报账制财务制度

PAGE报账制财务制度一、总则（一）目的本报账制财务制度旨在规范公司的财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，确保公司财务活动合法、合规、有序进行，保障公司的稳健运营和可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构等所有涉及财务报账的单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、财经纪律以及相关行业标准，确保公司财务活动符合法律要求。2.真实性原则：各项财务报账数据必须真实、准确、完整，如实反映公司经济业务的实际情况。3.准确性原则：报账凭证的填写、审批流程、金额计算等必须准确无误，避免出现财务差错。4.及时性原则：报账人员应及时办理报账手续，确保财务信息及时传递和处理，以便准确反映公司财务状况和经营成果。5.权责明确原则：明确各部门、各岗位在财务报账过程中的职责和权限，做到责任清晰，避免推诿扯皮。6.效益性原则：在保证财务活动合法合规的前提下，充分考虑资金的使用效益，合理配置资源，降低成本，提高公司经济效益。二、报账流程（一）报账申请1.业务经办人员在完成经济业务后，应及时收集相关原始凭证，并按照要求填写报账申请单。报账申请单应注明业务内容、金额、报账日期、报账部门等信息，并确保所填信息真实、准确、完整。2.对于涉及采购、销售、费用支出等重要业务，业务经办人员应详细说明业务发生的背景、目的、经过等情况，以便财务部门进行审核。（二）部门审核1.报账申请单填写完毕后，先由业务经办人员所在部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核业务的真实性、合理性、必要性以及与公司相关规定和预算的相符性。2.如发现报账申请存在问题或不符合要求，部门负责人应及时与业务经办人员沟通，要求其补充资料或进行修正。审核通过后，部门负责人在报账申请单上签字确认。（三）财务审核1.财务部门收到经部门审核后的报账申请单及原始凭证后，进行财务审核。财务审核主要包括对原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性进行审核，以及对报账金额的计算、报账项目的分类、报账流程的合规性等进行审核。2.财务审核人员应严格按照国家财务法规、公司财务制度以及相关审批权限进行审核。对于不符合规定的报账申请，财务审核人员应拒绝受理，并向业务经办人员说明原因，要求其重新办理报账手续。3.在审核过程中，如果发现原始凭证存在疑问或需要进一步核实的情况，财务审核人员有权向业务经办人员或相关部门进行询问、调查，以确保报账信息的真实性和可靠性。（四）审批1.根据公司的审批权限规定，报账申请单经财务审核通过后，需提交给相应的审批领导进行审批。审批领导应根据公司的财务政策、预算安排以及业务情况，对报账申请进行全面审查，并做出审批决定。2.对于重大金额的报账申请，可能需要经过公司高层领导集体审批或按照特定的决策程序进行审议。审批领导在报账申请单上签署审批意见，并注明审批日期。（五）报账支付1.经审批通过的报账申请，财务部门按照规定的支付方式和时间进行报账支付。支付方式包括现金支付、银行转账、支票支付等，具体支付方式应根据公司财务管理制度和实际情况确定。2.在报账支付过程中，财务人员应认真核对报账申请单、审批意见以及原始凭证等相关资料，确保支付金额准确无误。支付完成后，财务人员应及时登记入账，并在报账申请单上加盖“已支付”印章。（六）归档报账完成后，财务部门应及时将报账申请单、原始凭证等相关资料进行整理、归档。归档资料应按照时间顺序、业务类型等进行分类存放，以便于日后查阅和审计。同时，应建立完善的数据备份和存储制度，确保财务数据的安全和完整。三、报账凭证管理（一）原始凭证要求1.原始凭证必须是合法、有效的凭证，包括发票、收据、报销单、合同协议、审批文件等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、金额、税率、税额等要素，并加盖发票专用章。2.原始凭证的内容应真实、完整，不得涂改、挖补。如发现原始凭证存在错误或不完整的情况，应及时要求开票单位或业务经办人员进行更正或补充。更正处应加盖开票单位或业务经办人员的印章。3.对于自制的原始凭证，如报销单、工资表等，应按照公司规定的格式和内容进行填写，并由相关人员签字确认。自制原始凭证应具备明确的业务内容、金额、日期、审批人等信息，确保其真实性和准确性。（二）报账凭证的粘贴与整理1.报账人员应将原始凭证按照一定的顺序整齐地粘贴在报账粘贴单上。粘贴时应注意保持凭证的平整，避免重叠、卷曲或粘贴不牢等情况。对于较大的原始凭证，如合同协议等，可以单独装订成册，并在报账粘贴单上注明附件张数和存放地点。2.原始凭证应按照报账申请单上的业务内容和金额顺序进行排列，以便于财务审核人员查阅和核对。同时，应在报账粘贴单上注明每张原始凭证的金额和用途，确保报账凭证的清晰、规范。（三）报账凭证的保管1.财务部门应指定专人负责报账凭证的保管工作。保管人员应妥善保管报账凭证，防止凭证丢失、损坏或被盗。报账凭证应存放在安全、干燥、通风的地方，并按照规定的期限进行保存。2.根据国家财务法规和公司规定，报账凭证的保存期限一般为[X]年。保存期满后，经公司领导批准，并按照规定的程序进行销毁。销毁时应制作销毁清单，由相关人员签字确认，确保报账凭证的销毁过程合法、合规。四、费用报销管理（一）差旅费报销1.员工因公务出差，应提前填写出差申请单，经部门负责人和分管领导审批后，方可出差。出差申请单应注明出差时间、地点、事由、预计费用等信息。2.差旅费报销标准应按照公司制定的相关规定执行，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，报销时应提供合法有效的原始凭证，如机票、车票、住宿发票、餐饮发票等。