物业服务企业小区物业服务合同管理制度

物业服务企业小区物业服务合同管理制度第一章总则第一条目的为加强物业服务企业小区物业服务合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护企业和小区业主的合法权益，提高物业服务质量和管理水平，根据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本物业服务企业与小区开发建设单位、业主大会或业主委员会签订的各类物业服务合同，包括前期物业服务合同和物业服务合同。第三条管理原则1.依法合规原则。合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规和相关政策的规定。2.平等自愿原则。合同双方应在平等、自愿、公平、诚实信用的基础上进行协商，达成一致意见。3.全面履行原则。合同签订后，双方应严格按照合同约定的条款全面履行各自的义务。4.风险防范原则。在合同管理过程中，应充分识别和评估合同风险，采取有效的防范措施，降低企业经营风险。第二章合同管理部门及职责第四条合同管理部门企业设立合同管理部门，负责物业服务合同的统一管理工作。合同管理部门应配备专业的合同管理人员，负责合同的起草、审核、签订、履行监督、档案管理等工作。第五条合同管理部门职责1.制定和完善合同管理制度，建立健全合同管理流程和工作标准。2.组织合同的起草、审核和修订工作，确保合同条款合法、合规、公平、合理。3.负责合同的签订工作，办理合同签订的相关手续，确保合同签订的程序合法、规范。4.对合同的履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.负责合同的变更、解除等工作，办理相关手续，确保合同变更、解除的合法性和规范性。6.建立合同档案管理制度，对合同进行分类、编号、归档和保管，确保合同档案的完整和安全。7.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高合同管理水平。第六条其他部门职责1.物业服务部门：负责提供物业服务合同相关的业务需求和技术支持，参与合同的起草和审核工作，按照合同约定提供物业服务，并及时反馈合同履行过程中出现的问题。2.财务部门：负责对合同的财务条款进行审核，监督合同款项的收付情况，提供财务方面的支持和建议。3.法务部门：负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和法律服务，处理合同纠纷和诉讼案件。4.其他部门：根据合同管理工作的需要，配合合同管理部门做好相关工作。第三章合同的签订第七条合同签订前的准备工作1.市场调研：在签订合同前，合同管理部门应组织相关人员对小区的基本情况、业主需求、市场行情等进行充分的调研和分析，为合同的签订提供依据。2.资格审查：合同管理部门应对合同对方的主体资格、资信状况、经营业绩等进行严格的审查，确保合同对方具有签订和履行合同的能力和资格。3.方案制定：根据市场调研和资格审查的结果，合同管理部门应组织相关人员制定物业服务方案，明确服务内容、服务标准、服务费用等条款，为合同的签订提供基础。4.合同起草：合同管理部门应根据物业服务方案和相关法律法规的规定，起草物业服务合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、服务内容、服务标准、服务费用、合同期限、双方权利义务、违约责任等条款。第八条合同的审核1.内部审核：合同起草完成后，合同管理部门应组织相关部门对合同进行内部审核。内部审核的内容包括合同条款的合法性、合规性、公平性、合理性，以及合同的风险评估等。审核过程中，各部门应提出明确的审核意见和建议。2.外部审核：对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应将合同文本提交法务部门进行外部审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，提出法律意见和建议。3.审核意见处理：合同管理部门应根据内部审核和外部审核的意见和建议，对合同文本进行修改和完善，确保合同条款符合法律法规和企业的利益。第九条合同的签订1.谈判协商：在合同审核通过后，合同管理部门应与合同对方进行谈判协商，就合同条款达成一致意见。谈判协商过程中，应充分考虑双方的利益和需求，确保合同条款公平、合理、可行。2.签字盖章：合同谈判协商达成一致意见后，合同管理部门应按照企业的规定办理合同签订手续。合同应由双方当事人签字或盖章，并加盖企业公章或合同专用章。3.合同备案：合同签订后，合同管理部门应按照相关法律法规的规定，将合同报送有关部门备案。第四章合同的履行第十条合同履行的组织与协调1.任务分解：合同签订后，合同管理部门应将合同的各项条款进行分解，明确各部门和岗位的职责和任务，确保合同的各项条款得到落实。2.协调沟通：在合同履行过程中，合同管理部门应加强与各部门和合同对方的协调沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题。对于涉及多个部门的问题，合同管理部门应组织相关部门进行协调解决。第十一条服务质量监督1.建立服务质量监督机制：物业服务部门应建立服务质量监督机制，定期对物业服务质量进行检查和评估。检查和评估的内容包括服务内容、服务标准、服务态度等方面。2.业主满意度调查：物业服务部门应定期开展业主满意度调查，了解业主对物业服务的意见和建议。