生产部档案管理制度

PAGE生产部档案管理制度一、总则（一）目的为加强生产部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于生产部各项工作的开展及查询利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产部各部门及全体员工在生产活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是生产部在生产计划、组织、指挥、协调、控制等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：生产部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映生产活动的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善生产部档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理生产部各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.开展档案管理业务培训，提高员工的档案管理意识和技能。5.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门开展档案清查、核对等工作，确保本部门档案的准确和完整。3.按照档案管理部门的要求，提供本部门档案利用所需的相关信息。（三）员工个人职责1.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料及时整理、上交。2.妥善保管和正确使用所查阅的档案，不得擅自涂改、转借、损毁档案。3.积极配合档案管理部门的工作，提供档案管理所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产计划文件，包括年度、季度、月度生产计划，生产任务下达单等。2.生产调度文件，如生产调度会议纪要、生产进度报告等。3.生产工艺文件，包括工艺流程、操作规程、工艺变更记录等。4.设备管理文件，如设备台账、设备维护保养记录、设备维修记录、设备购置合同等。5.质量管理文件，如质量标准、检验报告、质量事故处理记录等。6.安全管理文件，如安全操作规程、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。7.物资管理文件，包括物资采购计划、物资出入库记录、物资盘点记录等。8.人员管理文件，如员工考勤记录、培训记录、绩效考核记录等。9.各类生产报表，如产量报表、质量报表、消耗报表等。10.其他与生产部相关的重要文件、资料，如项目申报材料、技术交流文件等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在生产活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时报送档案管理部门。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为生产计划类、生产调度类、生产工艺类、设备管理类、质量管理类、安全管理类、物资管理类、人员管理类、生产报表类及其他类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。编号规则如下：生产计划类：PJ年份序号生产调度类：DD年份序号生产工艺类：GY年份序号设备管理类：SB年份序号质量管理类：ZL年份序号安全管理类：AQ年份序号物资管理类：WZ年份序号人员管理类：RY年份序号生产报表类：BB年份序号其他类：QT年份序号3.装订：对于纸张较多的文件材料，应进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门兼职档案员整理好的档案应定期向档案管理部门移交，移交时间为每季度末。2.档案管理部门接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，办理交接手续。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映生产部主要职能活动和基本历史面貌的，对生产部有长远利用价值的档案，列为永久保管。如生产部发展规划、重大生产项目资料等。2.长期保管：保管期限为15年至50年的档案，主要是生产部在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。如年度生产计划、重要设备的维护保养记录等。3.短期保管：保管期限为5年以下的档案，主要是生产部在较短时间内需要查考的文件材料。如临时性的生产报表等。（三）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。3.档案库房应安装温湿度控制设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.生产部内部人员因工作需要查阅档案。2.公司其他部门因工作需要查阅与生产部相关的档案。3.外单位因工作需要查阅生产部档案，须经生产部负责人批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理部门应设立档案查阅室，为利用者提供查阅服务。利用者查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及编号等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅档案名称及编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案名称及编号、复制内容、复制用途等信息，经档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损、拆页等。2.查阅档案时，应在档案查阅室内进行，如需带出查阅室，须经档案管理部门负责人批准，并办理登记手续。3.借阅的档案应按时归还，如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.分析比较法：将待鉴定档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、保存状况等方面的差异，判断其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经生产部负责人审核批准后，由档案管理部门组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.已销毁的档案应在档案管理部门的档案登记簿上注销，并永久保存《档案销毁清册》。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立生产部档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、来源、内容摘要等字段，确保数据准确、完整。（三）信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改，确保数据的准确性和及时性。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，实现对档案借阅的有效管理。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和修改。（四）数据备份与维护1.