办公设备维修保养管理制度

办公设备维修保养管理制度一、目的为了保证办公设备的正常运行，提高办公设备的使用寿命，降低设备维修成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本办公设备维修保养管理制度。二、适用范围本制度适用于公司内所有办公设备的维修、保养管理，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、碎纸机、电话机等。三、职责分工（一）设备使用部门1.负责正确使用办公设备，按照操作规程进行操作。2.及时发现设备使用过程中出现的异常情况，并向设备管理部门报告。3.配合设备管理部门进行设备的维修和保养工作。（二）设备管理部门1.建立办公设备档案，记录设备的购置时间、品牌型号、维修保养情况等信息。2.制定办公设备的维修保养计划，并组织实施。3.负责联系专业的维修人员进行设备维修，监督维修过程和质量。4.对设备的维修保养费用进行审核和控制。5.定期对设备的使用情况进行检查和评估，提出改进建议。（三）财务部门1.负责办公设备维修保养费用的预算编制和资金安排。2.对维修保养费用进行核算和报销审核。四、设备购置与验收（一）购置1.各部门根据工作需要提出办公设备购置申请，填写《办公设备购置申请表》，详细说明购置设备的名称、型号、数量、用途等信息。2.设备管理部门对购置申请进行审核，根据公司的实际情况和设备使用情况，提出审核意见。3.审核通过后，由采购部门按照公司的采购流程进行设备采购。（二）验收1.设备到货后，设备管理部门组织使用部门、采购部门等相关人员进行验收。2.验收内容包括设备的外观、数量、配件、资料等是否齐全，设备的性能是否符合要求等。3.验收合格后，填写《办公设备验收单》，设备正式交付使用。五、日常使用管理（一）操作培训1.新设备投入使用前，设备管理部门应组织使用人员进行操作培训，使其熟悉设备的性能、操作规程和注意事项。2.使用人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。（二）使用环境1.办公设备应放置在干燥、通风、清洁的环境中，避免阳光直射和潮湿。2.设备周围应保持整洁，不得堆放杂物，确保设备的散热良好。（三）日常检查1.使用人员在每次使用设备前，应进行简单的检查，如检查设备的电源、连接线是否正常，设备的外观是否有损坏等。2.发现设备有异常情况时，应立即停止使用，并向设备管理部门报告。六、维修管理（一）报修流程1.使用人员发现设备出现故障时，应及时填写《办公设备报修单》，详细描述故障现象和发生时间。2.《办公设备报修单》应提交给设备管理部门，设备管理部门对报修情况进行登记和审核。3.对于一般性故障，设备管理部门的维修人员应及时进行维修。对于较为复杂的故障，设备管理部门应联系专业的维修单位进行维修。（二）维修方式1.自行维修：对于一些常见的、简单的故障，设备管理部门的维修人员可以自行进行维修。维修人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉设备的结构和原理。2.委托维修：对于一些复杂的故障，设备管理部门应选择具有相应资质和经验的专业维修单位进行维修。在选择维修单位时，应通过招标、询价等方式进行，确保维修质量和维修费用的合理性。（三）维修过程监督1.在设备维修过程中，设备管理部门应安排专人对维修过程进行监督，确保维修人员按照维修方案进行维修，维修质量符合要求。2.监督人员应及时了解维修进度，协调解决维修过程中出现的问题。（四）维修验收1.设备维修完成后，维修人员应进行自检，确保设备正常运行。2.自检合格后，维修人员应通知设备管理部门和使用部门进行验收。使用部门应在《办公设备维修验收单》上签字确认。3.对于经过维修的设备，设备管理部门应跟踪使用情况，确保设备性能稳定。（五）维修费用管理1.设备维修费用应按照公司的财务管理制度进行报销。维修费用包括维修配件费用、维修人工费用等。2.设备管理部门应定期对维修费用进行统计和分析，找出设备故障的原因和规律，采取有效的措施降低维修费用。七、保养管理（一）保养计划制定1.设备管理部门应根据设备的使用说明书和实际使用情况，制定详细的办公设备保养计划。2.保养计划应包括保养的内容、保养的周期、保养的责任人等信息。（二）日常保养1.使用人员负责设备的日常保养工作，日常保养应包括设备的清洁、润滑、紧固等。