小型生产型企业采购制度

PAGE小型生产型企业采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范小型生产型企业的采购行为，确保采购活动符合公司利益，保障生产经营的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购决策公正合理。4.诚实守信原则：与供应商建立诚信合作关系，严格履行采购合同，维护公司信誉。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，根据生产需求及时采购所需物资和服务。开发、评估、选择供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。收集市场信息，分析采购成本，提出降低成本的建议和措施。2.采购人员职责严格按照采购制度和流程开展工作，确保采购活动规范有序。积极寻找优质供应商，进行供应商的初步筛选和评估。参与采购谈判，准确传达公司采购需求和要求。负责采购订单的下达、跟进和验收工作，及时反馈采购进展情况。保守公司采购机密，不得泄露采购信息和商业机密。（二）需求部门1.需求部门职责根据生产经营计划，准确提出物资和服务需求，提供详细的需求规格和技术要求。协助采购部门进行供应商选择和评估，提供相关技术支持和意见。参与采购合同的评审，确保合同条款满足生产需求。负责对采购物资和服务进行验收，反馈验收结果。2.需求人员职责及时、准确地提交物资和服务需求申请，避免因需求不明确导致采购延误或失误。配合采购部门与供应商沟通，提供必要的技术咨询和解释。在验收过程中，严格按照标准进行验收，如实反馈验收情况。（三）财务部门1.财务部门职责参与采购合同的评审，审核合同付款条款，确保付款安排符合公司财务规定。负责采购资金的预算安排和支付管理，监督采购资金的使用情况。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。2.财务人员职责严格执行财务审批流程，确保采购付款的准确性和合规性。定期与采购部门核对账目，及时发现和解决财务问题。协助采购部门进行成本控制和效益分析，提供财务专业意见。（四）质量部门1.质量部门职责制定采购物资和服务的质量标准和验收规范。参与供应商评估，对供应商的质量保证能力进行审核。在采购物资和服务到货时，进行质量检验和监督，确保符合质量要求。对采购过程中的质量问题进行调查和处理，提出改进措施和建议。2.质量人员职责严格按照质量标准和验收规范进行检验工作，确保检验结果准确可靠。及时反馈采购物资和服务的质量问题，协助采购部门和供应商解决质量纠纷。跟踪质量改进措施的执行情况，确保采购物资和服务质量持续提升。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细注明物资或服务的名称、规格型号、数量、需求日期、技术要求等信息。2.采购申请单需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，将采购申请单提交相应层级的领导审批。3.审批通过后的采购申请单返回采购部门，作为采购执行的依据。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购物资和服务的特点，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、资质证明、业绩情况等资料。3.组织相关部门（采购、需求、质量、财务等）对符合条件的供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。4.根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，选择合格的供应商进入采购供应商名录。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购物资和服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行谈判。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件，维护公司利益。3.谈判达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同需经采购部门负责人、法务人员、财务人员等审核会签后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，以便各部门按照合同要求开展工作。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作采购订单，明确采购物资和服务的详细规格、数量、交货日期、交货地点等信息。2.采购订单经采购部门负责人审核后，发送给供应商，并要求供应商签字确认。3.采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（六）到货验收1.采购物资和服务到货前，采购部门应提前通知需求部门和质量部门做好验收准备。2.质量部门按照质量标准和验收规范对采购物资进行检验，需求部门配合质量部门进行验收工作，核实物资的数量、规格型号等是否与采购订单一致。3.验收合格的物资和服务，由需求部门在验收报告上签字确认；验收不合格的物资和服务，质量部门应出具不合格报告，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.采购物资和服务验收合格后，供应商提交付款申请，附上采购合同、发票、验收报告等相关资料。2.采购部门对付款申请进行审核，确认无误后提交财务部门。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，进行付款审批和支付操作。四、采购预算与成本控制（一）采购预算编制1.采购部门会同财务部门等相关部门，根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确各类物资和服务的采购金额、采购时间、采购方式等内容，并进行详细的分类和汇总。3.采购预算需经公司管理层审核批准后执行，作为采购活动的控制依据。（二）采购成本控制措施1.定期分析市场行情，掌握物资和服务价格动态，与供应商进行价格谈判时争取有利价格。2.优化采购批量，根据经济订货量模型，合理确定采购数量，降低采购成本和库存成本。3.加强供应商管理，通过与优质供应商建立长期合作关系，争取更优惠的采购条件，如价格折扣、延长付款期等。4.对采购过程中的各项费用进行严格控制，如运输费、保险费、检验费等，确保采购总成本在预算范围内。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门，对采购过程中可能面临的风险进行识别，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对供应商违约风险，在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期评估供应商的履约能力，必要时采取备用供应商策略或法律手段。2.对于质量风险，严格执行质量检验和验收制度，加强对供应商质量保证能力的评估和审核，要求供应商提供质量担保或购买质量保险。3.应对价格波动风险，建立价格预警机制，及时关注市场价格变化，与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。4.防范法律风险，加强采购合同管理，确保合同条款符合法律法规要求，必要时咨询专业法律顾问意见。六、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理和归档，包括采购申请单、采购合同、采购订单、验收报告、供应商资料等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。（二）采购数据分析1.采购部门定期对采购数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、采购频率、供应商采购份额等。2.通过采购数据分析，评估采购绩效，发现采购过程中的问题和不足，为采购决策提供数据支持和改进建议。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.各部门之间应相互监督，发现采购过程中的违规行为及时向公司管理层报告。（二）采购绩效考核1.建立采购绩效考核制度，对采购部门和采购人员的工作绩效进行考核评价。