财务制度采购人员规定

PAGE财务制度采购人员规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司采购人员的行为，确保采购活动的合法性、合规性、公正性和透明度，加强公司财务管理，防范采购风险，提高采购效率，保障公司利益。2.适用范围本规定适用于公司内所有从事采购工作的人员，包括但不限于采购部门员工、涉及采购业务的其他部门相关人员。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。合规性原则：严格按照公司既定的财务制度和采购流程进行操作，不得擅自变更或简化流程。公正性原则：采购人员应秉持公正、公平的态度对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购过程的公平竞争。透明度原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督，确保采购活动的透明度。二、采购人员职责1.采购计划制定根据公司生产、经营需求，结合库存情况，科学合理地制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。对采购计划进行定期评估和调整，确保采购计划与公司实际需求相匹配，避免盲目采购和库存积压。2.供应商选择与管理负责供应商的开发、筛选、评估和选择工作。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、合作历史、产品质量、价格水平、交货期等信息，并定期更新。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略，对于表现不佳的供应商及时进行整改或淘汰。3.采购执行按照采购计划和合同要求，及时、准确地向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。协调解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符、价格变更等，及时与供应商沟通协商，采取有效措施保障公司利益。负责采购物资的验收工作，按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，确保物资符合要求。对于验收不合格的物资，及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。4.采购成本控制在采购过程中，充分考虑成本因素，通过市场调研、询价、比价、议价等方式，选择性价比最优的供应商和采购方案，降低采购成本。关注市场价格动态，及时掌握物资价格变化趋势，合理安排采购时机，避免因价格波动造成公司损失。对采购成本进行分析和核算，定期向公司管理层汇报采购成本情况，提出降低成本的建议和措施。5.财务信息管理及时向财务部门提供采购相关的发票、合同、验收报告等资料，确保财务部门能够准确、及时地进行账务处理。协助财务部门进行采购付款审核，提供采购业务的相关信息和解释，确保付款流程的合规性和准确性。配合财务部门进行采购业务的审计和检查工作，如实提供相关资料和情况说明。三、采购流程规范1.采购申请公司各部门根据生产、经营需求，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字审批。采购申请表应提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，确认是否符合公司采购计划和相关规定。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其进行修改或补充。2.采购审批采购部门根据审核后的采购申请表，按照公司规定的审批权限，提交相关领导进行审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保采购决策的科学性和合理性。对于金额较大或重要的采购项目，应组织相关部门进行会审，综合评估采购项目的必要性、可行性、经济性等因素，并形成会审意见。采购申请经审批通过后，采购部门方可开展采购活动。未经批准的采购申请，采购人员不得擅自执行。3.供应商选择与采购合同签订采购部门根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合要求的供应商名单。采购人员向选定的供应商发送询价函，要求其提供产品报价单、质量标准、交货期等信息。采购人员对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、产品质量可靠、信誉良好的供应商进行进一步洽谈。与供应商进行商务谈判，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，并形成谈判纪要。谈判纪要应经双方签字确认，作为采购合同的重要组成部分。根据谈判结果，起草采购合同，并提交公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核通过后的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。4.采购订单下达采购合同签订后，采购人员应及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等条款，并确保订单内容与采购合同一致。将采购订单发送给供应商，并要求供应商签字确认。采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。5.物资验收采购物资到货前，采购人员应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。验收过程中，验收人员应认真填写验收报告，详细记录验收情况。对于验收合格的物资，验收人员应签字确认；对于验收不合格的物资，验收人员应注明不合格原因，并及时通知采购人员与供应商协商处理。采购人员应跟踪验收结果的处理情况，确保不合格物资得到妥善处理，如退货、换货、补货等。6.采购付款采购物资验收合格后，采购人员应及时整理相关资料，如发票、合同、验收报告等，并提交至财务部门进行付款申请。财务部门根据公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，合同条款的执行情况，验收报告的准确性等。审核通过后的付款申请，按照公司规定的付款流程进行审批和付款。付款方式应符合合同约定，确保付款安全、及时、准确。四、财务报销规定1.报销凭证要求采购人员应取得合法有效的报销凭证，如发票、收据、合同等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容，并加盖发票专用章。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。采购人员应及时与供应商沟通，要求其提供合法有效的发票或其他凭证。2.报销流程采购人员在采购业务完成后，应及时整理报销凭证，并填写报销申请表。报销申请表应注明采购项目名称、采购日期、供应商名称、报销金额、报销事由等信息，并经采购部门负责人签字审批。将报销申请表和报销凭证一并提交至财务部门。财务部门对报销申请进行审核，审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，采购业务的合规性，报销金额的准确性等。审核通过后的报销申请，按照公司规定的报销流程进行审批和付款。报销款项应及时支付给采购人员，不得无故拖延。3.预付款管理对于需要支付预付款的采购项目，采购人员应按照合同约定的预付款比例和金额，填写预付款申请表，并提交相关领导进行审批。预付款申请表应注明采购项目名称、采购合同编号、预付款金额、预付款支付时间等信息，并经采购部门负责人和财务部门负责人签字审批。财务部门根据审批通过的预付款申请表，按照公司规定的付款流程支付预付款。采购人员应跟踪预付款的使用情况，确保预付款用于合同约定的采购项目。在采购物资到货并验收合格后，采购人员应及时办理预付款冲销手续，将预付款与实际采购金额进行核对，多退少补。五、廉洁自律规定1.禁止行为采购人员不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得与供应商串通谋取私利。不得利用职务之便，为供应商谋取不正当利益，如泄露公司商业机密、提供特殊待遇等。不得在采购活动中进行虚假采购、虚构交易、套取公司资金等违法违规行为。不得参与供应商组织的宴请、旅游、娱乐等活动，不得接受供应商提供的高消费服务。2.监督与举报公司建立健全采购廉洁监督机制，加强对采购人员的日常监督和管理。定期对采购人员进行廉洁教育和培训，提高采购人员的廉洁意识和自律能力。鼓励公司员工对采购人员的违规行为进行举报。对于举报属实的，公司将给予举报人奖励，并对违规采购人员进行严肃处理。采购人员应自觉接受公司内部监督和社会监督，积极配合公司开展的廉洁检查和审计工作。对于发现的问题，应及时整改，主动承担责任。六、培训与考核1.培训公司定期组织采购人员参加财务制度、采购流程、法律法规等方面的培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。培训内容应包括国家相关法律法规、公司财务制度、采购业务流程、供应商管理、采购成本控制、廉洁自律等方面的知识和技能。采购人员应积极参加公司组织的培训活动，认真学习培训内容，不断提高自身业务能力和工作水平。2.考核建立采购人员考核制度，定期对采购人员的工作业绩、业务能力、廉洁自律等方面进行考核评价。考核指标应包括采购计划完成率、