财务制度公关费制度

PAGE财务制度公关费制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司公关费的使用与管理，确保公关活动的开展符合公司战略目标，合理控制费用支出，提高资金使用效益，同时维护公司良好形象，促进公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在开展公关活动过程中涉及的公关费支出管理。（三）基本原则1.合规性原则公关费的使用必须严格遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度，确保每一笔支出合法合规。2.预算控制原则公关费应纳入公司年度预算管理体系，各项公关活动费用支出需在预算范围内进行，不得超预算支出。3.效益性原则公关活动的开展应以提升公司品牌形象、拓展业务渠道、促进业务合作等为目标，注重投入产出比，确保公关费的使用能够为公司带来实际效益。4.真实性原则公关费支出应真实、准确地反映公关活动的实际情况，不得虚报、瞒报费用支出。5.审批透明原则公关费的审批流程应清晰、透明，各级审批人员应严格按照规定进行审批，确保费用支出的合理性和必要性。二、公关费定义及范围（一）定义公关费是指公司为了维护和提升公司形象、促进业务合作、拓展市场等目的，在开展公关活动过程中所发生的各项费用支出。（二）范围1.媒体合作费用与各类媒体（包括但不限于报纸、杂志、电视台、电台、网络媒体等）进行合作，投放广告、举办专题报道、参加媒体活动等所支付的费用。媒体关系维护费用，如定期向媒体提供公司新闻稿、举办媒体见面会、赠送礼品等费用。2.活动策划与执行费用公关活动的策划费用，包括活动策划方案的设计、创意构思、市场调研等费用。活动执行费用，如场地租赁、设备租赁、布置装饰、人员邀请、餐饮安排、交通接送等费用。3.礼品与纪念品费用为了维护客户关系、提升公司形象，在商务活动、节日庆典等场合赠送的礼品、纪念品所产生的费用。礼品与纪念品应符合公司品牌形象和公关活动主题，且价值合理。4.赞助费用公司赞助各类行业展会、研讨会、论坛、体育赛事、文化活动等所支付的费用。赞助活动应与公司业务相关，有助于提升公司知名度和影响力。5.公关人员费用公关部门员工的薪酬、奖金、福利等费用。聘请外部公关顾问、专家等所支付的费用。6.其他公关费用与公关活动直接相关的其他费用支出，如公关活动的宣传资料制作、摄影摄像、翻译服务等费用。三、公关费预算管理（一）预算编制1.每年第四季度，各部门应根据公司年度经营目标和业务发展计划，结合本部门下一年度的公关活动计划，编制公关费预算草案。预算草案应详细列出各项公关活动的名称、内容、时间、预计费用等信息。2.公关部门负责对各部门提交的预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体战略和资源状况，编制公司年度公关费预算方案。预算方案应明确预算总额、各项目预算金额以及预算执行的时间安排等。3.公司年度公关费预算方案经公司管理层审核通过后，报董事会审批。董事会审批通过后的预算方案作为公司年度公关费控制的依据。（二）预算执行1.公关费预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排开展公关活动，不得擅自调整预算项目和金额。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。2.公关部门应建立预算执行监控机制，定期对各部门公关费预算执行情况进行检查和分析。对于预算执行偏差较大的部门，应及时发出预警，并协助其查找原因，采取措施加以纠正。3.财务部门应加强对公关费预算执行的财务监督，严格按照预算控制各项费用支出。对于超预算支出的项目，财务部门有权拒绝报销，并及时向公司管理层报告。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致公关活动计划和预算需要调整。公司经营战略调整，公关活动计划和预算需要相应调整。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，导致公关活动无法按原计划进行，需要调整预算。其他经公司管理层认定需要调整预算的情况。2.预算调整申请应按照以下流程进行：申请部门填写预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容、调整金额以及对公司经营的影响等。申请表经部门负责人签字后，提交公关部门审核。公关部门应从公司整体利益出发，对调整申请进行审核，并提出审核意见。审核通过后的申请表报公司管理层审批。公司管理层根据实际情况进行审批，审批通过后的预算调整申请交财务部门备案并作为预算执行的依据。四、公关费审批流程（一）费用申请1.各部门在开展公关活动前，应填写公关费申请表。申请表应包括活动名称、活动内容、活动时间、活动地点、预计费用明细、费用支付方式、申请理由等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，提交公关部门审核。