财务制度及报销报销流程

PAGE财务制度及报销报销流程一、总则1.目的本财务制度及报销流程旨在规范公司/组织的财务管理，确保财务活动合法、合规、有序进行，保障公司/组织资产安全，提高资金使用效益，为公司/组织的稳定发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财经制度，确保财务活动在法律框架内运行。真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映公司/组织财务状况和经营成果。规范性原则：各项财务工作遵循规范的流程和标准，确保财务工作的一致性和可操作性。效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效率，实现公司/组织经济效益最大化。二、财务机构与人员职责1.财务部门设置公司/组织设立独立的财务部门，负责财务管理和会计核算工作。财务部门应配备具备专业知识和技能的财务人员，包括财务经理、会计、出纳等岗位。2.财务人员职责财务经理全面负责公司/组织财务管理工作，制定财务战略和规划，确保财务目标与公司/组织整体战略相契合。组织编制和执行财务预算、财务收支计划，监控财务预算执行情况，及时调整预算偏差。建立健全财务管理制度和内部控制制度，防范财务风险，确保公司/组织资产安全。负责财务报表的编制和分析，为公司/组织管理层提供财务决策支持。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系，维护公司/组织良好的财务形象。会计按照国家统一会计制度和公司/组织财务制度的规定，进行会计核算工作，包括账务处理、凭证编制、账簿登记等。负责财务报表的编制和报送，确保财务报表数据准确、及时。协助财务经理进行财务预算编制和执行监控，提供相关财务数据支持。负责财务档案的整理、归档和保管，确保财务档案的完整性和安全性。对公司/组织财务活动进行日常监督，及时发现和纠正财务违规行为。出纳负责公司/组织现金收付、银行结算等资金收支业务，确保资金收付安全、准确。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要财务票据，确保其安全完整。协助会计进行资金核对和账务处理，提供资金收支明细等相关资料。三、财务管理制度1.预算管理制度预算编制公司/组织各部门应根据年度经营计划和工作目标，编制本部门年度预算草案，于每年[具体时间]前报送财务部门。财务部门对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司/组织整体战略目标和财务状况，编制公司/组织年度预算草案，提交公司/组织管理层审议。经公司/组织管理层审议通过后的年度预算，由财务部门下达各部门执行。预算执行各部门应严格按照下达的预算执行，确保预算目标的实现。在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。财务部门负责监控预算执行情况，定期对预算执行结果进行分析和评价，及时发现预算执行偏差，并向公司/组织管理层报告。对于预算执行偏差较大的部门，公司/组织管理层应责令其分析原因，采取有效措施加以纠正，并将预算执行情况纳入部门绩效考核体系。预算调整预算调整应遵循必要性、可行性和效益性原则，确保调整后的预算符合公司/组织实际情况和发展战略。各部门如需调整预算，应提前[具体时间]向财务部门提交预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容及调整后的预算指标。财务部门对各部门预算调整申请进行审核，提出审核意见后提交公司/组织管理层审批。经公司/组织管理层审批通过后的预算调整申请，由财务部门下达各部门执行，并相应调整预算指标。2.收入管理制度收入确认原则公司/组织的收入应按照权责发生制原则确认，即在收入的权利和义务已经发生，且经济利益能够流入公司/组织时，确认为收入。对于销售商品收入，应在商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方，公司/组织不再对该商品实施继续管理权和实际控制权，相关的收入已经收到或取得了收款凭证，且与销售该商品有关的成本能够可靠地计量时，确认为收入。对于提供劳务收入，应在劳务已经提供，相关的经济利益能够流入公司/组织，且劳务成本能够可靠地计量时，确认为收入。收入核算与管理财务部门应按照国家统一会计制度和公司/组织财务制度的规定，对各项收入进行准确核算，确保收入数据真实、完整。销售部门应及时与客户签订销售合同，明确销售价格、付款方式、交货时间等条款，并将销售合同副本提交财务部门备案。