大小印鉴分离财务制度

PAGE大小印鉴分离财务制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司财务管理，规范财务印鉴的使用与保管，防范财务风险，确保公司财务工作的安全、准确与高效运行，维护公司及相关利益者的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的财务印鉴管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保财务印鉴的使用符合规定。2.安全性原则：采取有效措施保障财务印鉴的安全，防止印鉴被盗用、冒用或滥用。3.分离制衡原则：实行大小印鉴分离管理，明确不同印鉴的保管与使用权限，形成相互制约机制。4.责任明确原则：明确财务印鉴保管、使用人员的职责，做到责任清晰，追究有据。二、财务印鉴的分类及定义（一）财务专用章用于公司各类财务票据、文件、报表等的签章，是公司财务对外行使职权的重要印鉴。（二）法定代表人章代表公司法定代表人行使职权的印鉴，主要用于特定财务文件、重要合同等的签署。（三）发票专用章专门用于公司开具发票时的签章，确保发票的真实性与合法性。（四）其他财务印鉴根据公司财务管理需要，经公司批准设立的其他用于财务相关事务的印鉴。三、财务印鉴的保管（一）保管人员的确定1.财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。2.法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。3.发票专用章由负责发票管理的人员保管。4.其他财务印鉴根据其用途指定相应的专人保管。（二）保管要求1.财务印鉴应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮等条件。2.保管人员应妥善保管印鉴，不得随意将印鉴带出办公场所。如因特殊情况需要带出，必须经财务部门负责人批准，并办理相关登记手续，且由保管人员亲自携带，确保印鉴安全。3.保管人员应定期检查印鉴的完整性和可用性，如发现印鉴损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管人员的职责1.负责印鉴的日常保管，确保印鉴安全。2.严格按照规定的程序使用印鉴，不得擅自使用印鉴。3.对印鉴的使用情况进行详细登记，包括使用时间、用途、使用人等信息。4.如遇印鉴交接，应办理交接手续，明确交接双方的责任。四、财务印鉴的使用（一）使用范围1.财务专用章用于公司各类财务收支、资金结算、财务报表、税务申报等相关财务文件的签章。2.法定代表人章用于公司重大财务决策、重要财务合同、对外投资等文件的签署。3.发票专用章用于公司开具的各类发票。4.其他财务印鉴按照其设定的用途使用。（二）使用流程1.申请：使用财务印鉴时，使用人应填写《财务印鉴使用申请表》，详细注明使用日期、用途、金额、涉及的文件或事项等信息，并签字确认。2.审批：申请表经相关负责人审批同意。审批流程如下：一般财务事项，由财务部门负责人审批。涉及重大财务决策、重要财务合同等事项，需经公司总经理或董事长审批。3.用印：审批通过后，保管人员根据申请表上的内容，在规定的文件或票据上加盖相应的印鉴，并在《财务印鉴使用登记簿》上进行登记，注明使用时间、用途、使用人等信息。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白支票、空白发票等上加盖财务印鉴。2.未经审批，任何人不得擅自使用财务印鉴。3.财务印鉴的使用必须与申请用途一致，不得挪作他用。五、财务印鉴的交接（一）交接原因1.保管人员因工作调动、离职等原因需要交接财务印鉴。2.因公司内部机构调整、职责变更等原因需要重新确定印鉴保管人员。（二）交接程序及要求1.交接前，原保管人员应将印鉴的使用情况进行清理，核对《财务印鉴使用登记簿》与实际使用情况是否一致，并将印鉴及相关资料整理齐全。2.交接时，原保管人员与新保管人员应在财务部门负责人或其指定人员的监督下，进行印鉴及相关资料的当面清点、核对。清点内容包括印鉴的种类、数量、完好情况，以及《财务印鉴使用登记簿》等相关资料。3.双方应在《财务印鉴交接清单》上签字确认，明确交接的印鉴及资料明细、交接日期等信息。交接清单一式三份，原保管人员、新保管人员各执一份，财务部门存档一份。4.交接完成后，如发现原保管期间存在印鉴使用不当或其他问题，原保管人员应承担相应责任。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对财务印鉴的保管与使用情况进行审计检查，重点检查印鉴保管是否安全、使用是否合规、审批流程是否执行到位等。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务部门自查财务部门应定期对财务印鉴的管理情况进行自查，确保制度执行的有效性。自查内容包括印鉴保管情况、使用登记情况、交接手续是否完备等。对自查中发现的问题，应及时进行整改，并将自查及整改情况报告财务部门负责人。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用财务印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用财务印鉴给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七