员工离职手续办理流程说明

员工离职手续办理流程说明离职手续的规范办理是劳动关系有序终止的重要保障，既维护员工的合法权益，也助力企业妥善完成人员更替与工作衔接。以下结合实务操作经验，梳理离职手续的全流程要点，供企业与员工参考。一、离职申请提交员工需依据劳动合同约定或公司制度要求，提前以书面形式（纸质申请或企业指定的线上流程）向直属上级提交离职申请，明确离职原因、拟离职日期（如试用期员工提前3日、正式员工提前30日，具体以合同或制度为准）。申请中需清晰说明工作交接的初步计划，便于上级提前协调交接安排。二、工作交接与责任厘清直属上级收到申请后，应在1-3个工作日内启动交接安排，与员工共同制定《工作交接清单》：资料移交：员工需整理工作文档（含项目方案、客户资料、操作手册等）、电子数据（如邮件、云盘文件），确保接手人可独立开展工作；涉及保密信息的，需按《保密协议》要求移交或销毁。事务交接：当面与接手人沟通未完成项目进度、待办事项优先级、关键合作方对接方式等，必要时陪同接手人开展1-2次实际操作，确保交接无遗漏。交接确认：交接完成后，员工、接手人、直属上级需共同签署《工作交接清单》，明确“交接完毕，无遗漏责任”的确认意见，清单原件交人力资源部（HR）备案。三、部门层级审批工作交接完成后，直属上级需对交接质量进行评估，签署《离职审批表》的部门意见；若涉及跨部门协作（如项目涉及多个团队），需同步取得相关部门负责人的确认（可通过邮件或书面签批），确保离职员工无未了结的工作关联。四、人力资源部手续办理员工持部门签批后的《离职审批表》至HR处，领取《离职手续办理清单》，逐项完成以下事项：1.物品归还：归还工牌、办公电脑、钥匙、门禁卡、办公用品等企业资产，HR现场核验物品完整性（如电脑需格式化并安装初始系统，文件需移交至指定路径）。2.系统权限注销：HR协助注销员工的企业邮箱、办公软件账号（如OA、ERP系统）、考勤系统权限，确保离职后无法访问企业内部资源。3.文件签署：签署《离职确认书》（确认劳动关系终止日期、工资结算方式）、《竞业限制协议》（若岗位涉及商业秘密，需按约定履行竞业义务）等法律文件。五、离职结算与福利衔接HR根据考勤记录、绩效数据核算离职员工的工资结算（含未发放的基本工资、绩效奖金、加班工资等），按企业发薪周期（或双方约定的时间）发放至员工指定账户；同时处理：未休年假补偿：若员工当年度未休年假，按《劳动法》规定核算补偿（日工资的3倍，含正常工作期间工资）。社保公积金停缴：离职当月的社保公积金缴纳政策按企业规定执行（多数企业以“离职日期是否在社保申报日后”判定是否缴纳当月社保），HR需明确停缴时间，便于员工衔接新单位的社保缴纳。六、离职证明与档案转移1.离职证明开具：HR在员工离职手续办结后，即时或3个工作日内出具《离职证明》（注明离职日期、岗位、在职期间表现等，符合《劳动合同法》要求），作为员工入职新单位的重要凭证。2.档案与社保转移：若员工需转移人事档案、社保公积金关系，HR需提供《档案转移函》《社保缴费凭证》等材料，并协助员工对接新单位或人才市场的接收流程。注意事项沟通前置：建议员工提前1-2周与上级“非正式沟通”离职意向，减少团队突发变动的冲击；企业也应通过离职面谈了解员工诉求，优化管理漏洞。证据留存：员工需保留离职申请、交接清单、离职证明的复印件，以备后续可能的劳动纠纷；企业需妥善保管离职相关文件至少2年（劳动仲裁时效期）。竞业义务履行：签署竞业协议的员工，需严格遵守“禁业期限”“禁业范围”，否则企业有权追究违约责任（可要求赔偿损失或违约金）。社保衔接：离职后若短期内未入职新单位，可通过“灵活就业”身份自行缴纳社保，避免医保断缴影响待遇。附件（参考模板）《员工离职申请表》（含离职原因、日期、交接计划）《工作交接清单》（分“资料类”“事务类”“资产类”三项，支持电子/纸质填写）《离职手续办理清单》（HR端用，明确各环节完成状态）通过以上流程，企业与员