2.使用人员应定期对设备进行清洁，清除设备表面的灰尘和杂物。3.对于需要润滑的部件，使用人员应按照规定的时间和方法进行润滑。4.使用人员应定期检查设备的连接线、紧固件等是否松动，如有松动应及时紧固。（三）定期保养1.设备管理部门应按照保养计划组织维修人员对设备进行定期保养。2.定期保养内容包括设备的全面清洁、性能检测、部件校准等。3.维修人员在定期保养过程中，应做好记录，详细记录保养的内容、发现的问题及处理情况。（四）保养效果评估1.设备管理部门应定期对设备的保养效果进行评估，评估内容包括设备的性能指标、运行状况等。2.根据评估结果，及时调整保养计划和保养方法，确保设备的保养效果。八、设备报废管理（一）报废标准1.设备达到规定的使用年限，且性能严重下降，无法满足工作需要。2.设备因故障无法修复，或维修费用过高，超过设备原值的一定比例。3.设备因技术更新换代，已被淘汰，无法继续使用。（二）报废申请1.使用部门发现设备符合报废标准时，应填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备的基本情况、报废原因等。2.《办公设备报废申请表》应提交给设备管理部门，设备管理部门组织相关人员进行鉴定。（三）报废鉴定1.设备管理部门应组织技术人员、使用部门人员等对申请报废的设备进行鉴定，确定设备是否符合报废标准。2.鉴定结果应填写在《办公设备报废申请表》上，并由鉴定人员签字确认。（四）报废审批1.《办公设备报废申请表》经鉴定后，应提交给公司领导进行审批。2.公司领导根据鉴定结果和公司的实际情况，做出审批决定。（五）报废处理1.经审批同意报废的设备，设备管理部门应及时进行处理。处理方式包括出售、捐赠、拆解等。2.设备处理所得收入应按照公司的财务管理制度进行处理。九、监督与考核（一）监督检查1.设备管理部门应定期对各部门的办公设备使用、维修、保养情况进行监督检查。2.监督检查内容包括设备的操作规程执行情况、设备的日常保养情况、设备的报修和维修记录等。3.对于发现的问题，应及时要求相关部门进行整改。（二）考核机制1.公司应建立办公设备维修保养考核机制，将设备的维修保养情况纳入部门和个人的绩效考核。2.考核指标包括设备的完好率、维修及时率、维修费用控制等。3.对于在设备维修保养工作中表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对于因管理不善导致设备损坏、维修费用过高的部门和个人，应给予批评和处罚。十、档案管理（一）设备档案内容1.设备的购置资料，包括购置申请表、采购合同、发票等。2.设备的验收资料，包括验收单、测试报告等。3.设备的维修保养资料，包括报修单、维修记录、保养计划等。4.设备的报废资料，包括报废申请表、鉴定报告等。（二）档案建立与保管1.设备管理部门应在设备购置后及时建立设备档案，并将相关资料归档保存。2.设备档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与使用1.相关人员因工作需要查阅设备档案时，应填写《档案查阅申请表》，经设备管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人员应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改档案资料。十一、应急处理（一）应急预案制定1.设备管理部门应制定办公设备应急处理预案，明确在设备突发故障、自然灾害等紧急情况下的应急处理措施和流程。2.应急预案应包括应急组织机构、应急响应程序、应急救援措施等内容。（二）应急演练1.设备管理部门应定期组织应急演练，提高应急处理能力和协同作战能力。2.应急演练应模拟实际情况，检验应急预案的可行性和有效性。（三）应急处理流程1.发生设备突发故障或紧急情况时，使用人员应立即停止使用设备，并向设备管理部门报告。2.设备管理部门应立即启动应急预案，组织维修人员进行抢修。3.对于无法及时修复的设备，应采取临时替代措施，确保工作的正常开展。4.在应急处理过程中，应及时向上级领导报告情况，并做好记录。十二、持续改进（一）数据分析1.设备管理部门应定期对办公设备的维修保养数据进行分析，包括设备的故障类型、故障频率、维修费用等。2.通过数据分析，找出设备管理中存在的问题和薄弱环节，为持续改进提供依据。（二