生产制造业档案管理制度

PAGE生产制造业档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产制造业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产制造过程中形成的各类档案，包括但不限于生产计划文件、工艺文件、设备档案、质量检验记录、原材料及成品出入库单据、员工生产操作记录等与生产制造相关的所有文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案管理部门对生产制造业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映生产制造活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集生产制造过程中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案整理应科学合理，便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善生产制造业档案管理的具体办法和流程。2.负责接收、收集、整理、分类、编号、装订、保管公司生产制造业档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案的借阅、查阅管理，按照规定办理借阅手续，监督档案使用情况。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门生产制造文件资料的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案的真实、完整和安全。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守档案借阅、查阅制度，未经批准不得擅自查阅、复印档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅登记等，确保档案管理工作的规范有序。3.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，确保档案的安全和完整。5.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护公司利益。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等，以及相关的调整计划和补充计划。2.工艺文件类：工艺流程图、操作规程、作业指导书、工艺变更记录等。3.设备档案类：设备购置合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备维修记录、设备报废记录等。4.质量检验类：质量检验标准、检验报告、不合格品处理记录、质量统计报表等。5.原材料及成品管理类：原材料采购合同、原材料检验报告、原材料出入库单据、成品入库单、成品出库单、库存盘点记录等。6.员工生产操作类：员工考勤记录、生产任务分配记录、员工生产操作记录、工时统计记录等。7.其他与生产制造相关的文件资料，如生产现场照片、视频资料、会议纪要等。(二)收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、准确收集。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为生产计划类、工艺文件类、设备档案类、质量检验类、原材料及成品管理类、员工生产操作类等类别。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，例如：生产计划类档案编号为“SJ年份月份序号”，工艺文件类档案编号为“GY工艺名称版本号序号”等。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得影响文件内容的查阅。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的检索和查询。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司核心技术、重大生产项目、重要合同协议等具有长期保存价值的档案，应永久保管。2.定期保管其他生产制造业档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为30年、10年等。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。备份存储介质应采用多种形式，如磁带、光盘、硬盘等，分别存放在不同的地点。电子档案存储系统应具备数据加密、访问控制、数据恢复等功能，确保电子档案的安全。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，定期检查档案的归还情况，确保档案的安全。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备的正常运行。五、档案的利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况决定是否批准借阅。对于涉及重要机密的档案，应严格控制借阅范围，并要求借阅人员签署保密协议。3.借阅人员凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅申请手续。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并安排专人协助查阅。查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录档案内容应经档案管理部门同意。3.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）档案利用的监督1.档案管理部门应定期对档案的借阅、查阅情况进行统计分析，检查档案的利用效果，发现问题及时采取措施加以解决。2.对违反档案借阅、查阅制度的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处罚。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经公司主管领导批