物业管理财务制度

PAGE物业管理财务制度一、总则（一）目的为加强本物业管理公司财务管理，规范财务行为，确保公司财务工作的正常开展，提高资金使用效益，保障公司及业主的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于本物业管理公司及其下属各部门、各物业管理项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：全面涵盖公司各项财务收支及经济活动，确保财务信息的完整性。4.准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应准确无误，保证财务信息的质量。5.及时性原则：及时进行财务核算、报表编制及财务分析，为公司决策提供及时有效的财务信息。6.效益性原则：合理配置资源，降低成本费用，提高资金使用效益，实现公司经济效益最大化。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置公司设立独立的财务管理部门，负责公司财务管理工作。财务管理部门应根据公司规模和业务需求，合理设置岗位，明确各岗位职责权限，确保财务工作的有序开展。（二）财务人员配备1.配备具备专业财务知识和技能的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等岗位。财务人员应具备相应的从业资格证书，并定期参加培训和继续教育，不断提高业务水平。2.财务人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，保守公司财务秘密。（三）财务人员职责1.财务经理职责负责组织领导公司财务管理工作，制定财务管理制度和工作流程，并监督执行。编制公司年度财务预算和财务计划，审核各项财务收支，确保公司财务活动符合预算和计划要求。定期进行财务分析，为公司决策提供财务数据支持和建议，参与公司重大经济决策的财务评估工作。负责财务报表的编制和报送，定期向公司管理层及相关部门提供财务信息，接受内部审计和外部审计监督。组织财务人员进行业务培训和考核，提高财务人员业务素质和工作能力。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的财务外部环境。2.会计职责按照国家统一的会计制度和公司财务制度，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的原始凭证予以退回，并要求更正补充。定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时清理往来款项，发现问题及时报告并处理。负责财务档案的整理、归档和保管工作，按照规定期限妥善保存会计凭证、账簿、报表等财务资料。协助财务经理进行财务分析和预算编制工作，提供相关财务数据和资料。3.出纳职责负责公司现金收付、银行结算等资金收支业务，严格按照现金管理规定和银行结算制度办理相关手续。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符，定期盘点现金，确保现金安全。保管库存现金、有价证券、空白支票和有关印章等，严格执行保管制度，防止丢失和被盗。负责资金收支的原始凭证审核工作，确保凭证真实、准确、完整，及时传递给会计进行账务处理。协助编制资金报表，反映公司资金收支情况和资金余额。三、财务预算管理（一）预算编制原则1.以收定支原则：根据公司预计收入情况，合理安排支出，确保收支平衡。2.全面性原则：涵盖公司各项收入、成本费用、资本性支出等所有财务活动，实现全面预算管理。3.合理性原则：预算编制应结合公司实际经营情况和发展规划，科学合理地确定各项预算指标。4.严肃性原则：预算一经确定，应严格执行，不得随意调整，确保预算的权威性和严肃性。（二）预算编制方法1.收入预算：根据物业管理项目的收费标准、预计入住率、新增项目等因素，结合市场行情和历史数据，预测各项收入来源，编制收入预算。2.成本费用预算：人员费用预算：根据公司人员编制、薪酬标准、福利政策等，预测人员工资、奖金、社保、福利等费用支出。物料采购预算：根据物业管理服务所需的各类物资消耗情况，结合库存水平和采购周期，编制物料采购预算。设备维护与更新预算：根据设备使用年限、维护保养计划、更新需求等，预测设备维护费用和更新改造支出。办公费用预算：根据公司办公设备、办公用品、水电费、通讯费等日常办公支出情况，编制办公费用预算。