公关部门应重点审核活动的必要性、可行性、费用合理性以及与公司整体公关策略的一致性等。（二）公关部门审核1.公关部门收到申请表后应在[X]个工作日内完成审核。审核通过的申请表交公司分管领导审批；审核不通过的申请表应及时反馈给申请部门，说明原因并要求其补充或修改相关信息。2.公关部门审核的主要内容包括：活动是否符合公司公关战略和年度计划。活动目标是否明确，是否能够有效提升公司形象、促进业务发展。活动内容和形式是否合理，是否具有创新性和吸引力。费用预算是否准确、合理，是否符合公司财务制度和相关标准。活动执行计划是否详细、可行，是否有明确的时间节点和责任人。（三）分管领导审批1.公司分管领导收到公关部门审核通过的申请表后，应在[X]个工作日内完成审批。审批通过的申请表交财务部门进行费用审核；审批不通过的申请表应退回公关部门，并说明理由。2.分管领导审批的主要内容包括：活动是否符合公司整体利益和发展战略。费用支出是否在公司预算范围内，是否合理必要。对公司形象和业务可能产生的影响。（四）财务部门审核1.财务部门收到分管领导审批通过的申请表后，应在[X]个工作日内完成费用审核。审核的主要内容包括：费用项目是否符合公关费的定义和范围。费用预算是否准确，各项费用的计算依据是否充分。费用支付方式是否符合公司财务规定。相关发票和凭证是否真实、合法、有效。2.财务部门审核通过的申请表交公司总经理审批；审核不通过的申请表应退回申请部门，并说明原因。（五）总经理审批1.公司总经理收到财务部门审核通过的申请表后，应在[X]个工作日内完成审批。总经理审批通过后，申请表作为公关费报销的依据；审批不通过的申请表应退回申请部门，并说明理由。2.总经理审批的主要内容包括：公关活动对公司整体业务的影响和价值。费用支出是否符合公司财务状况和资金安排。是否同意本次公关活动及费用支出。（六）报销1.公关活动结束后，申请部门应按照公司财务报销制度的规定，及时整理和提交相关报销凭证。报销凭证应包括发票、合同、审批表、活动报告等。2.财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。对于不符合报销规定的凭证，财务部门有权拒绝报销。五、公关费使用规范（一）费用标准1.礼品与纪念品费用标准一般性商务活动礼品，每份价值不得超过[X]元。重要节日或重大庆典活动礼品，每份价值可根据实际情况适当提高，但不得超过[X]元。礼品与纪念品的采购应选择正规渠道，确保质量和品质，并要求供应商提供发票等相关凭证。2.赞助费用标准赞助行业展会、研讨会、论坛等活动，赞助费用应根据活动规模、影响力等因素合理确定，原则上不得超过公司年度公关费预算的[X]%。赞助体育赛事、文化活动等，赞助费用应根据活动性质、与公司业务的相关性等因素进行评估，确保赞助活动能够为公司带来相应的回报。3.媒体合作费用标准广告投放费用应根据媒体类型、投放时间、投放版面等因素进行合理定价，确保费用支出与广告效果相匹配。媒体关系维护费用应控制在合理范围内，避免不必要的开支。（二）费用支付1.公关费的支付应严格按照公司财务制度的规定执行，原则上应通过银行转账等方式进行支付，确保资金安全。2.对于金额较小的公关费支出（如不超过[X]元），可根据公司规定采用现金支付方式，但应确保现金支付的合规性和安全性。3.在支付公关费用时，应要求供应商提供合法有效的发票，并在发票上注明费用明细、活动名称等信息。发票应与合同约定的内容一致，否则财务部门有权拒绝报销。（三）费用核算1.财务部门应按照公司财务核算制度的规定，对公关费进行单独核算，确保费用支出清晰、准确。2.公关费应按照不同的费用项目进行明细核算，如媒体合作费用、活动策划与执行费用、礼品与纪念品费用等，以便于对公关活动的成本进行分析和控制。3.每月末，财务部门应编制公关费支出报表，向公司管理层和相关部门汇报公关费的使用情况，包括预算执行情况、费用支出明细、费用分析等内容，并提出改进建议。六、公关费监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对公关费的使用情况进行审计监督，检查公关费的支出是否符合公司财务制度和相关规定，是否存在违规违纪行为。2.审计内容包括公关费预算执行情况、审批流程合规性、费用支出真实性、费用标准执行情况等。审计部门应根据审计结果出具审计报告，并提出整改意见和建议。（二）日常监督检查1.公关部门应加强对公关活动执行过程的日常监督检查，确保活动按照计划顺利进行，费用支出合理合规。2.财务部门应定期对公关费的报销凭证进行审核，发现问题及时与相关部门沟通并要求整改。3.公司管理层应不定期对公关费的使用情况进行检查，了解公关活动的开展情况和费用支出效果，对发现的问题及时进行处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公关费的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于责令改正、追回违规支出款项，并对相关责任人进行批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处理。2.如发现公关费使用过程中存在违法违纪行为，公司将依法追究相