财务部门应加强对收入款项的管理，及时催收应收账款，确保资金及时足额回笼。对于逾期未收回的应收账款，应按照规定的程序进行催款和坏账处理。公司/组织应定期对收入情况进行分析和总结，评估收入目标完成情况，发现问题及时采取措施加以解决，确保收入持续稳定增长。同时，应加强对收入来源的合法性和稳定性的关注，防范收入风险。3.成本费用管理制度成本费用核算原则公司/组织的成本费用应按照权责发生制原则和配比原则进行核算，即在成本费用的发生与收入的取得存在因果关系时，将成本费用与相应的收入进行配比，计入当期损益。成本费用应按照实际发生额进行核算，不得虚列、多列或不列成本费用。对于应计入成本费用的支出，应严格按照规定的成本费用项目和核算方法进行归集和分配。成本费用控制措施各部门应加强成本费用管理，制定本部门成本费用控制目标和措施，严格控制各项成本费用支出。在成本费用发生前，应进行充分的预算和审批；在成本费用发生过程中，应严格按照规定的标准和程序进行控制；在成本费用发生后，应及时进行核算和分析，查找成本费用控制中的薄弱环节，采取有效措施加以改进。财务部门应加强对成本费用的日常监控和管理，定期对成本费用支出情况进行分析和评价，及时发现成本费用控制中的问题，并向公司/组织管理层报告。对于成本费用控制不力的部门，公司/组织管理层应责令其采取措施加以整改，并将成本费用控制情况纳入部门绩效考核体系。公司/组织应建立健全成本费用管理制度和内部控制制度，加强对成本费用支出的审批和监督，防范成本费用风险。对于重大成本费用支出项目，应实行集体决策和审批制度，确保决策的科学性和合理性。同时，应加强对成本费用支出的审计和监督，发现问题及时进行纠正和处理。4.资产管理制度流动资产管理制度货币资金管理公司/组织应严格遵守国家有关货币资金管理的规定，加强对现金、银行存款等货币资金的管理。现金收支应严格按照规定的程序进行，确保现金安全。银行存款应定期进行核对，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。财务部门应设置专人负责货币资金的收付和保管工作，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。公司/组织应建立货币资金审批制度，明确审批权限和审批程序。对于大额货币资金支出，应实行集体决策和审批制度，确保资金使用安全、合理。应收账款管理销售部门应加强对客户信用的评估和管理，建立客户信用档案，根据客户信用状况确定信用额度和信用期限。对于信用状况较差的客户，应采取谨慎的销售策略，避免应收账款风险。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时催收逾期账款。对于逾期时间较长的应收账款，应按照规定的程序进行坏账处理。同时，应加强与销售部门的沟通和协作，共同做好应收账款的管理工作。存货管理公司/组织应建立健全存货管理制度，加强对存货采购、验收、保管、发出等环节的管理。存货采购应按照规定的程序进行招标、询价等，确保采购价格合理、质量合格。存货验收应严格按照验收标准进行，确保存货数量准确、质量完好。存货保管应分类存放，定期盘点，确保存货安全。存货发出应按照规定的程序进行审批，确保发出存货的真实性和准确性。财务部门应加强对存货的核算和管理，定期对存货进行盘点，编制存货盘点报告。对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理。同时，应根据存货周转情况，合理确定存货储备量，避免存货积压或短缺。固定资产管理制度固定资产购置公司/组织各部门如需购置固定资产，应提前编制固定资产购置计划，经公司/组织管理层审批后，由采购部门按照规定的程序进行采购。固定资产购置应遵循必要性、可行性和效益性原则，确保购置的固定资产符合公司/组织实际需要和发展战略。固定资产购置应签订采购合同，明确采购价格、付款方式、交货时间等条款，并将采购合同副本提交财务部门备案。财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付固定资产购置款项。固定资产折旧公司/组织应按照国家统一会计制度和公司/组织财务制度的规定，对固定资产计提折旧。固定资产折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司/组织管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。财务部门应按照规定的折旧方法和折旧年限，计算并计提固定资产折旧，确保固定资产折旧计提准确、及时。