往来客户财务制度

PAGE往来客户财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与往来客户之间的财务往来行为，确保财务信息准确、资金安全、交易合规，维护公司的合法权益，促进公司业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有与往来客户发生的财务往来业务，包括但不限于销售业务、采购业务、资金借贷、代收代付等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保公司与往来客户的财务往来活动合法合规。真实性原则：财务往来信息应真实、准确、完整地反映交易实际情况，不得虚假记载、误导或隐瞒重要信息。及时性原则：及时记录和处理与往来客户的财务往来事项，确保财务数据的时效性，以便为公司决策提供准确依据。安全性原则：加强对往来客户财务往来资金的管理，保障资金安全，防范财务风险。权责明确原则：明确公司各部门及相关人员在往来客户财务往来管理中的职责和权限，做到责任清晰、分工协作。二、客户信用管理1.信用评估建立信用评估体系：制定科学合理的客户信用评估指标和方法，综合考虑客户的经营状况、财务状况、信用记录、行业声誉等因素，对往来客户进行信用评估。定期评估与更新：定期（至少每年一次）对往来客户的信用状况进行重新评估，根据评估结果及时调整客户信用等级。对于信用状况发生重大变化的客户，应随时进行评估。2.信用等级划分根据信用评估结果，将往来客户划分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用不良）等。不同信用等级的客户适用不同的财务往来政策。3.信用额度设定根据信用等级确定额度：针对不同信用等级的往来客户，设定相应的信用额度。信用额度应根据客户的信用状况、经营规模、交易历史等因素合理确定，并在客户信用等级发生变化时及时调整。额度审批与监控：客户信用额度的设定需经过相关部门负责人审批。在与客户的交易过程中，应密切监控客户的信用额度使用情况，当客户的欠款余额接近或超过信用额度时，应及时采取措施，如暂停供货、催收账款等。三、销售业务财务管理1.销售合同管理合同签订审核：销售合同签订前，业务部门应将合同草本提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算周期、违约责任等财务相关条款，确保合同条款符合公司利益和财务管理制度要求。合同存档与跟踪：销售合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门存档。财务部门负责跟踪合同执行情况，包括发货进度、收款情况等，确保合同顺利履行。2.发货与开票管理发货审核：仓库发货前，应审核销售订单与合同的一致性，并确认客户是否已支付预付款或具备相应的信用额度。对于不符合发货条件的订单，应及时通知业务部门。开票规定：财务部门应按照合同约定的开票时间和金额及时开具发票。发票开具应准确无误，确保发票内容与实际交易相符。同时，应建立发票开具与交付记录，跟踪发票的签收情况。3.收款管理收款政策制定：根据客户信用等级和合同约定，制定不同的收款政策。对于信用良好的客户，可以给予一定的信用期；对于信用较差的客户，应采取更为严格的收款措施，如要求预付款、缩短信用期、加强催收等。收款跟踪与催收：财务部门应定期跟踪客户的收款情况，及时掌握应收账款的动态。对于逾期未付款的客户，应按照催收流程进行催收。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于长期拖欠账款且催收无效的客户，应及时采取法律手段维护公司权益。坏账管理：对于确实无法收回的应收账款，应按照公司坏账管理制度进行核销。坏账核销前，需经过严格的审批程序，确保坏账核销的真实性和合理性。同时，应建立坏账备查账，对已核销的坏账进行跟踪管理，如发现客户有还款能力时，应及时恢复催收。四、采购业务财务管理1.采购合同管理合同签订审核：采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算周期、质量保证金等财务相关条款，确保合同条款符合公司利益和财务管理制度要求。合同存档与跟踪：采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门存档。财务部门负责跟踪合同执行情况，包括到货进度、付款情况等，确保合同顺利履行。2.到货与验收管理到货通知与验收：采购部门应及时通知仓库到货情况，并组织相关部门进行验收。验收合格后，仓库应出具验收报告。财务部门根据验收报告和合同约定进行账务处理。质量问题处理：如发现货物存在质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。对于因质量问题导致的损失，财务部门应根据合同约定和实际情况进行相应的账务处理，如扣除货款、要求供应商赔偿等。3.付款管理付款审批：采购付款前，采购部门应填写付款申请单，并附上合同副本、验收报告等相关资料，提交给财务部门审核。财务部门审核无误后，报相关领导审批。付款审批应严格按照公司资金审批流程进行，确保付款的合理性和合规性。付款方式与时间：根据合同约定的付款方式和时间进行付款。对于采用预付款方式的采购业务，应在合同签订后按照约定比例及时支付预付款；对于货到付款或验收合格后付款的业务，应在收到验收报告且满足付款条件后及时付款。同时，应合理安排付款时间，避免因逾期付款给公司带来不必要的损失。五、资金借贷管理1.借贷审批制度借贷申请：往来客户如有资金借贷需求，应向公司提交书面借贷申请，说明借贷金额、用途、期限、还款计划等内容。风险评估与审批：财务部门收到借贷申请后，应会同相关部门对客户的还款能力、信用状况、借款用途等进行风险评估。评估通过后，按照公司资金借贷审批流程报相关领导审批。重大金额的资金借贷需经过公司董事会或股东会审批。2.借贷合同签订合同条款审核：借贷申请经审批通过后，财务部门应起草借贷合同，并提交给法律部门审核合同条款的合法性和完整性。