中小商贸公司财务制度

PAGE中小商贸公司财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范中小商贸公司（以下简称“公司”）的财务行为，加强财务管理和经济核算，确保公司财务工作合法、合规、有序进行，提高公司经济效益，保障公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：公司的财务活动必须遵守国家法律法规和相关财经政策。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应准确无误，确保财务信息的质量。4.完整性原则：涵盖公司所有财务活动，不得遗漏重要事项，保证财务制度的全面性和系统性。5.及时性原则：及时进行财务核算、报表编制和财务分析，为公司决策提供及时有效的财务信息。6.效益性原则：在保证财务工作规范的前提下，注重成本效益，提高资金使用效率，实现公司经济效益最大化。（四）财务机构与人员设置1.财务机构设置：公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部门应根据公司实际情况，合理设置岗位，明确各岗位职责。2.人员配备：财务部门配备具备专业知识和技能的财务人员，包括财务负责人、会计、出纳等。财务人员应具备相应的从业资格证书，并定期参加培训和继续教育，不断提高业务水平和综合素质。二、财务管理制度（一）资金管理制度1.资金筹集公司筹集资金应根据生产经营、投资计划和财务状况，合理确定筹资规模和筹资方式。筹集资金的方式包括银行借款、发行债券、股权融资等，必须符合国家法律法规和金融政策的规定。公司应建立健全筹资风险评估机制，对筹资活动可能产生的风险进行评估和控制，确保筹资活动的安全性和合理性。2.资金使用公司资金实行集中管理、统一调配的原则。各项资金支出必须严格按照规定的审批程序进行审批。资金使用应遵循“先预算、后支出”的原则，确保资金使用符合公司预算安排和业务发展需要。严禁擅自挪用、拆借公司资金，严禁利用公司账户为其他单位或个人进行资金结算。3.资金审批流程日常费用支出：由经办人填写费用报销单，注明费用事由、金额等，经部门负责人审核签字后，报财务部门审核，财务负责人审批。金额较大的费用支出，还需报总经理审批。采购支出：采购部门根据采购计划填写采购申请单，经部门负责人审核后，报财务部门审核资金预算，再报总经理审批。采购完成后，凭发票、验收单等相关凭证办理报销手续，审批流程同日常费用支出。投资支出：投资项目需经可行性研究论证，编制投资预算和投资方案，报公司董事会或股东会审议通过后，按照审批权限进行审批。投资实施过程中的资金支出，按照上述资金使用审批流程办理。（二）费用报销制度1.报销范围公司费用报销范围包括办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、运输费、水电费、租赁费等与公司经营活动相关的费用。费用报销必须真实、合法、有效，发票等报销凭证应符合国家法律法规和税务部门的规定。2.报销标准办公费：根据公司实际需要，制定合理的办公费定额标准，严格控制办公用品、办公设备等的采购和使用。差旅费：明确不同地区、不同职级人员的差旅费标准，包括住宿费、交通费、伙食补助费等。差旅费报销应提供真实有效的出差审批单、车票、机票、住宿发票等凭证。业务招待费：业务招待费应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制招待标准和范围。业务招待费报销应注明招待事由、招待对象等信息，并经相关领导审批。通讯费：根据公司实际情况，制定通讯费补贴标准，按照规定的补贴方式和额度进行报销。运输费：运输费报销应提供运输合同、发票等凭证，确保运输业务真实发生且费用合理。水电费：根据公司实际用量，按时缴纳水电费，并取得合法有效的发票进行报销。租赁费：租赁费用报销应提供租赁合同、发票等凭证，按照合同约定的支付方式和期限进行报销。3.报销流程经办人按照公司规定填写费用报销单，将报销凭证粘贴在报销单后面，并注明费用明细。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核签字，确认费用与本部门业务相关且符合公司规定。财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核，审核通过后报财务负责人审批。财务负责人根据公司财务状况和审批权限进行审批，审批通过后交由出纳办理报销付款手续。（三）固定资产管理制度1.固定资产定义与分类固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。固定资产分为房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备、办公家具及其他设备等类别。2.固定资产购置各部门根据业务需要提出固定资产购置申请，填写固定资产购置申请表，注明购置理由、资产名称、规格型号、数量、预算金额等信息。申请表经部门负责人审核后，报财务部门审核资金预算，再报总经理审批。采购部门按照审批后的购置申请进行采购，确保所购固定资产符合公司要求和质量标准。3.固定资产入账与折旧固定资产购置完成后，采购部门应及时将固定资产移交使用部门，并办理验收手续。财务部门根据验收单、发票等凭证进行固定资产入账核算。固定资产折旧采用平均年限法计提，折旧年限根据国家相关规定和公司实际情况确定。折旧方法一经确定，不得随意变更。4.固定资产清查与处置公司定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查盘点工作由财务部门牵头，会同资产管理部门和使用部门共同进行。