其他费用预算：包括差旅费、业务招待费、培训费用等其他杂项费用，根据实际业务需求和相关标准进行预算编制。3.资本性支出预算：根据公司发展规划和项目需求，对固定资产购置、大型设备更新、物业项目改造等资本性支出进行预算安排。（三）预算编制流程1.每年末，公司财务管理部门根据公司战略规划和年度经营目标，制定下一年度财务预算编制方案，明确预算编制的原则、方法、时间安排和要求等。2.各部门根据公司预算编制方案，结合本部门实际工作情况，编制本部门年度预算草案，包括收入预算、成本费用预算和资本性支出预算等，并提交给财务管理部门。3.财务管理部门对各部门提交的预算草案进行汇总、审核和分析，结合公司整体经营情况和财务状况，对预算草案进行调整和完善，形成公司年度财务预算草案。4.公司年度财务预算草案经公司管理层审核通过后，提交公司董事会审议批准。5.经董事会批准后的年度财务预算，由财务管理部门分解下达至各部门执行，并作为公司年度经营考核的重要依据。（四）预算执行与控制1.各部门应严格按照下达的预算指标组织实施各项经营活动，确保预算的有效执行。财务管理部门应定期对预算执行情况进行跟踪和监控，及时发现问题并采取措施加以解决。2.建立预算执行情况分析报告制度，各部门每月应向财务管理部门报送预算执行情况分析报告，说明预算执行进度、差异原因及改进措施等。财务管理部门应定期编制公司预算执行情况分析报告，为公司管理层提供决策支持。3.对于预算执行过程中出现的重大差异或特殊情况，需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。调整预算应经公司管理层审核后，提交董事会审议批准。四、收入管理（一）物业费收入管理1.明确物业管理服务收费标准，按照合同约定及时足额收取物业费。收费标准应根据物业管理服务内容、质量要求、市场行情等因素合理确定，并在物业服务合同中明确约定。2.建立物业费收费台账，详细记录业主姓名、房号、收费标准、收费金额、收费时间等信息，确保收费记录准确无误。3.加强物业费催缴工作，对于逾期未缴纳物业费的业主，应按照合同约定及时发出催缴通知，明确催缴期限和违约责任。对于经多次催缴仍拒不缴纳的业主，可通过法律途径解决。（二）其他收入管理1.停车场收入管理：合理规划停车场车位，按照规定的收费标准收取停车费。建立停车场收费台账，记录车辆进出时间、停车时长、收费金额等信息。加强停车场管理，确保车辆安全有序停放，防止乱停乱放和逃费现象发生。2.特约服务收入管理：开展特约服务项目，如家政服务、维修服务等，应与业主签订服务合同，明确服务内容、收费标准和结算方式等。按照合同约定及时收取特约服务费用，并做好收入核算工作。3.其他零星收入管理：对于公司取得的其他零星收入，如废品变卖收入、场地出租收入等，应按照相关规定进行管理，及时入账，确保收入的完整性。五、成本费用管理（一）成本费用分类与核算1.成本费用分为直接成本和间接成本。直接成本是指与物业管理服务直接相关的成本，如人员工资、物料采购、设备维护等；间接成本是指为组织和管理物业管理活动而发生的费用，如办公费用、差旅费、业务招待费等。2.按照国家统一的会计制度和公司财务制度，对成本费用进行明细核算，准确记录各项成本费用的发生情况，确保成本费用核算的真实性和准确性。（二）成本费用控制措施1.人员费用控制：合理配置人员，优化人员结构，提高工作效率，避免人员冗余。加强薪酬管理，严格执行薪酬制度，控制加班费用等不合理支出。2.物料采购控制：建立物料采购管理制度，规范采购流程，加强采购审批。通过招标、询价、比价等方式选择优质供应商，降低采购成本。加强物料库存管理，合理控制库存水平，减少库存积压和浪费。3.设备维护与更新控制：制定设备维护保养计划，定期对设备进行维护保养，延长设备使用寿命，降低设备维修成本。根据设备实际使用情况和技术发展趋势，合理安排设备更新改造，提高设备运行效率和可靠性。4.办公费用控制：加强办公用品管理，制定办公用品采购标准和领用制度，严格控制办公用品的采购和使用。合理控制水电费、通讯费等办公费用支出，倡导节约能源和资源。5.其他费用控制：严格执行差旅费、业务招待费等费用报销制度，控制费用支出标准，加强费用审批管理，杜绝不合理的费用支出。（三）成本费用分析与考核1.定期进行成本费用分析，对比实际成本费用与预算指标的差异，分析差异原因，提出改进措施和建议。通过成本费用分析，找出成本费用控制的关键点和薄弱环节，为成本费用管理提供决策依据。2.建立成本费用考核制度，将成本费用指标分解到各部门，作为部门绩效考核的重要内容。