财务付款报销财务制度

PAGE财务付款报销财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务付款报销流程，加强财务管理，确保公司资金的合理使用和安全，保障公司及员工的合法权益，提高公司运营效率。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用支出的付款报销业务。（三）基本原则1.合法性原则：付款报销行为必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况，不得虚假报销。3.合理性原则：费用支出应具有合理性，符合公司的经营活动需要和相关标准。4.及时性原则：员工应在规定时间内办理付款报销手续，确保财务数据的及时准确。二、付款报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应首先填写《费用申请表》，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请表应经部门负责人审核签字，确认该费用与部门工作相关且合理必要。（二）借款申请1.如因业务需要预借资金，员工应填写《借款申请表》，注明借款金额、用途、还款计划等。2.借款申请表需经部门负责人、财务负责人和总经理审批。审批通过后，财务部门方可办理借款手续。（三）报销凭证准备1.员工应在费用发生后及时取得合法有效的报销凭证，包括发票、收据、清单等。报销凭证应符合以下要求：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，且加盖发票专用章。收据应是财政部门监制的正规收据，或由收款单位开具的加盖财务专用章的收款证明。清单应清晰列出所购物品或服务的明细，包括名称、规格、数量、单价等，并加盖提供方的公章或业务章。2.对于涉及实物采购的报销，还应提供验收证明，由验收人签字确认所购物品的数量、质量等符合要求。（四）报销审批1.员工将填写完整并附有合法有效报销凭证的《费用报销单》提交给部门负责人。部门负责人应根据费用的性质和合理性进行审核，确认无误后签字批准。2.部门负责人审核通过后，《费用报销单》依次提交给财务负责人和总经理审批。财务负责人主要审核报销凭证的合法性、合规性以及费用的计算准确性；总经理根据公司整体财务状况和业务需求进行最终审批。3.对于超过一定金额的重大费用支出，可能需要经过公司管理层会议讨论决定。（五）付款1.经各级审批通过的报销申请，财务部门将按照公司的资金安排和付款流程进行付款。2.付款方式包括现金支付、银行转账等。对于符合银行转账条件的报销款项，原则上通过银行转账支付，以确保资金安全和支付记录的可追溯性。3.如采用现金支付，财务部门应严格按照现金管理规定进行操作，确保现金支付的合规性和安全性。三、报销标准及相关规定（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。具体标准根据员工级别和出差地区的不同进行设定。乘坐飞机经济舱的，可报销飞机票款及燃油附加费、机场建设费；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，按实际票价报销；乘坐火车硬卧、高铁二等座、动车二等座、轮船二等舱及以下的，按实际票价报销。特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车高级软卧等高于规定标准舱位的，需经总经理批准。市内交通费用，根据出差地区的实际情况，按照一定标准给予报销。一般情况下，可乘坐公共交通工具，凭有效票据实报实销；如因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明原因并经部门负责人批准。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用根据出差地区的类别和员工级别设定不同的标准。住宿标准应合理反映当地的消费水平和公司的实际需求。员工应选择符合公司规定的住宿场所，并取得正规发票进行报销。对于超出住宿标准的部分，原则上不予报销；如因特殊原因需要超出标准的，需经总经理批准。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数给予一定标准的餐饮补贴。补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，以适当补偿员工因出差产生的餐饮费用支出。餐饮补贴已包含员工在出差期间的正常餐饮费用，员工无需再单独报销餐饮发票，但应保留相关消费记录以备查。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在合理范围内，遵循必要性、合理性和效益性原则。2.招待客户时，应根据实际情况选择合适的招待方式和场所。招待费用应取得合法有效的发票，并注明招待对象、事由、时间等信息。3.业务招待费的报销需经部门负责人、财务负责人和总经理审批。报销金额应与招待业务的实际情况相符，严禁借招待之名进行不正当消费或谋取私利。4.公司应建立业务招待费台账，详细记录每笔招待费用的发生情况，以便进行统计分析和监督管理。（三）办公用品及设备采购1.办公用品的采购应遵循集中采购与按需采购相结合的原则。对于常用的办公用品，由公司统一采购，建立办公用品库存管理制度，员工根据实际需要领用。2.采购办公用品应选择正规的供应商，确保所购物品的质量和价格合理。采购发票应注明办公用品的明细、数量、单价、金额等信息，并加盖供应商公章。3.办公设备的采购应根据公司实际业务需求进行审批。采购前需填写设备采购申请，详细说明设备的用途、规格、型号、预算等，经部门负责人、财务负责人和总经理审批后实施采购。4.办公设备采购应取得合法有效的发票及相关验收证明，作为报销凭证。设备采购后应及时办理固定资产登记手续，纳入公司资产管理。（四）通讯费1.根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。通讯费报销标准分为固定标准和实报实销两种方式。2.对于实行固定标准报销的员工，每月按照规定的金额进行报销，无需提供通讯费用发票。3.对于实报实销的员工，应提供当月有效的通讯费用发票，发票抬头应为员工本人姓名或公司名称，报销金额以实际发生的通讯费用为准，但不得超过公司规定的上限。（五）其他费用1.员工因工作需要发生的其他费用，如培训费用、会议费用、咨询费用等，应根据公司相关规定和实际业务情况进行报销。2.培训费用报销需提供培训通知、培训发票、培训签到表等相关证明材料，证明培训内容与员工工作相关且符合公司培训计划安排。3.会议费用报销需提供会议通知、会议发票、会议议程、参会人员名单等资料，确保会议的真实性和必要性。4.咨询费用报销需提供咨询合同、咨询报告、咨询发票等凭证，证明咨询服务的内容和效果对公司业务有实际帮助。四、报销期限1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。对于差旅费报销，应在出差归来后的[X]个工作日内完成报销。2.如因特殊原因未能及时报销的，需提前向财务部门说明情况，并在获得批准后的[X]个工作日内办理报销。超过报销期限的费用，财务部门原则上不予受理，但因不可抗力等特殊原因导致的除外。五、财务审核要点1.财务部门在审核报销凭证时，应重点关注以下方面：报销凭证的真实性、合法性和完整性，包括发票的真伪、内容填写是否齐全、印章是否清晰等。费用支出是否符合公司的报销标准和相关规定，如差旅费、业务招待费等的标准执行情况。报销金额的计算是否准确，数字填写是否规范。审批手续是否齐全，各级审批签字是否完整、有效。2.对于不符合要求的报销凭证，财务部门应及时通知报销人进行补充、更正或重新提供合法有效的凭证。如报销人拒绝配合或提供虚假凭证，财务部门有权拒绝报销，并按照公司相关规定进行处理。六、违规处理1.对于违反本制度进行报销的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：对于初次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其退回违规报销的款项。对于多次违规或情节严重的员工，除退回违规款项外，还将给予罚款、降职、辞退等处罚，并依法追究其相