清查中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，编制固定资产清查报告，并按照规定的审批程序进行处理。固定资产处置包括出售、报废、毁损等，处置固定资产应按照规定的审批程序进行审批。处置收入扣除相关税费和处置费用后的净额，计入当期损益。（四）存货管理制度1.存货定义与分类存货是指公司在日常经营活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货分为原材料、库存商品、在产品、周转材料等类别。2.存货采购采购部门根据销售订单、生产计划等制定存货采购计划，填写采购申请单，经部门负责人审核后，报财务部门审核资金预算，再报总经理审批。采购人员应选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购的存货质量合格、价格合理、交货及时。3.存货入库与核算存货到货后，采购部门应及时通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员根据采购合同和送货单对存货的数量、质量、规格等进行验收，验收合格后办理入库手续，填写入库单。财务部门根据入库单、采购发票等凭证进行存货入账核算，按照实际成本计价原则确定存货成本。4.存货发出与计价存货发出应遵循先进先出法、加权平均法等规定的计价方法进行核算。仓库管理人员根据销售订单、生产领料单等填写出库单，注明发出存货的名称、规格、数量等信息。财务部门根据出库单进行存货发出核算，结转主营业务成本或生产成本。5.存货清查与盘点公司定期对存货进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查盘点工作由财务部门牵头，会同仓储部门和相关业务部门共同进行。清查中发现的存货盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，编制存货清查报告，并按照规定的审批程序进行处理。盘盈的存货冲减管理费用，盘亏、毁损的存货，扣除责任人赔偿和保险赔款后的净损失，计入当期损益。三、财务核算制度（一）会计核算基础规范**1.会计凭证公司应按照国家统一的会计制度规定，正确填制和审核会计凭证。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证必须真实、合法、有效，具备凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、经济业务内容、数量、单价、金额等要素。记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，注明经济业务摘要、会计科目、金额、记账方向等内容，并由制单人、审核人、记账人、会计主管等签字盖章。2.会计账簿公司应设置总账、明细账、日记账等会计账簿，按照会计科目分类进行核算。会计账簿应按照规定的格式和内容进行登记，做到账账相符、账证相符、账实相符。总账应根据记账凭证汇总表进行登记，明细账应根据记账凭证和原始凭证进行登记，日记账应按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。3.会计报表公司应按照国家统一的会计制度规定，定期编制资产负债表、利润表、现金流量表等会计报表。会计报表应根据会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。会计报表编制完成后，应经财务负责人审核签字，加盖公司公章后对外报送。同时，应将会计报表及相关财务资料妥善保管，以备查阅。（二）财务报告与分析1.财务报告编制财务部门应按照国家法律法规和公司章程的规定，定期编制财务报告。财务报告包括年度财务报告、中期财务报告等。年度财务报告应经会计师事务所审计，并出具审计报告。财务报告应包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、财务报表附注等内容。2.财务分析财务部门应定期对公司财务状况和经营成果进行分析，为公司决策提供依据。财务分析应包括偿债能力分析、盈利能力分析、营运能力分析等方面。财务分析报告应包括分析目的、分析方法、分析结果、存在问题及建议等内容。分析报告应及时报送公司管理层，为公司经营决策提供参考。四、财务监督与审计制度（一）内部财务监督1.监督机构与职责公司设立内部审计部门，负责对公司财务活动进行内部审计监督。内部审计部门应独立于财务部门，直接对公司董事会负责。内部审计部门的主要职责包括：制定内部审计制度和工作计划；对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督；检查财务制度的执行情况；发现和纠正财务违规行为；提出改进建议和措施等。2.监督内容与方式内部审计部门应定期对公司财务报表、会计凭证、会计账簿等进行审计检查，核实财务数据的真实性、准确性和完整性。对公司重大投资项目、重大资金支出、重要经济合同等进行专项审计监督，确保公司经济活动合法合规。通过日常监督、定期检查和专项审计等方式，对公司内部控制制度的有效性进行评价，发现内部控制存在的问题，提出改进建议，促进公司内部控制制度不断完善。（二）外部审计与税务管理1.外部审计公司应按照国家法律法规的规定，聘请具有资质的会计师事务所对公司年度财务报告进行审计。审计报告应作为公司年度财务报告的重要组成部分，向股东和社会公众披露。配合外部审计机构开展审计工作，提供审计所需的资料和信息，积极协助审计机构完成审计任务。对审计机构提出的审计意见和建议，应认真研究并及时整改落实。2.税务管理公司应依法办理税务登记，按时申报纳税，足额缴纳税款。财务部门应熟悉国家税收法律法规和政策，合理进行税务筹划，降低公司税负。按