会议风险评估与应对措施制度

会议风险评估与应对措施制度第一章总则第一条依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及XX集团母公司《关于全面加强风险防控工作的指导意见》，结合本公司实际发展需求，为有效识别、评估和管理会议活动中的各类风险，规范会议组织与管理行为，防范化解潜在风险，保障公司稳健运营，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工组织的各类会议活动，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会、外部合作会议等，覆盖会议策划、组织、执行、结束全流程的风险管理。第三条本制度中下列术语含义：（一）“会议专项管理”是指公司针对会议活动全过程建立的风险识别、评估、控制、监督和改进的管理体系，旨在确保会议活动的合规性、安全性和效率性。（二）“会议风险”是指在会议策划、组织、执行或结束后可能引发的法律、经济、安全、声誉等不良后果的不确定性因素。（三）“合规管理”是指会议活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求的行为准则与控制措施。第四条会议专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：对所有类型会议活动实施全过程风险管理，确保无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各部门的风险防控责任，实现责任闭环。（三）风险导向：优先管控高风险环节，动态调整管理策略。（四）持续改进：定期评估风险管理效果，优化管理机制与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议风险管理工作负总责，负责审批重大风险防控方案；分管领导对会议风险管理工作的直接负责，组织开展制度执行监督。第六条设立会议风险管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹会议风险管理工作，包括政策制定、跨部门协调、重大风险决策及年度考核。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（如办公室）：负责统筹会议专项管理制度建设、风险识别与评估、培训宣贯、监督考核及信息化支持。（二）专责部门（如合规部、安全管理部）：分别负责会议活动的合规审核、流程优化、风险处置及安全监督。（三）业务部门/下属单位：负责落实会议风险管理要求，开展本领域的日常风险防控，及时上报风险事件。第八条基层执行岗位员工需履行以下合规操作责任：（一）严格遵守会议审批程序，不得擅自发起或变通执行；（二）在职责范围内主动识别并上报潜在风险；（三）签署岗位合规承诺书，确保操作符合制度要求。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议策划环节管控：（一）业务操作合规标准：需提前评估会议必要性，明确议题、参会人员、时长及预算，经审批后方可实施。禁止无明确目的或重复性会议。（二）禁止性行为：严禁以会议名义谋取私利、违规发放津贴，禁止泄露会议敏感信息。（三）重点防控点：防范议题偏离、参会人员不当等风险，确保会议目标达成。第十条会议场地与设施保障：（一）合规标准：提前确认场地安全性，配备必要的消防、电力及应急设备，签订场地安全协议。（二）禁止行为：严禁使用存在安全隐患的场地，禁止未经审批擅自租赁外部设施。（三）重点防控：防范场地坍塌、电路短路等安全风险，确保设施运行稳定。第十一条参会人员管理：（一）合规标准：严格核对参会人员身份，落实保密要求，对外部参会者进行必要背景审查。（二）禁止行为：严禁无关人员列席，禁止泄露会议核心内容至未授权人员。（三）重点防控：防范人员身份冒充、信息泄露等风险，确保参会合规性。第十二条会议材料管理：（一）合规标准：会议材料需经审核后分发，涉密材料需分级管控，结束后及时回收或销毁。（二）禁止行为：严禁在材料中夹带违规信息，禁止擅自对外传播会议文件。（三）重点防控：防范材料遗失、泄露等风险，确保信息安全。第十三条会议过程监督：（一）合规标准：明确会议主持人与记录人职责，全程录音录像需经批准，重大决策需书面确认。（二）禁止行为：严禁未经授权的录音录像，禁止在会议中传播不当言论。（三）重点防控：防范会议失控、决策失效等风险，确保过程规范。第十四条会议结束后的工作：（一）合规标准：及时整理会议纪要并分发，落实决议事项，对风险隐患进行复盘。（二）禁止行为：禁止拖延落实会议决议，禁止隐瞒风险问题。（三）重点防控：防范决议落空、风险反复发生，确保闭环管理。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：每年由牵头部门牵头，结合法规变化、业务调整及风险事件，修订完善本制度，报领导小组批准后实施。第十六条风险识别预警机制：每季度开展会议风险排查，对高风险环节（如涉外会议、涉密会议）实施重点监控，发布预警通知至相关部门。第十七条合规审查机制：将会议合规审查嵌入审批流程，关键节点（如场地确认、预算审批）需经专责部门审核，实行“未经审查不得实施”。第十八条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹，明确应急流程、责任分工及上报路径。（二）风险事件处置后需形成报告，经专责部门审核后方可归档。第十九条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，轻则通报批评，重则扣减绩效、纪律处分，涉嫌违法的移交司法机关。第二十条评估改进机制：每年对会议风险管理有效性进行评估，形成报告，对流程漏洞提出优化方案，持续提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：明确各级领导对风险管理工作的推进责任，纳入年度述职考核。第二十二条考核激励机制：将会议合规情况纳入部门及个人绩效考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。第二十三条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年不少于2次。第二十四条信息化支撑：通过会议管理系统实现流程自动化、风险实时监控，提高管理效率。第二十五条文化建设：发布会议合规手册，要求员工签订合规承诺书，营造全员参与风险防控的浓厚氛围。第二十六条报告制度：要求各部门每月上报风险事件，领导小组每季度