统一负责收集、整理、归档和保管，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案材料应如实反映案件办理的全过程，确保档案内容的真实性、完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案材料。3.便于利用原则档案整理应科学分类、编号，便于查询和利用，提高工作效率，为律师业务开展、案件复查、经验总结等提供有力支持。二、案件档案的收集（一）收集范围1.案件受理阶段案件受理登记表、委托代理合同、授权委托书、收费凭证等。当事人身份证明材料，包括身份证、营业执照、组织机构代码证等复印件。案件来源相关材料，如当事人介绍、法院立案通知书、仲裁机构受理通知书等。2.案件办理阶段与案件相关的法律文书，如起诉状、答辩状、代理词、证据清单、质证意见、法律意见书等。调查取证材料，包括证人证言、书证、物证、视听资料、鉴定意见等的收集、整理及相关手续。与对方当事人、第三人、证人、鉴定机构、法院、仲裁机构等的往来函件、会议记录、谈话笔录等。案件讨论记录、内部审批文件等。3.案件结案阶段判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书等裁判文书。结案报告、案件总结等。其他与案件结案相关的材料，如退费凭证、结案证明等。（二）收集要求1.承办律师应在案件办理过程中及时收集各类档案材料，确保材料的完整性和准确性。2.对于重要文件、证据等应妥善保管，防止丢失、损坏。如有复印件，应注明原件存放处，并由提供人签字确认。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，不符合要求的应进行整理或补充。（三）收集时间1.在案件受理后[X]个工作日内，承办律师应将案件受理阶段的档案材料收集齐全并移交档案管理人员。2.在案件办理过程中，承办律师应根据工作进展情况，及时将办理阶段形成的档案材料移交档案管理人员，原则上每[X]周移交一次。3.案件结案后[X]个工作日内，承办律师应将结案阶段的档案材料全部移交档案管理人员。三、案件档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照一案一卷、一卷多册的原则进行整理，确保同一案件的档案材料集中存放。（二）整理方法1.分类根据案件性质，分为民事案件、刑事案件、行政案件、非诉讼案件等类别。在每个案件类别下，再按照案件办理阶段进行细分，如受理、一审、二审、再审、执行等阶段。2.编号为每个案件编制唯一的档案编号，编号格式为：律所简称+年份+序号，例如：[律所简称]2023001。对于同一案件的多册档案，在编号后加册号区分，如[律所简称]20230011、[律所简称]20230012等。3.装订去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等。按照档案材料的顺序排列，采用左侧装订的方式，确保装订牢固、整齐，不掉页、不压字。对于纸张规格不一致的材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.编目编制卷内文件目录，目录内容包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。序号按照文件在卷内的排列顺序编写；文号填写文件的发文字号；责任者填写文件的署名；题名填写文件的标题，无标题的应根据内容拟写标题；日期填写文件的形成日期；页号填写文件所在的页码；备注填写需要说明的事项。卷内备考表放在卷末，内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等。本卷情况说明应填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，立卷人、检查人应签字，立卷日期填写立卷完成的日期。四、案件档案的归档（一）归档流程1.承办律师整理好案件档案后，填写《案件档案归档申请表》，详细说明案件基本情况、档案数量、整理情况等，并提交给档案管理人员。2.档案管理人员收到《案件档案归档申请表》后，对档案进行初步审核，检查档案材料是否齐全、完整，整理是否符合要求。如发现问题，及时通知承办律师进行补充或整改。3.审核通过后，档案管理人员将案件档案按照编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息，包括案件编号、当事人信息、案由、办理阶段、归档日期等，确保档案信息可查询、可追溯。（二）归档期限案件档案应在结案后[X]个月内完成归档工作。对于重大、复杂案件或有特殊要求的案件，经律所负责人批准后，可适当延长归档期限，但最长不得超过[X]个月。（三）归档要求1.归档的案件档案应与《案件档案归档申请表》及档案管理系统中的信息一致，确保档案的准确性和完整性。2.档案管理人员应定期对归档的案件档案进行清查，核对档案数量、编号、存放位置等信息，发现问题及时处理。五、案件档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管期限1.律师业务档案的保管期限分为短期、长期和永久三种。短期保管期限为[X]年，适用于一般的民事、经济、行政案件等。长期保管期限为[X]年，适用于重大、复杂案件，涉及当事人重大权益的案件，以及具有典型意义的案件等。永久保管期限适用于具有历史查考价值的案件，如涉及国家机密、重要历史事件、知名人士案件等。2.具体案件的保管期限由律所根据案件性质、重要程度等因素确定，并在档案管理系统中明确标注。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。2.对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，要确保电子档案的安全性，设置必要的访问权限，防止数据泄露。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应经档案管理人员同意，并进行登记。六、案件档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本律师事务所律师因工作需要查阅案件档案的，可直接向档案管理人员提出申请，填写《案件档案查阅申请表》，说明查阅目的、案件编号等信息。2.其他单位或个人因工作需要查阅本所案件档案的，须经本所负责人批准，并出具正式介绍信，档案管理人员凭批准文件和介绍信办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人提交《案件档案查阅申请表》后，档案管理人员根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，在档案管理系统中登记查阅信息，并安排查阅场所。2.查阅人应在档案管理人员指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案材料。3.如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定的收费标准收取复印费用。复印的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案查阅专用章。（三）借阅权限1.本律师事务所律师因工作需要借阅案件档案的，须填写《案件档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审批。2.其他单位或个人原则上不得借阅本所案件档案，确因特殊情况需要借阅的，须经本所负责人批准，并签订《案件档案借阅承诺书》，明确借阅期限、归还日期、保密责任等事项。（四）借阅程序1.借阅申请经批准后，档案管理人员根据申请内容办理借阅手续，填写《案件档案借阅登记表》，记录借阅人姓名、单位、联系方式、案件编号、借阅日期、归还日期等信息，并将档案交给借阅人。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。3.档案管理人员应在借阅期限届满后及时催还档案，如发现借阅人未按时归还档案，应及时通知借阅人，并采取相应措施，确保档案安全收回。七、案件档案的保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及当事人隐私、商业秘密、国家机密等内容的档案信息予以保密。2.限制档案管理人员以外的人员接触档案信息，确因工作需要接触的，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案整理、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）销毁程序1.对于保管期限届满或已失去保存价值的案件档案，由档案管理人员提出销毁意见，填写《案件档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上需销毁档案的清单。2.《案件档案销毁申请表》经律所负责人审核批准后，由档案管理人