采购对接财务制度

PAGE采购对接财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购对接财务工作流程，加强采购活动与财务环节的协同与监督，确保采购业务的合规性、准确性和资金使用的合理性，保障公司资产安全，提高运营效率，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购业务活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等涉及资金支出的采购事项。（三）基本原则1.合规性原则采购对接财务工作应严格遵守国家法律法规、行业相关标准以及公司内部的各项规章制度，确保采购行为合法合规。2.准确性原则采购信息与财务数据的记录、传递应准确无误，保证财务核算的真实性和可靠性，为公司决策提供准确依据。3.协同性原则采购部门与财务部门应建立紧密的沟通协作机制，相互支持、相互配合，共同推进采购业务顺利开展，实现公司整体目标。4.监督制衡原则建立健全采购与财务的监督机制，对采购过程中的各个环节进行有效监督，防止舞弊行为，保障公司利益不受侵害。二、采购业务流程及财务对接要求（一）采购申请1.需求提出各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.预算审核财务部门对采购申请的预算进行审核，确认是否在部门预算范围内以及公司整体预算框架内。如超出预算，需按公司预算调整流程进行审批。3.申请审批采购申请表经预算审核通过后，按照公司内部审批流程依次提交相关领导审批。审批通过后的采购申请单交至采购部门作为采购依据。（二）供应商选择与采购合同签订1.供应商筛选采购部门根据采购申请，通过多种渠道寻找潜在供应商，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，筛选出合格的供应商名单。2.采购谈判采购人员与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，达成一致意见后形成采购合同草案。3.合同审核采购合同草案提交至财务部门进行审核，重点审核付款条款、发票开具要求、违约责任等财务相关内容。财务部门提出审核意见，反馈给采购部门进行修改完善。4.合同签订采购合同经财务审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订正式合同。合同签订后，采购部门应将合同副本及时送交财务部门备案。（三）采购执行与验收1.采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购执行跟踪采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。如出现变更事项，应及时通知财务部门并说明原因。3.到货验收采购物品或服务到货后，采购部门组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收报告，详细记录验收情况。验收报告需经验收人员签字确认，并交至财务部门作为付款依据之一。（四）付款与结算1.付款申请采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请表，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。2.财务审核财务部门对付款申请进行严格审核，重点审核付款金额是否与合同约定一致、发票是否合规、验收手续是否齐全等。审核无误后，按照公司资金审批流程提交相关领导审批。3.款项支付经领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项支付手续。如采用银行转账方式付款，应确保收款账户信息准确无误；如采用支票付款，应严格按照支票管理规定进行操作。4.财务核算与账务处理财务部门在款项支付后，及时进行财务核算和账务处理，准确记录采购成本、费用支出等相关财务信息，确保财务报表数据真实、准确。同时，定期与采购部门核对采购业务的财务数据，保证账账相符、账实相符。三、采购对接财务的信息沟通与共享机制（一）定期沟通会议1.会议召开采购部门与财务部门每月定期召开采购对接财务工作会议，总结上月采购业务财务工作情况，分析存在的问题，商讨解决方案，并对本月工作计划进行安排部署。2.沟通内容会议主要沟通内容包括但不限于采购业务进展情况、财务核算情况、资金支付情况、合同执行情况、预算执行情况、供应商管理情况等。双方就工作中出现的问题及时进行沟通协调，共同寻求解决办法，确保采购对接财务工作顺利进行。（二）信息系统共享1.系统建设公司应建立完善的采购与财务信息管理系统，实现采购订单信息、合同信息、验收信息、发票信息、付款信息等数据的实时共享与交互。采购部门和财务部门通过信息系统及时获取相关业务数据，提高工作效率和信息准确性。2.数据维护明确采购部门和财务部门在信息系统中的数据维护职责，确保数据录入的及时性、准确性和完整性。定期对信息系统数据进行备份，防止数据丢失或损坏。同时，加强信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）临时沟通机制1.紧急事项沟通在采购业务执行过程中，如遇紧急事项需要及时沟通协调，采购部门和财务部门应建立临时沟通机制。可通过电话、邮件、即时通讯工具等方式及时传递信息，确保问题得到快速解决，不影响采购业务的正常进行。2.沟通记录与跟踪对于临时沟通的事项，双方应做好记录，包括沟通时间、沟通内容、沟通结果等。对沟通事项的处理情况进行跟踪，确保问题得到彻底解决，并将最终结果反馈至相关部门。四、采购对接财务的监督与风险管理（一）内部监督1.财务审计监督财务部门定期对采购业务进行财务审计，检查采购业务是否符合公司财务制度和相关法律法规要求，采购成本是否合理，付款流程是否规范，发票管理是否严格等。对审计发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.采购部门自查采购部门应定期对本部门采购业务进行自查，重点检查采购流程的执行情况、供应商管理情况、合同履行情况等。发现问题及时进行整改，并将自查情况报告财务部门备案。3.联合监督检查采购部门与财务部门应定期开展联合监督检查工作，对采购对接财务工作进行全面梳理和检查，共同查找存在的问题和风险隐患，制定相应的防范措施，不断完善采购对接财务制度和流程。（二）风险管理1.风险识别与评估采购部门和财务部门应共同识别采购对接财务工作中可能存在的风险，如供应商违约风险、价格波动风险、资金支付风险、税务风险等，并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。2.风险应对措施针对识别评估出的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，可通过加强供应商管理、签订详细的合同条款、要求供应商提供担保等方式进行防范；对于价格波动风险，可采用套期保值、与供应商协商价格调整机制等措施进行应对；对于资金支付风险，应严格审核付款申请，并合理安排资金，确保资金安全；对于税务风险，应加强税务知识学习，规范发票管理，依法纳税，避免税务处罚。3.风险监控与预警建立风险监控机制，对采购对接财务工作中的风险进行实时监控。设定风险预警指标，如采购成本超支比例、逾期付款次数、发票不合规率等，当指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门和财务部门应迅速采取措施进行处理，防止风险扩大。五、采购对接财务相关人员职责（一）采购部门职责1.负责采购业务的发起、组织和执行，按照公司采购制度和流程选择供应商、签订采购合同、跟踪采购订单执行情况、组织到货验收等工作。2.及时向财务部门提供采购相关信息，包括采购申请、采购合同、验收报告发票等，确保信息的真实性、准确性和完整性。3.配合财务部门进行采购业务的财务审核和监督检查工作，对提出的问题及时进行整改落实。4.定期与财务部门沟通采购业务进展情况，共同商讨解决采购对接财务工作中出现的问题。（二）财务部门职责1.负责采购业务财务相关制度的制定、完善和解释，指导采购部门正确执行财务规定。2.对采购申请进行预算审核，参与采购合同的审核，重点审核付款条款、发票开具要求、违约责任等财务相关内容。3.审核采购付款申请，办理款项支付手续，及时进行财务核算和账务处理，确保财务数据准确无误。4.定期对采购业务进行财务审计和监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。5.与采购部门保持密切沟通，提供财务咨询和支持，共同推进采购对接财务工作顺利开展。（三）其他部门职责1.各需求部门负责提出真实、合理的采购申请，并配合采购部门做好采购业务的相关工作。2.验收部门负责按照规定对采购物品或服务进行验收，出具真实有效