法人印章使用及风险防控管理办法

法人印章使用及风险防控管理办法一、总则1.1制定目的为规范法人印章的使用与管理，防范因印章使用不当引发的法律、经济风险，保障法人主体的合法权益与经营秩序，依据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》等法律法规，结合法人实际管理需求，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于法人（含企业、事业单位、社会团体等）各类印章（包括但不限于法人公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章等）的刻制、保管、使用及风险防控全流程管理。1.3管理原则印章管理遵循“专人负责、分级审批、全程登记、风险可控”原则，确保印章使用合法、合规、安全、高效。二、印章的刻制与备案2.1刻制要求法人印章的刻制需经法定代表人（或其书面授权代理人）批准，由专人持法人营业执照副本、法定代表人身份证明等材料，到公安机关指定的合法刻制单位办理。严禁私自刻制、伪造印章。2.2备案管理印章刻制完成后，应在3个工作日内将印章印模报送公安机关治安管理部门备案，并同步向主管行政部门（如市场监管部门、行业主管部门）提交备案材料，留存备案回执及印模存档。三、印章的使用管理3.1使用范围法人印章仅限用于符合法人章程、经营范围及法律法规规定的业务活动，主要包括但不限于：法人对外签订的合同、协议；法人出具的公文、函件、授权委托书；财务收支凭证、票据、报表；资质证明、荣誉证书、备案文件等需法人确认的材料；法律法规或主管部门要求加盖法人印章的其他文件。3.2审批流程印章使用实行分级审批制度，具体如下：日常业务文件（如常规合同、内部公文）：由部门负责人审核，分管领导批准；重大事项文件（如标的额较大的合同、对外担保文件、重大决策文件）：需经部门负责人、分管领导审核后，报法定代表人（或其书面授权人）批准；特殊文件（如涉及知识产权、股权变更、注销登记等文件）：须经法律顾问审核，法定代表人最终批准。所有审批流程需留存书面审批记录（或电子审批留痕），严禁事后补批。3.3用印登记印章使用实行“一事一登”制度，用印前需填写《印章使用登记表》，内容包括：用印日期、文件名称/编号、用印事由、申请人、审批人、用印份数、用印人等。登记完成后，由保管人核对审批文件与用印内容一致后，方可加盖印章。3.4禁止性规定严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的文件上加盖法人印章；严禁超越授权范围或擅自使用印章；严禁将印章交由非保管人员或外部人员使用、保管；严禁伪造、变造印章或使用伪造的印章。四、风险防控措施4.1印章保管印章应指定专人（保管人）负责保管，保管人需与法人签订《印章保管责任书》，明确保管责任；印章应存放于带锁的保险柜或密码箱内，保管人离岗前须将印章入柜上锁，钥匙/密码仅限保管人掌握；保管人离职、调岗时，须在3个工作日内完成印章交接，交接过程需有监交人（如综合管理部负责人）在场，填写《印章交接登记表》并双方签字确认。4.2使用监督重要文件用印时，提倡双人见证（保管人及审批人指定的见证人），并对用印过程进行拍照或录像留存（涉及商业秘密的文件除外）；每月末由保管人会同财务、法务部门对当月用印记录进行核对，重点核查用印文件的合规性、审批流程的完整性。4.3外带管理因特殊情况需携带印章外出使用的，须填写《印章外带申请表》，经法定代表人批准后，由保管人或其指定的专人（双人）携带，并在《印章外带登记表》中记录外带时间、地点、事由、归还时间。外带期间，印章须全程处于携带人有效管控范围内，严禁交由他人代管或脱离视线。4.4遗失与被盗处理如发现印章遗失或被盗，保管人应立即向法人法定代表人及综合管理部门报告，并在24小时内报案（向公安机关提交《印章遗失/被盗报案书》）；报案后，须在公开发行的报刊上刊登《印章作废声明》，声明原印章失效；完成报案、声明后，按本办法第二章规定重新刻制印章并备案，同时向相关合作方、主管部门通报印章变更情况。4.5电子印章管理（如适用）电子印章的生成、使用、注销需符合《电子签名法》规定，由专人负责密钥管理，密钥须定期更换；电子印章仅限在经法人授权的电子平台或系统中使用，使用范围与实体印章一致，严禁将电子印章文件传输至非授权平台。五、监督与责任追究5.1监督检查法人应每季度组织内部审计或专项检查，重点检查印章管理制度执行情况、用印登记完整性、风险防控措施落实情况；检查过程中发现的问题应形成《整改通知书》，责令责任部门限期整改，并跟踪整改结果。5.2责任追究对违反本办法规定使用印章，造成法人经济损失或声誉损害的，视情节轻重给予责任人警告、记过、降职等行政处分，同时要求其赔偿相应损失；对伪造、变造印章或利用印章从事违法犯罪活动的，依法移交司法机关追究刑事责任。六、附则6.1解释与施行本办法由法人综合管理部门（或法务部门）负责解释，自发布之日起施行。6.2冲突处理本办法未尽事宜，按国家法律法规及法人章程执行