刻章公司内部制度规范

PAGE刻章公司内部制度规范一、总则（一）制定目的本制度旨在规范刻章公司的内部管理，确保公司运营符合相关法律法规及行业标准，保障公司业务的正常开展，维护公司及客户的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于管理人员、业务人员、技术人员、后勤人员等。（三）基本原则1.合法性原则公司的一切经营活动和内部管理行为必须遵守国家法律法规及行业标准，确保公司运营在合法合规的框架内进行。2.规范性原则建立健全各项规章制度，明确各部门及人员的职责、权限和工作流程，确保公司运营有序、规范。3.保密性原则严格保护客户信息及公司商业秘密，防止信息泄露，维护公司及客户的利益。4.风险防控原则识别、评估和控制公司运营过程中的各类风险，制定相应的风险应对措施，确保公司稳健发展。二、公司组织架构与职责分工（一）组织架构公司设立董事会、监事会，下设行政部、业务部、技术部、财务部、法务部等部门。（二）职责分工1.董事会负责公司的战略决策、重大事项审批等。2.监事会监督公司财务、经营活动及董事、高级管理人员的履职情况。3.行政部负责公司日常行政管理、人力资源管理、后勤保障等工作。4.业务部负责客户开发、业务洽谈、合同签订与执行等工作。5.技术部负责印章制作技术研发、设备维护、质量控制等工作。6.财务部负责公司财务管理、会计核算、资金运作等工作。7.法务部负责公司法律事务处理、合规审查、风险防控等工作。三、印章制作管理规范（一）印章种类与范围公司制作的印章包括但不限于公章、财务章、合同章、法人章、发票章等，以及根据客户需求定制的特殊印章。（二）制作流程1.客户申请客户需提交书面申请，明确印章种类、内容、用途等信息，并提供相关证明文件。2.业务受理业务部对客户申请进行审核，核实客户身份及申请材料的真实性、完整性。审核通过后，与客户签订制作合同。3.设计排版技术部根据客户需求及相关规定进行印章设计排版，确保印章内容准确、规范、清晰。4.材料准备根据印章类型和规格，准备相应的印章制作材料，确保材料质量符合要求。5.制作加工技术人员按照设计排版要求进行印章制作加工，严格控制制作工艺和质量标准。6.质量检验制作完成后，由质量检验人员对印章进行全面检验，包括外观质量、印章内容准确性、印模清晰度等。检验合格后方可交付。7.交付与签收业务部将印章交付客户，并办理签收手续。交付过程中需确保印章安全、完整。（三）制作记录与档案管理1.对每枚印章的制作过程进行详细记录，包括客户信息、申请时间、制作流程、检验结果等。2.将制作记录及相关材料整理归档，保存期限按照法律法规及公司规定执行。四、印章使用管理规范（一）使用原则1.严格按照规定的用途和范围使用印章，不得擅自扩大使用范围。2.使用印章必须经过审批，确保用印事项合法合规。3.严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。（二）使用流程1.用印申请使用部门或人员填写用印申请表，注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并签字确认。2.审批流程根据用印事项的性质和金额，按照公司审批权限进行审批。审批通过后，申请表交至印章保管部门。3.印章加盖印章保管人员核对用印申请表及相关文件，确认无误后，在规定位置加盖印章，并进行登记。4.用印登记建立用印登记台账，详细记录用印日期、用印部门或人员、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。（三）特殊情况用印规定1.因紧急情况无法提前办理用印审批手续的，需经公司负责人同意后方可先用印，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的用印，必须经公司董事会或相关决策机构批准。五、印章保管与安全管理规范（一）保管责任1.设立专门的印章保管岗位，明确保管人员职责。2.印章保管人员必须妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗、丢失或损坏。（二）保管方式1.采用保险柜等安全设备存放印章，确保印章存放环境安全。2.印章存放处应安装监控设备，实时监控印章存放区域。（三）安全防范措施1.加强对印章保管人员的安全教育，提高安全意识。2.制定印章被盗、丢失或损坏的应急预案，一旦发生意外情况，应立即采取措施，防止损失扩大，并及时报告公司领导和相关部门。六、印章废止与销毁管理规范（一）废止情形1.因公司名称变更、业务调整等原因，原印章不再使用。2.根据法律法规规定或客户要求，印章需要废止。（二）废止程序1.业务部或相关部门提出印章废止申请，说明废止原因及印章情况。2.经公司领导审批同意后，由法务部审核废止申请的合法性。3.审核通过后，业务部通知印章保管人员将废止印章交回。（三）销毁流程1.由法务部、财务部等相关部门组成销毁小组，对废止印章进行销毁。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等。3.销毁记录应归档保存，保存期限按照法律法规及公司规定执行。七、监督与检查（一）内部监督1.定期对公司印章管理情况进行内部审计和检查，发现问题及时整改。2.各部门应定期对本部门印章使用情况进行自查，确保用印合规。（二）外部监督积极配合相关政府部门的监督检查，及时提供公司印章管理的相关资料和信息。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用印章。2.在空白纸张、空白合同等上加盖印章。3.擅自扩大印章使用范围。4.因保管不善导致印章被盗、丢失或损坏。5.违反印章制作、使用、保管、销毁等规定的其他行为。（二）处理措施1.对于违规行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规行为给公司或客户造成损失的，由责任人承担相应的赔偿