3.交通费用应按照实际发生金额报销，但不得超过公司规定的标准。乘坐飞机应按照经济舱标准报销，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前经公司领导批准。乘坐火车、轮船等交通工具应按照相应的等级标准报销。4.住宿费用应根据出差目的地的实际情况，按照公司规定的标准报销。员工应选择符合公司要求的住宿酒店，并取得正规的住宿发票。如因特殊原因未能取得发票的，应按照公司规定的程序进行说明和审批。5.餐饮补贴应按照出差天数和公司规定的标准计算报销。餐饮补贴应在出差期间实际发生的餐饮费用基础上，按照一定比例进行补贴，补贴金额不得超过公司规定的上限。（二）业务招待费报销1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户、合作伙伴等的费用。业务招待费的报销应严格控制，遵循必要性、合理性、合规性的原则。2.业务招待费的报销应提前填写业务招待费申请单，注明招待对象、时间、地点、事由、预计费用等信息，并经部门负责人和分管领导审批。业务招待费申请单应详细说明招待的必要性和目的，以及预计招待费用的合理性。3.业务招待费报销时，应提供合法有效的原始凭证，如餐饮发票、娱乐发票、礼品发票等。发票上应注明招待对象、时间、地点等信息，确保业务招待费的真实性和合规性。4.业务招待费的报销标准应按照公司制定的相关规定执行，不得超过规定的限额。对于超标准的业务招待费，应提前经公司领导批准，并在报销时详细说明原因。5.公司应加强对业务招待费的管理和监督，定期对业务招待费的支出情况进行统计和分析，确保业务招待费的合理使用，避免浪费和违规行为。（三）办公用品及设备购置报销1.公司各部门因工作需要购置办公用品及设备，应提前填写办公用品及设备购置申请单，注明购置物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并经部门负责人和分管领导审批。2.办公用品及设备购置申请单经审批通过后，由采购部门按照公司规定的采购流程进行采购。采购完成后，采购人员应及时将发票、验收单等原始凭证提交给报账人员办理报销手续。3.报账人员在办理办公用品及设备购置报销时，应确保原始凭证的真实性、合法性和完整性。发票上应注明购置物品的名称、规格、数量、金额等信息，并加盖销售单位的发票专用章。验收单应由使用部门相关人员签字确认，证明购置物品已验收合格。4.对于固定资产购置，应按照公司固定资产管理制度进行核算和管理。固定资产购置报销时，除提供上述原始凭证外还应提供固定资产验收报告、固定资产入账凭证等相关资料。固定资产应按照规定的折旧方法进行折旧，并在财务报表中准确反映其价值和折旧情况。（四）会议费报销1.公司召开会议应提前填写会议费申请单，注明会议名称、时间、地点、参会人员、预计费用等信息，并经部门负责人和分管领导审批。会议费申请单应详细说明会议的目的和必要性，以及预计费用的合理性。2.会议费报销时，应提供合法有效的原始凭证，如会议通知、会议签到表、会议费用发票等。发票上应注明会议名称、时间、地点、参会人员等信息，确保会议费的真实性和合规性。3.会议费应按照会议实际发生的费用进行报销，包括场地租赁费用、餐饮费用、资料印刷费用、设备租赁费用等。对于超预算的会议费，应提前经公司领导批准，并在报销时详细说明原因。4.公司应加强对会议费的管理和监督，严格控制会议规模和费用支出，提高会议效率和质量。定期对会议费的支出情况进行统计和分析，避免不必要的会议开支。五、财务监督与检查（一）内部审计1.公司设立内部审计部门，负责对公司财务活动进行定期或不定期的审计监督。内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排等。2.内部审计人员应按照审计计划对公司各部门的财务报账情况进行审计检查，包括报账凭证的真实性、合法性、完整性，报账流程的合规性，费用报销的合理性等。审计过程中，内部审计人员有权查阅相关文件、资料，询问有关人员，实地查看业务现场等。3.内部审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，报告审计发现的问题、提出改进建议和处理意见。对于审计发现的违规行为或财务风险，应及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）财务检查1.财务部门应定期对公司的财务报账情况进行自查，检查报账凭证的填写、审批流程、金额计算等是否符合规定，财务数据是否准确、完整等。自查工作应形成书面报告，记录自查发现的问题和整改措施。2.公司管理层应不定期对财务报账情况进行抽查，了解公司财务制度的执行情况和财务活动的合规性。抽查结果应及时反馈给财务部门，并要求对存在的问题进行整改。3.对于外部审计、税务检查等部门提出的意见和建议，公司应高度重视，认真组织整改。整改情况应及时向相关部门报告，并确保整改措施得到有效落实，避免类似问题再次发生。（三）责任追究1.对于违反报账制财务制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的责任追究。责任追究包括批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分，情节严重的将依法追究法律责任。2.业务经办人员如在报账过程中提供虚假资料、虚报冒领费用等，将承担相应的经济责任和法律责任。部门负责人如对报账申请审核不严，导致违规报账行为发生的，将视情节轻重给予相应的处分。3.财务审核人员如未能履行审核职责，对违规报账行为未能及时发现和制止的，将承担相应的责任。公司将建立健全责任追究制度，加强对财务违规行为的监督和惩处力度，维护公司财务制度的严肃性。六、附则（一）解释权本制度由公司财