法律部门审核通过后，由公司与往来客户签订正式的借贷合同。合同执行与监督：借贷合同签订后，财务部门应按照合同约定及时发放借款，并跟踪借款的使用情况和还款进度。在借款期限内，应定期与客户核对借款余额和还款情况，确保借款资金安全。3.还款管理还款提醒：临近还款期限时，财务部门应提前向往来客户发送还款提醒，告知还款金额、还款时间和还款方式等信息。逾期催收：如客户逾期未还款，财务部门应按照催收流程进行催收。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于逾期时间较长且催收无效的客户，应及时采取法律手段维护公司权益。同时，应将客户的逾期还款情况记录在信用档案中，作为后续信用评估的参考依据。六、代收代付管理1.代收代付业务范围明确公司与往来客户之间代收代付业务的范围，如代收货款、代付运费、代付水电费等。对于代收代付业务，应签订明确的代收代付协议，约定双方的权利义务。2.代收代付流程业务发起：相关部门或人员根据业务需要发起代收代付申请，说明代收代付的事项、金额、对象等信息，并提交相关证明材料。审核与审批：财务部门收到代收代付申请后，应进行审核，核实申请事项的真实性和合理性。审核通过后，报相关领导审批。款项收付：财务部门按照审批结果进行代收代付操作。代收款项应及时入账，并通知付款方；代付款项应按照约定的时间和方式支付给收款方。同时，应做好代收代付记录，确保款项收付准确无误。3.资金核对与结算定期核对：财务部门应定期（至少每月一次）与往来客户核对代收代付资金余额，确保双方账目一致。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。结算处理：根据代收代付协议的约定，定期进行资金结算。结算时，应核对双方的应收应付金额，确保结算金额准确无误。对于多退少补的款项，应及时进行处理。七、财务信息沟通与披露1.内部沟通机制定期会议：建立定期的财务与业务沟通会议制度，财务部门向业务部门通报往来客户的财务状况、应收账款情况、资金动态等信息，业务部门向财务部门反馈客户的经营情况、合作意向、潜在风险等信息。通过沟通会议，加强部门间的协作与信息共享，共同解决往来客户财务往来中存在的问题。日常沟通：财务部门与业务部门应保持日常沟通顺畅，及时解答业务部门在财务往来方面的疑问，提供财务支持和建议。业务部门在与往来客户沟通财务事项时，应及时向财务部门反馈相关信息，确保财务部门能够及时掌握业务动态。2.外部信息披露合规披露：根据法律法规和监管要求，公司应定期向外部机构（如税务机关、审计机构等）披露与往来客户相关的财务信息。披露信息应真实、准确、完整，确保公司遵守相关法律法规规定。客户沟通：在与往来客户沟通财务信息时，应遵循保密原则，不得泄露公司的商业机密和敏感财务信息。同时，应根据客户需求，在合法合规的前提下，向客户提供必要的财务信息，如财务报表、对账单等，以便客户了解双方的财务往来情况，促进合作关系的健康发展。八、财务档案管理1.档案分类与归档销售业务档案：包括销售合同、订单、发货单、发票、收款记录等。采购业务档案：包括采购合同、订单、到货验收报告、付款申请单、发票等。资金借贷档案：包括借贷申请、审批文件、借贷合同、还款记录等。代收代付档案：包括代收代付协议、申请文件、收付记录等。其他档案：如客户信用评估报告、财务往来对账单、催收记录等。对各类财务档案应按照时间顺序、业务类别等进行分类整理，并及时归档。2.档案保管期限根据国家法律法规和公司内部规定，确定各类财务档案的保管期限。一般情况下，销售业务档案、采购业务档案、资金借贷档案、代收代付档案等保管期限为[X]年，客户信用评估报告、财务往来对账单、催收记录等保管期限为[X]年。保管期限届满后，应按照公司档案管理制度进行销毁或继续保存。3.档案查阅与借阅查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅往来客户财务档案时，应填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到财务部门查阅。查阅过程中应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。借阅规定：因特殊原因需要借阅往来客户财务档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和财务部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案资料，按时归还。归还时，财务部门应检查档案资料的完整性和准确性。九、监督与检查1.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门应定期（至少每年一次）对往来客户财务管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查销售业务、采购业务、资金借贷、代收代付等业务的财务处理是否合规、准确，客户信用管理是否有效，财务档案管理是否规范等。专项审计：对于重大往来客户财务事项或存在风险隐患的业务，应及时开展专项审计，深入调查问题原因，提出整改建议，并监督整改落实情况。2.财务部门自查日常自查：财务部门应建立日常自查机制，对往来客户财务往来业务进行定期自查，及时发现和纠正存在的问题。自查内容包括账务处理的准确性、资金收付的合规性、财务信息的完整性等。定期总结：财务部门应定期（至少每月一次）对自查情况进行总结分析，形成自查报告。针对自查中发现的问题，制定相应的改进措施，不断完善往来客户财务管理制度和流程。3.违规处理责任追究：对于违反往来客户财务制度的行为，应根据情节轻重，追究相关部门和人员的责任。责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。整改要求：对于检查中发现的问题，相关部门和人员应按照要求及时进行整改。整改期限应明确规定，整改完成后应提交整改报告。财务部门应跟