对于业主提出的问题和意见，物业服务部门应及时进行整改和反馈。3.质量问题处理：对于服务质量监督和业主满意度调查中发现的问题，物业服务部门应及时进行处理。对于严重影响服务质量的问题，应追究相关人员的责任。第十二条费用收支管理1.费用核算：财务部门应按照合同约定的收费标准和计费方式，对物业服务费用进行核算。核算过程中，应确保费用计算准确、合理。2.费用收缴：物业服务部门应按照合同约定的时间和方式，及时收缴物业服务费用。对于逾期未缴费的业主，应按照合同约定进行催缴。3.费用支出：财务部门应按照合同约定的费用支出范围和标准，对物业服务费用进行支出管理。支出过程中，应严格控制费用支出，确保费用使用合理、合规。第十三条合同履行情况报告1.定期报告：物业服务部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况。报告内容包括服务内容完成情况、服务质量状况、费用收支情况等方面。2.重大事项报告：在合同履行过程中，如发生重大事项或突发事件，物业服务部门应及时向合同管理部门报告。重大事项包括自然灾害、安全事故、业主集体投诉等。第五章合同的变更与解除第十四条合同变更1.变更条件：在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、业主需求变化等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订变更协议。2.变更程序：合同变更应按照以下程序进行：提出变更申请：由提出变更的一方以书面形式向合同对方提出变更申请，并说明变更的原因和内容。协商变更条款：合同双方应就变更条款进行协商，达成一致意见后签订变更协议。审核批准：变更协议签订后，应按照企业的规定进行审核批准。审核批准通过后，变更协议生效。备案：变更协议生效后，合同管理部门应将变更协议报送有关部门备案。第十五条合同解除1.解除条件：在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同双方可以解除合同：双方协商一致解除合同；因不可抗力致使合同目的不能实现；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。2.解除程序：合同解除应按照以下程序进行：提出解除申请：由提出解除的一方以书面形式向合同对方提出解除申请，并说明解除的原因和依据。协商解除事宜：合同双方应就解除事宜进行协商，达成一致意见后签订解除协议。审核批准：解除协议签订后，应按照企业的规定进行审核批准。审核批准通过后，解除协议生效。善后处理：合同解除后，合同双方应按照解除协议的约定进行善后处理，包括结算费用、交接资料、清理现场等。第六章合同纠纷处理第十六条纠纷处理原则1.协商解决原则：在合同纠纷发生后，合同双方应首先通过协商的方式解决纠纷。协商过程中，应本着平等、自愿、公平、诚实信用的原则，寻求双方都能接受的解决方案。2.依法处理原则：如果协商无法解决纠纷，合同双方应按照法律法规的规定，通过仲裁或诉讼的方式解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，应严格遵守法律法规的规定，维护自己的合法权益。第十七条纠纷处理程序1.纠纷报告：在合同纠纷发生后，相关部门应及时向合同管理部门报告纠纷情况。报告内容包括纠纷的起因、经过、双方的争议焦点等方面。2.调查取证：合同管理部门应组织相关人员对纠纷情况进行调查取证，收集相关证据材料。证据材料包括合同文本、往来函件、会议纪要、服务记录等。3.协商解决：合同管理部门应根据调查取证的结果，与合同对方进行协商解决。协商过程中，应充分听取双方的意见和建议，寻求双方都能接受的解决方案。4.仲裁或诉讼：如果协商无法解决纠纷，合同管理部门应根据合同约定和法律法规的规定，决定是否通过仲裁或诉讼的方式解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，应委托专业的律师代理，维护企业的合法权益。第七章合同档案管理第十八条档案管理要求1.完整性：合同档案应包括合同文本、附件、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、服务记录等相关材料，确保档案的完整性。2.规范性：合同档案应按照企业的规定进行分类、编号、归档和保管，确保档案的规范性。3.安全性：合同档案应存放在专门的档案柜或档案室中，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全性。第十九条档案查阅与借阅1.查阅：企业内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守档案管理的相关规定，不得损坏、涂改档案材料。2.借阅：企业内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过15天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅过程中，应妥善保管档案材料，不得丢失、损坏档案材料。第二十条档案销毁1.销毁条件：对于超过保管期限且无保存价值的合同档案，经合同管理部门负责人批准后，可以进行销毁。2.销毁程序：合同档案销毁应按照以下程序进行：清理档案：合同管理部门应定期对合同档案进行清理，确定需要销毁的档案