同时，应加强对固定资产折旧的管理，定期对固定资产折旧情况进行核对和分析，发现问题及时进行处理。固定资产处置公司/组织固定资产处置应按照规定的程序进行审批，确保处置行为合法、合规。固定资产处置包括出售、报废、毁损等方式。对于出售固定资产，应按照规定的程序进行评估、招标等，确保出售价格合理。对于报废、毁损的固定资产，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理。财务部门应加强对固定资产处置的核算和管理，及时记录固定资产处置收入和处置损失。固定资产处置收入应及时足额入账，处置损失应按照规定进行审批和处理。同时，应加强对固定资产处置的监督，确保固定资产处置过程公开、透明。5.负债管理制度流动负债管理短期借款管理公司/组织如需借入短期借款，应提前编制短期借款计划，经公司/组织管理层审批后，由财务部门按照规定的程序向金融机构申请借款。短期借款应遵循必要性、可行性和效益性原则，确保借款资金用于公司/组织生产经营活动，满足公司/组织短期资金需求。在短期借款存续期间，财务部门应按照借款合同约定的还款方式和时间，及时足额偿还借款本息。同时，应加强对短期借款的管理，定期对短期借款情况进行核对和分析，发现问题及时进行处理。应付账款管理采购部门应加强对供应商的管理，建立供应商档案，根据供应商信用状况确定付款方式和付款期限。对于信用状况较好的供应商，可以适当延长付款期限；对于信用状况较差的供应商，应采取谨慎的付款策略，避免应付账款风险。财务部门应定期对应付账款进行账龄分析，及时支付到期账款。对于逾期未支付的应付账款，应及时与供应商沟通协商，避免产生不良信用记录。同时，应加强与采购部门的沟通和协作，共同做好应付账款的管理工作。长期负债管理长期借款管理公司/组织如需借入长期借款，应提前编制长期借款计划，经公司/组织管理层审批后，由财务部门按照规定的程序向金融机构申请借款。长期借款应遵循必要性、可行性和效益性原则，确保借款资金用于公司/组织重大项目建设或长期发展战略，满足公司/组织长期资金需求。在长期借款存续期间，财务部门应按照借款合同约定的还款方式和时间，合理安排还款资金，确保按时足额偿还借款本息。同时，应加强对长期借款的管理，定期对长期借款情况进行核对和分析，发现问题及时进行处理。长期应付款管理公司/组织长期应付款主要包括应付融资租赁款、应付补偿贸易引进设备款等。对于长期应付款，财务部门应按照借款合同约定的还款方式和时间，及时足额偿还应付款项。同时，应加强对长期应付款的管理，定期对长期应付款情况进行核对和分析，发现问题及时进行处理。四、报销流程1.报销申请员工发生费用支出后，应及时填写报销申请表，详细注明报销事项、报销金额、报销日期等信息，并附上相关的发票、收据、清单等原始凭证。报销申请表应按照公司/组织规定的格式填写，确保内容完整、准确、清晰。员工应在报销申请表上签字确认，并注明所在部门和职务。对于涉及多个部门的费用支出，应由主要负责部门的员工填写报销申请表，并注明相关部门的分摊情况。2.部门审批员工所在部门负责人应根据公司/组织的财务制度和相关规定，对报销申请进行审批。审批内容包括报销事项的真实性、合理性、合规性等。部门负责人应在报销申请表上签署审批意见，如同意报销、不同意报销或要求补充资料等。对于同意报销的申请，部门负责人应签字确认；对于不同意报销的申请，应注明不同意的原因。如报销申请涉及重大事项或金额较大，部门负责人应提交公司/组织管理层审批。3.财务审核财务部门收到报销申请后，应按照公司/组织的财务制度和相关规定，对报销申请进行审核。审核内容包括报销申请表的填写是否规范、原始凭证是否真实有效、报销金额是否符合规定标准等。财务人员应仔细核对原始凭证的内容，包括发票的真实性、合法性、完整性，收据的开具是否规范，清单的内容是否与报销事项相符等。对于不符合规定的原始凭证，财务人员应要求员工补充或更换。财务人员应根据公司/组织的费用报销标准，对报销金额进行审核。对于超过报销标准的部分，财务人员应不予报销。同时，应注意审核报销金额的计算是否准确，是否存在重复报销等情况。财务人员在审核过程中，如发现问题应及时与员工沟通，要求其作出解释或补充资料。对于审核通过的报销申请，财务人员应签字确认。4.管理层审批对于金额较大或涉及重要事项的报销申请，应提交公司/组织管理层审批。管理层应根据公司/组织的财务状况、经营情况和相关规定，对报销申请进行审批。管理层审批意见应明确表示同意报销、不同意报销或要求进一步说明情况等。对于同意报销的申请，管理层应签字确认；对于不同意报销的申请，应注明不同意的原因。5.报销支付经部门审批、财务审核和管理层审批通过的报销申请，由财务部门按照规定的程序进行报销支付。对于符合报销规定的费用支出，财务部门应及时