对成本费用控制效果好的部门给予奖励，对成本费用超支的部门进行惩罚，激励各部门加强成本费用管理。六、资产管理（一）流动资产1.货币资金加强现金管理，严格执行现金收支审批制度，确保现金收付安全。定期盘点现金，做到账实相符。加强银行存款管理，定期核对银行账户余额，及时掌握资金动态。严格执行银行结算制度，规范银行账户使用，防止资金挪用和流失。2.应收账款建立应收账款管理制度，加强对应收账款的核算和管理。定期对应收账款进行账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况。加强应收账款催缴工作，明确催缴责任人和催缴期限，对于逾期未收回的应收账款，应采取有效措施加以催收，如发送催款函、上门催收乃至法律诉讼等。3.存货存货包括物料、低值易耗品等。建立存货管理制度，规范存货采购、验收、入库、保管、领用、盘点等流程。定期对存货进行盘点，确保存货账实相符。对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因，按照规定进行处理。加强存货成本核算，合理确定存货发出成本。（二）固定资产1.固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，如房屋建筑物、机器设备、交通工具等。2.建立固定资产管理制度，明确固定资产的购置、验收、入账、折旧、处置等管理流程。按照国家规定的折旧方法和折旧年限，计提固定资产折旧。3.定期对固定资产进行清查盘点，核实固定资产数量、价值和使用状况，确保固定资产账实相符。对于盘盈盘亏的固定资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。加强固定资产日常维护和保养，提高固定资产使用效率，延长固定资产使用寿命。（三）无形资产1.无形资产是指企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，如商标权、著作权、土地使用权等。2.按照国家相关规定，对无形资产进行确认、计量和核算。对于外购的无形资产，按照实际支付的价款入账；对于自行开发的无形资产，按照开发过程中符合资本化条件的支出入账。3.定期对无形资产进行评估，关注无形资产的价值变化情况。按照规定的摊销方法和摊销期限，对无形资产进行摊销。七、财务报告与财务分析（一）财务报告1.公司应按照国家统一的会计制度和相关法律法规的要求，定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。2.财务报告应真实、准确、完整地反映公司财务状况、经营成果和现金流量情况。财务报告编制完成后，应经财务经理审核、公司管理层审批后对外报送。3.定期向公司管理层、董事会、股东及相关部门提供财务报告，为其决策提供依据。同时，按照规定向税务机关、工商行政管理部门等报送财务报告及相关资料。（二）财务分析1.建立财务分析制度，定期对公司财务状况和经营成果进行分析。财务分析应采用科学合理的方法，运用各项财务指标和非财务指标，对公司偿债能力、盈利能力、营运能力和发展能力等进行全面分析。2.财务分析内容包括预算执行情况分析、收入成本分析、资产负债分析、现金流量分析等。通过财务分析，揭示公司财务活动中存在的问题，提出改进措施和建议，为公司管理层决策提供支持。3.定期撰写财务分析报告，报告内容应简洁明了、重点突出，分析结果应客观准确、具有针对性。财务分析报告应提交公司管理层及相关部门，作为公司经营管理决策的重要参考依据。八、财务监督与审计（一）内部财务监督1.公司建立健全内部财务监督制度，明确各部门在财务监督中的职责权限，确保财务活动合法合规。2.财务管理部门应加强对财务收支的日常监督，对各项财务凭证、账簿、报表等进行审核，确保财务数据真实准确。3.各部门应配合财务管理部门的财务监督工作，如实提供财务信息和相关资料，接受财务监督检查。（二）内部审计1.公司设立内部审计机构或配备内部审计人员，定期对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。2.内部审计应制定审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排等。审计人员应按照审计程序进行审计工作，收集审计证据，并出具审计报告。3.对于审计发现的问题，应及时提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改落实。