办公文件保密管理实施细则

办公文件保密管理实施细则一、总则为规范办公文件的保密管理，防范涉密信息泄露风险，维护单位合法权益与安全利益，结合工作实际制定本细则。本细则依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《XX行业保密管理规定》及单位内部管理制度制定，适用于单位各部门及所属机构在办公活动中产生、处理、存储、传递的各类文件（含电子文档、纸质文档、音视频资料等）的保密管理。文件保密管理遵循“谁主管、谁负责，谁经手、谁担责”原则，坚持“最小知悉范围”“全程管控”“分级负责”，确保涉密文件管理规范、安全。二、管理职责（一）保密委员会职责统筹文件保密管理工作，制定保密制度框架，审核密级确定与调整方案，监督重大保密事项执行，协调跨部门保密管理问题。（二）办公室（或保密管理部门）职责制定文件保密管理操作流程，指导各部门开展保密工作；组织保密培训与宣传，提升员工保密意识；对涉密文件全流程（制作、传递、存储、销毁等）进行日常监督，定期开展保密检查；管理单位保密设备（如密码机、涉密存储介质），建立设备使用台账。（三）部门负责人职责落实本部门文件保密管理要求，明确岗位保密责任；审核本部门拟制文件的密级与内容合规性；督促员工执行保密规定，及时处置本部门保密隐患。（四）员工职责严格遵守保密制度，对知悉的涉密文件内容承担保密义务；规范操作涉密文件，发现泄密风险及时报告；配合保密检查与培训，提升自身保密能力。三、文件定密管理（一）定密依据根据文件内容涉及的国家秘密、商业秘密、工作秘密的性质与影响范围，对照相关法律法规及单位《保密事项范围》，确定密级（绝密、机密、秘密）及保密期限。（二）定密权限绝密级文件：由单位主要负责人或其授权的分管领导审批确定；机密级、秘密级文件：由部门负责人提出初步意见，报保密委员会或其授权人员审批。（三）密级调整与解除因工作需要或文件内容变化，需调整密级或保密期限的，由原定密部门提出申请，按原审批流程办理；保密期限届满且无延长必要的，自动解密；需提前解密或延长保密期限的，按定密权限审批。四、文件制作与存储管理（一）文件制作起草：涉密文件起草应使用单位指定的涉密设备（如涉密计算机、专用文具），禁止在非涉密设备上处理涉密内容；审核：起草完成后，经部门负责人审核内容准确性与密级合理性，再报保密管理部门复核；编号与标识：涉密文件应编制唯一编号，在首页或封面标注密级、保密期限、知悉范围；电子文件需同步设置访问权限。（二）存储管理介质管理：涉密文件存储介质（如U盘、硬盘、光盘）需标注密级，单独存放于密码柜或涉密存储设备，禁止与非涉密介质混放；环境要求：纸质涉密文件存放于具备防盗、防火、防潮、防磁功能的保密柜；电子文件存储系统需部署防火墙、加密软件，定期备份数据；访问控制：电子涉密文件应设置分级访问权限，仅授权人员可查阅、修改，操作记录需留存备查。五、文件传递与借阅管理（一）内部传递涉密文件内部传递应使用专人递送、加密传真或单位内部涉密网络，禁止通过普通邮件、即时通讯工具（如微信、QQ）传递；传递过程需填写《涉密文件传递登记表》，记录文件编号、密级、接收人、传递时间等信息。（二）外部传递向外部单位传递涉密文件，需对方出具《涉密文件借阅/传递函》，经单位保密委员会审批后，通过机要通道或专人专车递送；传递过程中，文件需密封并标注密级，递送人员需全程监管，确保文件安全。（三）借阅管理内部员工借阅涉密文件，需填写《涉密文件借阅申请表》，经部门负责人及保密管理部门审批，明确借阅期限与用途；借阅人员需在指定场所查阅，禁止复制、摘抄涉密内容（经审批的除外），借阅期满及时归还，由管理人员核对文件完整性。六、文件销毁与清退管理（一）销毁要求涉密文件（含介质）需销毁时，由使用部门提出申请，经保密管理部门审核、分管领导批准后，移交单位指定的销毁机构处理；销毁前需清点文件数量、核对编号，填写《涉密文件销毁登记表》，相关人员签字确认。（二）销毁方式纸质文件：采用碎纸机粉碎或焚烧方式，确保无法复原；电子介质：需进行消磁、物理损坏（如拆解硬盘）或专业软件销毁，禁止随意丢弃或转卖。（三）清退管理员工离职、岗位调整或项目结束时，需清退保管的涉密文件，填写《涉密文件清退登记表》，经部门负责人与保密管理部门核验；清退不彻底的，需说明原因并限期整改，整改完成后方可办理离职或岗位调整手续。七、监督与责任追究（一）监督检查保密管理部门每季度开展文件保密管理检查，重点核查制度执行、介质管理、传递借阅等环节；检查结果纳入部门与员工绩效考核，对存在隐患的部门下达整改通知书，限期整改。（二）违规处理对违反本细则的行为，视情节轻重给予批评教育、通报批评、扣减绩效等处分；因违规导致涉密文件泄露、造成损失的，依法追究法律责任；涉及国家秘密的，移交国家安全机关处理。（三）奖励机制对严格执行保密制